Comment seulement 4 étapes peuvent vous aider à profiter d’une journée de travail de 5 heures

C’est assez rare de rencontrer quelqu’un qui souhaite pouvoir travailler plus.

Je suppose que vous ne faites pas partie de ces personnes non plus. En fait, une journée de travail traditionnelle de 8 heures est extrêmement dépassée et aide rarement productivité par rapport à une journée de travail plus courte. À condition que vous soyez intelligent avec votre temps.

À condition que vous soyez intelligent avec votre temps.

Dans cet esprit, voici pourquoi il n’est pas nécessaire de passer de longues heures au travail et comment vous pouvez utiliser des méthodes et des outils éprouvés pour vous aider à réaliser une journée de travail de 5 heures.

La malédiction de la journée de travail de huit heures

Lorsque la révolution industrielle battait son plein au XIXe siècle, plus de 12 heures de travail étaient la norme. Cela a permis à l’usine de tourner et de gagner en productivité.

8 heures de travail

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Ce n’est que quelque temps plus tard que des militants tels que Robert Owen a fait campagne pour un horaire de travail plus humain. Son slogan était:

«Huit heures de travail, huit heures de récréation, huit heures de repos».

C’était un rêve pour la plupart des travailleurs. Mais lorsque d’autres organisations ont vu le succès remporté par Henry Ford après avoir introduit une journée de travail de huit heures dans ses usines en 1926, d’autres ont emboîté le pas.

Six ans plus tard, le critique social et militant politique Bertrand Russell a écrit son célèbre essai, Éloge de l’oisiveté. Il a soutenu que,

“Si le salarié ordinaire travaillait quatre heures par jour, il y en aurait assez pour tout le monde et pas de chômage – en supposant une organisation très raisonnable”.

Économiste de premier plan de l’époque, John Maynard Keynes a fait écho plus scientifiquement aux pensées de Russell dans un essai de 1930 intitulé Possibilités économiques pour nos petits-enfants. Dans cet essai, Keynes espérait qu’en raison du progrès technologique, d’ici 2030, nous n’aurions pas à travailler plus de 15 heures par semaine.

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Aujourd’hui, nous travaillons 8,9 heures par jour

En réalité, selon l’OCDE, l’Américain moyen passe maintenant 34,4 heures par semaine au travail. C’est une moyenne de temps plein et travailleurs à temps partiel. Le chiffre réel pour les travailleurs à temps plein est plus vraisemblablement de 44,5 heures (8,9 heures par jour), comme le rapporte le Bureau des statistiques du travail.

Ironiquement, au cours des dernières décennies, nous avons vu la productivité augmenter continuellement. Mais nos journées de travail sont restées largement de la même durée. Cette déconnexion entre les heures travaillées et la productivité obtenue est illustrée par le graphique ci-dessous (OCDE).

Journée de travail vs productivité

Ce que nous constatons ici, c’est que la productivité (PIB par heure travaillée) diminue à mesure que le nombre d’heures travaillées augmente. C’est un point qu’Adam Smith a clarifié dans Sur les salaires du travail retour en 1776.

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C’est aussi un point qui a toujours été prouvé correct par les personnes mettant en œuvre des idées trouvées dans Tim Ferriss ‘ La semaine de travail de 4 heures. Quand l’énergie se concentre sur quelle nous faisons, plutôt que combien de temps nous passons là-dessus, le temps peut être mis à profit pour des résultats disproportionnés. Des résultats qui peuvent nous permettre de nous libérer du 9–5 et d’atteindre en fait une journée de travail de cinq heures (ou moins).

«Concentrez-vous sur la productivité au lieu d’être occupé.» (Tim Ferriss)

Ceci est particulièrement utile pour les millions de travailleurs du savoir dont le travail apparent peut s’étendre pour occuper facilement huit heures. Mais il peut ne pas être pratique pour les personnes rémunérées d’être littéralement présentes pendant un certain nombre d’heures (infirmières, policiers, etc.).

