Comment obtenir des notifications Outlook pour les e-mails importants uniquement

Microsoft a pensé qu’ils étaient utiles lors de la configuration des notifications pour les nouveaux e-mails. Cependant, un barrage constant de notifications peut également perturber votre cheminement de pensée. Vous pouvez désactiver complètement les notifications ou, mieux encore, vous pouvez configurer Outlook pour ne vous informer que des e-mails importants.

Comment créer une règle simple

Bientôt: Comment désactiver les notifications de bureau dans Outlook 2013

Si vous devez répondre à certaines personnes, telles que les clients, votre patron ou les membres de votre famille, vous pouvez utiliser les règles dans Outlook pour recevoir des notifications sur certains messages uniquement. Voici comment configurer une règle qui n’affiche que les notifications par e-mail d’un certain expéditeur.

Le moyen le plus simple de configurer cette règle est de trouver un e-mail de cette personne. Pour cet exemple, je vais mettre en place une règle pour m’informer lorsque je reçois un e-mail de mon patron, car les e-mails de votre patron sont toujours importants, non? Donc, je ferais un clic droit sur l’e-mail du rédacteur en chef de How-To Geek, Whitson Gordon, et sélectionnez «Rules» puis «Create Rule» dans le menu contextuel.

Dans la boîte de dialogue «Créer une règle», sélectionnez les conditions dans lesquelles vous souhaitez recevoir des notifications sur les nouveaux e-mails. Je souhaite recevoir des notifications immédiates sur les e-mails que je reçois de Whitson, je coche donc la première case.

Je coche également la case à cocher «Envoyé à» et je m’assure que mon nom est sélectionné dans la liste déroulante, de sorte que je reçois des notifications pour les courriels envoyés directement de Whitson. Si vous ne souhaitez pas être averti des e-mails pour lesquels vous êtes en CC ou de l’un de plusieurs destinataires, sélectionnez «moi uniquement» dans la liste déroulante «Envoyé à». Cliquez sur «OK» une fois que vous avez fait vos choix.

Une boîte de dialogue «Succès» s’affiche avec une option pour «Exécuter cette règle maintenant sur les messages déjà dans le dossier actuel». Cliquez sur OK”. Je veux savoir quels courriels se trouvent dans ma boîte de réception de Whitson, alors je coche la case.

La boîte de dialogue «Nouvelles alertes e-mail» apparaîtra, exigeant une action immédiate. Je n’ai actuellement qu’un seul e-mail de Whitson dans ma boîte de réception, c’est donc le seul qui figure dans cette boîte de dialogue. Cependant, s’il y avait plus de courriels de Whitson, ils seraient tous répertoriés ici. Si vous souhaitez afficher un e-mail directement à partir de cette boîte de dialogue, sélectionnez l’e-mail à afficher et cliquez sur «Ouvrir l’élément». Cliquez sur «Fermer» pour fermer la boîte de dialogue.

La boîte de dialogue «Nouvelles alertes e-mail» reste ouverte jusqu’à ce que vous cliquiez sur «Fermer», même lorsque vous ouvrez un e-mail à partir de la boîte de dialogue, puis fermez le message.

Comment créer des règles plus avancées

Lors de la création de règles, vous pouvez choisir parmi des options supplémentaires, plus spécifiques que celles disponibles dans la boîte de dialogue principale «Créer une règle». Pour ce faire, ouvrez la boîte de dialogue «Créer une règle», comme décrit plus haut dans cet article. Cliquez ensuite sur «Options avancées».

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Le premier écran de la boîte de dialogue «Assistant de règles» affiche une liste de conditions détaillées à vérifier. Cochez les cases des conditions dans lesquelles vous souhaitez vérifier les notifications par e-mail. Je souhaite recevoir des notifications lorsque je reçois des e-mails de Whitson qui ne m’ont été envoyés que par conséquent, je sélectionne ces conditions.

Le texte souligné en bleu sont des liens sur lesquels vous cliquez pour spécifier la ou les valeurs que vous souhaitez vérifier dans cette condition. Une fois que vous avez sélectionné cette condition, cliquez sur le lien bleu sur cette condition dans la case «Étape 2» pour modifier les valeurs.

Une fois que vous avez sélectionné les conditions que vous souhaitez vérifier, cliquez sur «Suivant».

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Maintenant, sélectionnez les options pour indiquer ce qui doit être fait avec un message que vous recevez qui correspond aux conditions sélectionnées. Vous pouvez par exemple déplacer le message vers un dossier spécifique, le transférer à une ou plusieurs personnes, répondre à l’aide d’un modèle ou le marquer comme lu. Je souhaite recevoir une alerte de bureau lorsque je reçois un e-mail de Whitson. Je sélectionne donc la dernière option de la liste, «afficher une alerte de bureau». Une fois que vous avez sélectionné ce que vous voulez faire avec le message, cliquez sur «Suivant».

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L’écran suivant propose des options pour définir des exceptions à la règle, par exemple si vous ne souhaitez pas recevoir de notification si le message est une invitation à une réunion ou une mise à jour. Choisissez les exceptions que vous souhaitez appliquer à votre règle et cliquez sur «Suivant». Je ne veux aucune exception, donc je clique simplement sur «Suivant» pour sauter cet écran.

