Productivité

Comment optimiser le ruban ou l’interface de menu d’Office 2016

L’espace de travail de votre application ressemble à votre espace physique. Vous voulez qu’il contienne tous les éléments dont vous avez besoin, moins ceux qui vous gênent. Ainsi, lorsqu’il s’agit de travailler avec Microsoft Office 2016, la personnalisation de votre ruban et des éléments de menu est importante pour votre efficacité, votre productivité et votre efficacité globale.

Accès, masquage et affichage du ruban

Dans les applications Office 2016, notamment Word, Excel, PowerPoint, Outlook et OneNote, l’accès et la personnalisation du ruban et des éléments de menu s’effectuent de la même manière. Ce qui diffère, ce sont les options de personnalisation disponibles dans chaque application.

Pour masquer ou afficher le ruban, cliquez sur l’icône Options d’affichage du ruban bouton en haut à droite de votre application. Vous disposez alors de trois options pour l’affichage de votre ruban:

  1. Si tu choisis Masquer automatiquement le ruban, cela vous fournira le plus d’espace de travail et vous permettra d’afficher le ruban en cas de besoin en cliquant sur le haut de l’application.
  2. Si tu choisis Afficher les onglets, cela vous offre également plus d’espace de travail en supprimant les commandes, mais garde les onglets en haut pour un accès facile en un clic.
  3. Si tu choisis Afficher les onglets et les commandes, cela affichera les onglets et les commandes en même temps.

Bureau2016RibbonOptions

Personnalisations de base

Pour accéder aux options de personnalisation du ruban, sélectionnez Fichier > Options > Personnaliser le ruban. Les paramètres de chaque application afficheront les options dans le même format avec les commandes à gauche et le contenu du ruban à droite.

Bureau2016PersonnaliserRubanPopup

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Le contenu du ruban répertorié sous Personnalisez le ruban sur le côté droit, des cases à cocher et des signes plus. Les cases à cocher indiquent ce qui est contenu dans le ruban et les signes plus vous permettent de développer et d’afficher les éléments et actions inclus. Par exemple, dans PowerPoint, le Accueil l’onglet comprend actuellement le Presse-papiers commande avec ses actions disponibles.

Bureau2016RibbonFormat

Pour personnaliser le contenu du ruban, vous déplacerez essentiellement les éléments entre les Choisissez les commandes de liste sur le côté gauche et le Personnalisez le ruban liste sur le côté droit. Commencez par sélectionner les ensembles de listes dans les listes déroulantes de chaque côté.

Bureau2016RubanDropdowns

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Ensuite, vous pouvez décocher tous les éléments de droite que vous n’avez plus besoin d’afficher dans le ruban. Par exemple, si vous ne souhaitez plus utiliser l’onglet Dessin dans OneNote, décochez la case en regard de Dessiner et cliquez D’accord. Pour les éléments avec des signes plus, vous pouvez ajouter ou supprimer des éléments individuels. Donc, si vous préférez conserver l’onglet Dessiner dans notre exemple, mais qu’il contienne toutes les actions à l’exception de Convertir, vous pouvez le supprimer facilement. Sélectionnez simplement Convertir, clique le Retirer au centre et sélectionnez D’accord.

Bureau2016RibbonRemove1

L’ajout de commandes et d’onglets au ruban est tout aussi simple, mais vous déplacez les éléments dans la direction opposée. Tout d’abord, créez un nouveau groupe dans un onglet existant ou un nouvel onglet en utilisant le bouton approprié en bas.

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Bureau2016RibbonNouveauTabGroup1

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Vous pouvez les renommer comme vous le souhaitez et si vous créez un groupe, vous pouvez également choisir une icône astucieuse. Ensuite, sélectionnez simplement la commande du côté gauche, cliquez sur le Ajouter bouton au centre, et appuyez sur D’accord lorsque vous avez terminé.

Bureau2016RibbonAjouter

Votre ruban, à votre façon

Maintenant que vous savez comment accéder, ajouter et supprimer des éléments du ruban, le personnaliser est l’étape suivante et amusante. Vous n’avez peut-être jamais besoin de l’onglet Publipostage dans Word, de l’onglet Révision dans Excel ou de l’onglet Historique dans OneNote. Ou peut-être souhaitez-vous conserver et personnaliser ces onglets en fonction de vos besoins quotidiens. Voici quelques exemples de l’efficacité et de l’efficacité de la fabrication de votre ruban.

Réorganiser les onglets

À l’aide des flèches ou du menu contextuel du Personnalisez le ruban , vous pouvez déplacer rapidement les éléments vers le haut et vers le bas pour déterminer leur emplacement dans le ruban. L’onglet en haut de la liste s’affichera à l’extrême gauche du ruban avec les onglets suivants à droite de la même manière que vous lisez naturellement.

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Essayez de mettre l’onglet que vous utilisez le plus en premier, la seconde suivante, etc. Peut-être que vous n’utilisez pas régulièrement l’onglet Accueil dans Excel, mais que vous utilisez constamment l’onglet Formules. Alors, déplacez le Accueil onglet vers le bas et le Formules onglet vers le haut. Vous pouvez également réorganiser les commandes dans les onglets, ce qui vous offre encore plus de flexibilité.