Passez à une journée de travail de 5 heures

Si vous travaillez entre 9 et 5 heures, réduire ce nombre à cinq heures par jour est un 37,5% de réduction. Cela signifie que pour chaque heure que vous passez au travail, vous devez éliminer 22,5 minutes, tout en accomplissant vos tâches essentielles à un niveau élevé.

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L’Allemagne parvient à être plus productive que les États-Unis tout en travaillant moins, donc cela ne devrait pas être trop difficile, non?

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Une bonne heuristique pour atteindre cet objectif est TERA: Suivi, élimination, réduction et automatisation. Il s’agit d’une évolution de l’heuristique DEAL de Ferriss (définition, élimination, automatisation, libération)

Étape 1: Suivi

Avant de pouvoir comprendre pour gagner du temps, il faut d’abord savoir Comment votre temps est passé. Passez au moins une semaine à suivre le temps que vous passez à travailler. Notez ce que vous faisiez et combien de temps cela prend.

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Pour ce faire manuellement, utilisez un Feuille de calcul Excel ou Feuille de calcul Google. C’est la méthode que je recommanderais car vous êtes en mesure de catégoriser beaucoup plus précisément vos tâches.

Vous pouvez également utiliser un outil multiplateforme comme RescueTime pour suivre automatiquement le temps que vous passez sur des applications et des sites Web spécifiques (d’autres outils de suivi du temps sont disponibles pour Windows et pour Mac).

Une fois que vous avez construit une image de la façon dont votre temps est passé, vous commencerez à remarquer des inefficacités. Dans la plupart des cas, vous serez choqué par le peu de temps que vous passez travail.

Si vous souhaitez aller plus loin dans votre suivi, suivez cette méthode pour déterminer les heures de la journée où vous êtes le plus productif et concentré, et planifiez vos journées en fonction de vos résultats.

Étape 2: élimination

Maintenant que vous avez une image assez détaillée de la façon dont vos journées de travail sont passées, il y a probablement un certain nombre de choses dans votre routine qui n’ont pas besoin d’être là. Lorsque vous essayez de gagner trois heures par jour, il n’y a pas de place pour être précieux.

Si vous avez la chance de quitter le travail une fois votre journée de travail terminée (si vous êtes indépendant, huzzah! Sinon, parlez-en à votre responsable), commencez à parcourir impitoyablement votre feuille de suivi du temps, en supprimant tout ce qui n’a pas besoin d’être là.

Si vous ne travaillez que 5 heures, avez-vous vraiment besoin de cette pause déjeuner? 45 à 60 minutes gagnées.

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Si vous consultez trop souvent vos e-mails, faites preuve d’autodiscipline et définissez des règles strictes pour votre boîte de réception. Nous avons couvert en détail le fait d’éviter les e-mails sans résultats négatifs. Utilisez des répondeurs automatiques ou placez une note dans votre signature pour que les gens sachent que vous ne consultez vos e-mails que quelques fois par jour. Si c’est urgent, faites vous appeler.

De nombreuses personnes verront également leurs tâches dispersées tout au long de la journée. Les appels sont pris à toute heure, et vous réagissez sporadiquement aux objets qui atterrissent sur votre bureau. Pour lutter contre cela, utilisez le blocage de temps. C’est là que vous regroupez des tâches similaires, vous aidant à rester concentré tout au long de la journée.

Si la lecture fait partie de votre travail, insérez tout cela dans une fenêtre de 30 minutes.

Si des personnes souhaitent planifier un appel, faites-leur savoir que vous ne prenez les appels qu’entre 13 h et 14 h.

Fixez des périodes de temps ininterrompues pour vous concentrer sur un projet important sans distractions. Portez des écouteurs pour dissuader vos collègues de vous interrompre.

Et parfois, vous serez distrait par des sites comme Facebook ou Reddit. Utilisez des outils comme Restez concentré (Chrome), Leechblock [No Longer Available] (Firefox), ou Dinde Froide (Windows) pour les bloquer pendant que vous êtes au travail. En fait, pourquoi ne pas transformer tout votre ordinateur en une machine sans distraction?