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Le dernier écran vous permet de spécifier un nom pour la règle et de configurer certaines options de règle, dont une pour «Activer cette règle» immédiatement. Si vous souhaitez exécuter la règle immédiatement sur les messages déjà dans la boîte de réception, sélectionnez «Exécuter cette règle maintenant sur les messages déjà dans ‘Boîte de réception’».

Passez en revue la description de la règle sous «Étape 3» et cliquez sur «Terminer» lorsque vous avez terminé.

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Désormais, lorsque je reçois un e-mail de Whitson, une alerte sur le bureau s’affiche sur le bureau Windows. Notez que ceci est différent de la boîte de dialogue «Nouvelles alertes par e-mail». Il s’agit plutôt d’une notification Windows native. Si vous préférez ce style de notification, vous devrez passer par «Options avancées» pour chaque règle que vous créez ».

Comment modifier vos règles

Modifier, supprimer ou même désactiver temporairement vos règles est facile. Je souhaite modifier ma règle pour afficher la boîte de dialogue «Nouvelles alertes e-mail» plutôt qu’une «Alerte de bureau». Pour ce faire, je clique sur l’onglet «Accueil».

Cliquez sur le bouton «Règles» dans la section «Déplacer» et sélectionnez «Gérer les règles et alertes» dans le menu déroulant.

La boîte de dialogue «Règles et alertes» s’affiche. Dans l’onglet «Règles de messagerie», cliquez sur «Modifier la règle» et sélectionnez «Modifier les paramètres de règle» dans le menu déroulant.

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Comme indiqué précédemment, le premier écran de «l’assistant de règles» affiche une liste de conditions que vous pouvez vérifier sur les e-mails entrants. Les sélections que j’ai effectuées lors de la première configuration de la règle s’affichent en haut de la liste et la description avec les paramètres actuels s’affiche dans la case sous «Étape 2». Je ne souhaite pas modifier les conditions, je clique donc sur «Suivant». Si vous souhaitez modifier les conditions de votre règle, effectuez vos modifications, puis cliquez sur «Suivant».

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Sur l’écran listant les actions à entreprendre sur les e-mails entrants (selon les conditions), je désactive l’option «afficher une alerte de bureau», qui s’affiche en haut de la liste, puis je clique sur «Suivant».

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Supposons que vous souhaitiez afficher à la place la boîte de dialogue “Nouvelles alertes par e-mail”, plus visible. Faites défiler la liste des actions vers le bas et cochez la case «afficher un message spécifique dans la fenêtre d’alerte de nouvel élément». Pour personnaliser le message qui s’affiche dans la boîte de dialogue «Alertes de nouveaux e-mails», cliquez sur le lien «un message spécifique» dans la case sous «Étape 2».

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Dans la boîte de dialogue «Message d’alerte», entrez un message à afficher dans la boîte de dialogue «Nouvelles alertes e-mail» et cliquez sur «OK».

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Si vous souhaitez ajouter ou supprimer des exceptions, cliquez sur «Suivant» pour accéder à la liste des exceptions et apporter vos modifications. Pour changer le nom de la règle ou changer d’autres options sur le dernier écran de «l’assistant de règles», cliquez à nouveau sur «Suivant» sur l’écran des exceptions. Je ne veux rien changer d’autre, donc je clique sur «Terminer» sur l’écran des actions pour accepter mes modifications et fermer «l’assistant de règles».

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Vous revenez à la boîte de dialogue «Règles et alertes». Cliquez sur «OK» pour le fermer. Pour exécuter la règle immédiatement, cliquez sur «Exécuter les règles maintenant» en haut de l’onglet «Règles de messagerie».

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Dans la boîte de dialogue «Exécuter les règles maintenant», dans la case «Sélectionner les règles à exécuter», cochez la case de la règle que vous souhaitez exécuter et cliquez sur «Exécuter maintenant».

REMARQUE: une fois que vous avez exécuté la règle, la boîte de dialogue «Exécuter les règles maintenant» ne se ferme pas automatiquement. Vous devez cliquer sur «Fermer» pour le fermer. La boîte de dialogue «Règles et alertes» ne se ferme pas non plus automatiquement, cliquez donc sur «OK» pour la fermer.

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La boîte de dialogue «Nouvelles alertes e-mail» s’affiche avec votre message personnalisé en haut.

La fonctionnalité Règles d’Outlook fournit de nombreuses options pour gérer automatiquement vos messages électroniques. Vous pouvez déplacer des messages spécifiques dans des dossiers spécifiques, effectuer des actions sur les e-mails avec un certain texte dans la ligne d’objet, ou même supprimer des messages automatiquement en fonction de certaines conditions. Les règles Outlook peuvent sembler écrasantes au début en raison de toutes les options disponibles. Cependant, si vous savez comment gérer certains e-mails, il n’est pas si difficile de créer et de gérer vos propres règles.

Moyens Staff
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