Bureau2016RéorganiserRuban

Renommer les éléments

Vous pouvez non seulement renommer les onglets et les groupes personnalisés que vous créez, mais également ceux qui sont intégrés. Supposons que vous souhaitiez remplacer les étiquettes des onglets par les noms des personnages principaux sur La théorie du Big Bang, aucun problème. Sheldon, Leonard, Raj, Howard et Penny sont à portée de clic.

Sélectionnez simplement l’article dans le Personnalisez le ruban liste, cliquez sur la Renommer en bas, donnez-lui le nom que vous voulez et terminez en appuyant sur le bouton D’accord bouton.

Office2016RenommerRibbonTabs

Faites-le vôtre

Croyez-le ou non, vous pouvez créer votre propre ruban avec les onglets et commandes exacts que vous souhaitez très facilement. Par exemple, si vous n’utilisez que les commandes de dessin dans OneNote, avec seulement quelques autres, cela peut être accompli.

Commencez par créer un Nouvel onglet puis créez de nouveaux groupes à l’intérieur si vous le souhaitez ou ajoutez simplement des commandes individuelles. N’oubliez pas que vous pouvez ajouter des commandes à partir d’autres onglets ainsi que de celles qui ne s’affichent pas actuellement dans le ruban. Ensuite, réorganisez les commandes dans l’ordre que vous préférez en utilisant les flèches, puis renommez-les comme vous préférez.

Lorsque vous avez terminé, décochez les autres onglets dont vous n’avez plus besoin et cliquez sur D’accord. Votre résultat final est votre propre onglet avec les commandes dont vous avez besoin, toutes nommées comme vous le souhaitez.

Bureau2015MakeYourOwnRibbon

Utiliser des icônes sur du texte

Si vous êtes un penseur visuel ou préférez simplement les icônes au texte dans votre ruban, vous pouvez facilement y arriver. Bien que vous ne puissiez pas masquer le texte des commandes dans les onglets principaux, vous pouvez le faire pour les groupes que vous créez contenant des commandes.

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Par exemple, si vous utilisez PowerPoint, créez un Nouveau groupe, que ce soit dans un nouvel onglet ou dans un onglet existant, en cliquant sur les boutons appropriés en bas pour le configurer. Ensuite, ajoutez les commandes que vous souhaitez au groupe et renommez-les et réorganisez-les comme vous le souhaitez. Lorsque vous avez terminé, cliquez avec le bouton droit sur le nouveau groupe que vous avez créé et sélectionnez Masquer les étiquettes de commande. Gardez à l’esprit que cela ne peut être fait qu’avec des commandes ajoutées aux groupes personnalisés que vous créez.

Bureau2016HideCommandLabels

Examiner les commandes inutilisées

dans le Personnalisez le ruban boîte, dans le Choisissez les commandes de section sur la gauche, sélectionnez Commandes absentes du ruban dans la liste déroulante. Ce sont les commandes que vous n’utilisez pas actuellement dans le ruban et vous pourriez être surpris par les options disponibles.

Si vous souhaitez utiliser l’audio, vous pouvez ajouter les commandes de prononciation pour entendre le texte de la cellule dans votre feuille de calcul Excel ou le texte sélectionné dans votre document Word parlé à voix haute. Si vous utilisez Outlook pour gérer vos tâches, vous pouvez ajouter une commande pour créer une tâche à partir de votre ruban d’un simple clic. Si vous souhaitez inclure un dessin rapide à l’aide de votre souris, vous pouvez ajouter la commande Scribble. Ce ne sont là que quelques exemples des options cachées disponibles qui pourraient vous être très utiles.

Office2016CommandesNotInRibbon

Caractéristiques supplémentaires

Exporter les paramètres

Si vous passez un temps précieux à personnaliser votre ruban, vous pouvez enregistrer vos paramètres en les exportant dans un fichier. Sélectionnez le Importer / Exporter bouton puis Exporter toutes les personnalisations. Dans la fenêtre contextuelle suivante, vous pouvez choisir un emplacement et renommer le fichier. Puis clique sauver.

Importation des paramètres

Pour importer vos personnalisations enregistrées, sélectionnez le Importer / Exporter bouton puis Importer un fichier de personnalisation. Accédez ensuite à l’emplacement du fichier dans la fenêtre contextuelle et cliquez sur Ouvert. Vous devrez confirmer que vous souhaitez remplacer vos paramètres actuels par ceux du fichier.

Réinitialiser les personnalisations

Si vous souhaitez restaurer les paramètres par défaut, vous pouvez cliquer sur le bouton Réinitialiser bouton. Ensuite, choisissez soit Réinitialiser uniquement l’onglet du ruban sélectionné ou Réinitialiser toutes les personnalisations et cliquez D’accord.

Office2016RibbonCaractéristiques supplémentaires

Êtes-vous prêt à personnaliser?

Selon le degré de personnalisation que vous prévoyez, cela peut vous prendre un peu de temps. Cependant, le résultat final vous donnera les éléments exacts dont vous avez besoin et que vous utilisez dans votre ruban et votre menu tout en éliminant ceux que vous n’avez pas. La possibilité de créer un espace de travail efficace dans vos applications Office 2016 est une fonctionnalité intéressante qui offre la flexibilité de le personnaliser.

Si vous avez des suggestions supplémentaires pour les personnalisations de ruban et de menu de création, veuillez les partager dans les commentaires ci-dessous.

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Moyens Staff

Moyens I/O Staff vous a motivé, donner des conseils sur la technologie, le développement personnel, le style de vie et des stratégies qui vous aider.

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