Étape 3: réduction

Vous avez maintenant supprimé les tâches superflues qui vous obligeaient inutilement à passer plus de temps au travail que nécessaire. Parmi les tâches restantes, il y a encore du temps perdu.

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Par exemple, si vos appels durent en moyenne 15 minutes, essayez de les réduire à 10 minutes. Cela peut généralement être fait en informant la personne avec laquelle vous discutez au début de l’appel que vous devez être hors du téléphone dans 10 minutes. C’est si simple. Cela introduit un sentiment de rareté et, par conséquent, la conversation sera plus efficace.

Si vos réunions durent trop longtemps, envoyez ces règles pour des réunions efficaces à votre responsable. Tu pourrais même envoyez-les anonymement.

En ce qui concerne les e-mails, gardez deux longueurs d’avance sur votre destinataire, afin de réduire le nombre d’e-mails à traiter. En d’autres termes, anticipez leur réponse et essayez de couvrir toutes les bases de votre e-mail d’origine. Cela signifie que vous enverrez des e-mails un peu plus longs, mais ils contiendront plus de détails, évitant ainsi une approche alternative ennuyeuse.

Étape 4: Automatisation

Enfin, jetez un œil à vos tâches restantes et déterminez quelles parties de celles-ci peuvent être automatisées.

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À l’extrême extrémité du spectre, vous pouvez commencer à sous-traiter des tâches non qualifiées mais nécessaires (ce n’est conseillé que si vous êtes indépendant). Ces tâches peuvent inclure le filtrage des e-mails, la prise de rendez-vous, la recherche, la saisie de données, etc.

S’il y a des tâches de routine que vous devez effectuer encore et encore, voyez si elles peuvent être au moins partiellement automatisées. Si vous effectuez ces tâches dans Excel, découvrez comment créer des macros Excel pour effectuer ces tâches à votre place. Si vous utilisez une gamme d’applications Web, voyez si vous pouvez connecter ces applications avec IFTTT ou Zapier vous n’avez donc plus à les exécuter vous-même.

Les modèles sont également un excellent moyen d’automatiser certaines parties de vos tâches. Qu’il s’agisse de modèles Evernote, de modèles Google Drive ou de modèles Office, chacun d’entre eux vous permettra de vous plonger dans vos tâches principales sans perdre de temps à formater des documents.

Vous pouvez même gagner du temps en apprenant des raccourcis clavier utiles pour vos programmes les plus utilisés. Nous avons créé des listes de certains des raccourcis les plus productifs pour Outlook, Excel et tout navigateur Web. Chaque petite aide, après tout.

Bénéficiant de 3 heures supplémentaires par jour

Sans aucun doute, certains d’entre vous qui liront cet article prétendront que même si vous économisez trois heures par jour, vous ne pouvez toujours pas réduire votre journée de travail à cinq heures. Votre responsable vous inonderait simplement de plus de tâches. Dans ce cas, négociez une augmentation de salaire! Vous pourrez me remercier plus tard.

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Mais pour beaucoup de gens, que vous travailliez à temps variable, que vous soyez indépendant ou que vous ayez un gestionnaire plus compréhensif, l’utilisation de ces outils et stratégies vous fera gagner beaucoup de temps.

Comme indiqué précédemment, avec «une organisation très raisonnable», vous devriez être en mesure d’accomplir vos tâches quotidiennes en une fraction du temps que cela vous a pris jusqu’à présent. Cela comprend non seulement la suppression, la réduction et l’automatisation des tâches comme ci-dessus, mais aussi le temps passé à planifier la façon dont vous devez passer votre temps chaque semaine afin de minimiser le temps passé au bureau.

Si vous avez encore des doutes, consultez comment la Suède a introduit une journée de travail de 6 heures en 2016, et comment cette entreprise de 9 millions de dollars par an a introduit une journée de travail de 5 heures.

De combien pensez-vous que vous pourriez réduire votre journée de travail en utilisant les informations contenues dans cet article?

Crédit d’image: 20150613_woc538_0 via The Economist, fille utilisant un téléphone intelligent par Maridav via Shutterstock, allongé sur le banc par Marjan Apostolovic via Shutterstock

Moyens Staff
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