Comment prioriser par importance – et s’y tenir

Alors, comment pouvez-vous commencer à vous concentrer sur ce qui compte vraiment, plutôt que sur ce qui semble le plus pressant?

Les quatre quadrants

Il existe une technique utile de gestion du temps qui consiste à diviser vos tâches en une grille avec quatre «quadrants», à savoir:

    • Urgent et important (par exemple, “Mon gros rapport est dû dans trois heures”)
  • Important mais pas urgent (par exemple, “Je présente une présentation le mois prochain”)
  • Urgent mais pas important (par exemple, “Mes livres de bibliothèque doivent être renvoyés aujourd’hui”)
  • Pas important et pas urgent (par exemple, “Je regarde des clips YouTube”)

Qu’est-ce qui va où?

En général, il n’est pas trop difficile de décider de la place d’une tâche ou d’une activité particulière. La clé est de ne pas confondre une tâche urgence avec son importance. Par exemple, il peut être ennuyeux d’être condamné à une amende de 2 $ pour les livres de votre bibliothèque en retard, mais ce n’est pas vraiment un important conséquence dans le grand schéma des choses. D’un autre côté, le non-respect de la date limite avec votre gros rapport peut avoir d’énormes conséquences négatives sur votre carrière.

«Important mais pas urgent» – Les choses cruciales que nous remettons à plus tard

La catégorie sur laquelle les experts en gestion du temps vous recommandent de vous concentrer est celle des tâches «importantes mais pas urgentes». Habituellement, les éléments de ce quadrant deviendront urgents si vous les laissez trop longtemps. Par exemple:

    • Cette présentation prévue dans trois mois paraîtra assez urgente dans deux mois et vingt-neuf jours…
  • Prendre soin de sa santé (par exemple, avec de l’exercice et une bonne alimentation) peut devenir urgent dix ans plus tard, lorsque vous tombez malade
  • Le tri de vos impôts deviendra urgent une fois la date limite imminente

Pensez à votre propre vie. Je suis prêt à parier qu’il y a eu un moment où vous avez remis quelque chose «important mais pas urgent»… et que vous vous êtes retrouvé sous beaucoup de stress parce que fait devenir urgent. Cela pouvait être n’importe quoi, d’un travail de session à l’université à un voyage en retard chez le dentiste.

Pourquoi nous réagissons à «Urgent»

La plupart d’entre nous ont tendance à réagir, de façon presque impulsive, aux choses urgentes. C’est une bonne technique de survie (après tout, si un tigre à dents de sabre est sur le point de vous manger, vous voudriez cesser d’inventer la roue et fuir…) Souvent, cependant, cela conduit à une façon de travailler très inefficace : on s’occupe des choses dans la panique, on tergiverse sur tout ce qui n’est pas urgent, et finissent par créer beaucoup de stress pour nous-mêmes sans vraiment accomplir grand-chose.

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Se concentrer sur «Important»

Alors, comment pouvez-vous vous concentrer sur les choses qui comptent? Comment pouvez-vous vous assurer de travailler sur ce qui est vraiment important avant que cela ne devienne urgent?

Je suggérerais quelques choses simples:

    • Débarrassez-vous de vos activités «pas urgentes et pas importantes». (Remarque – cela ne signifie pas se débarrasser des choses qui vous détendent et vous rechargent: ils sont important.)
  • Assurez-vous que les activités «urgentes et non importantes» ne gênent jamais les activités «importantes et non urgentes». Franchement, il est probablement préférable que vous travailliez sur votre thèse pendant deux heures, au lieu de passer ce temps à parcourir la ville avec vos livres de bibliothèque bientôt en retard.
  • N’oubliez pas que «important» est une question de perspective. Soyez honnête avec vous-même sur ce qui est important pour vous. Les tâches importantes sont celles qui enrichissent votre vie: elles ne doivent pas nécessairement être celles qui impliquent de gagner de l’argent ou de faire progresser votre carrière.
  • Commencez votre journée par une tâche «importante et non urgente». Il peut s’agir d’écrire un chapitre de votre roman, de faire de l’exercice, de trier votre déclaration de revenus, d’apprendre une nouvelle langue… selon le point précédent, vous définissez ce qui est important pour vous.

Trouvez-vous que vous finissez par passer la majeure partie de votre journée sur des «urgences» – ou des pertes de temps? Comment vous concentrez-vous sur ce qui compte vraiment dans votre travail et votre vie?

Ecrit le 8/04/2009 par Ali Hale. Ali est un écrivain et blogueur professionnel, et un étudiant de troisième cycle à temps partiel en écriture créative. Si vous avez besoin d’un coup de main pour tout type de projet écrit, écrivez-lui un mot ([email protected]) ou consultez son site Web à Aliventures. Crédit photo: ➨ Redvers
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