En tant qu’outil de gestion de projet, Microsoft OneNote possède de nombreuses fonctionnalités utiles. L’une de ces fonctionnalités est la disponibilité des modèles. De la présentation d’un projet aux notes de réunion en passant par les listes de tâches, OneNote vous a couvert.

Si vous ne savez pas exactement comment les modèles peuvent être utiles dans votre projet ou ce que vous pouvez en faire, voici plusieurs trucs et astuces.

Accès aux modèles intégrés

OneNote propose des modèles pratiques pour la gestion des projets intégrés. En fonction de votre version de OneNote, vous accéderez à ces modèles de différentes manières.

Dans OneNote 2016, sélectionnez Insérer dans la navigation supérieure, puis cliquez sur Modèles de page. Vous verrez alors une liste des modèles récemment utilisés et une option pour les ouvrir tous en sélectionnant Modèles de page dans le menu déroulant.

Pour les anciennes versions de OneNote, vous pouvez accéder aux modèles en commençant par ajouter un nouvel onglet à votre bloc-notes. Vous verrez alors Nouvelle page sur le côté droit et lorsque vous cliquez sur la flèche, vous verrez une liste déroulante où vous pouvez sélectionner Modèles de page.

Dans les deux cas, OneNote affichera des modèles classés par académique, vierge, professionnel, décoratif et planificateur.

Modèles de gestion de projet dans OneNote

1. Modèle de présentation du projet

Pour la gestion de projet avec OneNote, la catégorie Business a une belle Aperçu du projet modèle. Sélectionnez-le et il apparaîtra directement dans votre ordinateur portable. Le modèle est rempli d’éléments utiles pour commencer et vous pouvez tout personnaliser en fonction des besoins de votre projet.

Les informations de base sur votre entreprise et votre projet sont placées en haut. Ensuite, une description, les objectifs du projet, les ressources, les procédures, les calendriers et d’autres éléments sont affichés dans des listes à puces faciles à lire. Pour saisir vos propres éléments, supprimez simplement l’exemple de texte et remplacez-le par le vôtre.

Le modèle Aperçu du projet est utile pour une vue d’ensemble bien organisée de toutes les pièces du projet. Non seulement cela peut vous aider en tant que chef de projet à voir les éléments en un coup d’œil, mais cela peut également être un document merveilleux pour les autres. Vous pouvez le partager avec les membres de l’équipe de projet, votre superviseur ou les cadres.

Tout le monde aura une bonne idée de ce à quoi s’attendre et vous pourrez le mettre à jour à tout moment pour ajuster les horaires.

2. Modèles de notes de réunion

Dans la catégorie Business, vous trouverez également plusieurs modèles de notes de réunion qui sont parfaits pour prendre des notes pendant la réunion, les utiliser comme référence par la suite et les partager avec d’autres en guise de suivi. Du modèle de notes de réunion simples au modèle de notes de réunion formelles, chacun est formaté un peu différemment avec des informations variables.

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Pour quelque chose d’extrêmement basique et utile pour des réunions rapides, il y a deux Notes de réunion simples modèles à choisir. Il vous suffit de saisir le titre de la réunion, puis de passer à l’ordre du jour, aux participants et aux actions.

Lorsqu’il est temps de mettre l’équipe de direction au courant du projet, vous préférerez peut-être Notes de réunion officielles modèle pour une mise en page plus officielle et des éléments supplémentaires. Celui-ci comprend non seulement votre ordre du jour et les participants, mais également les approbations, les problèmes en suspens, les nouvelles affaires et un ordre du jour pour une réunion de suivi.

Selon le type de réunion que vous organisez ou que vous assistez simplement, chacun de ces modèles gardera vos notes bien organisées et facilitera le suivi. Si vous êtes l’organisateur, définir l’ordre du jour à l’avance et le partager avec les participants garantit que tout le monde sera sur la même page. De plus, les autres participants peuvent les utiliser pour prendre leurs propres notes.

3. Modèles de listes de tâches

Pour répertorier les tâches, OneNote fournit trois types de listes de tâches, ce qui facilite la hiérarchisation et l’organisation des éléments. Ceux-ci sont contenus dans la catégorie Planificateurs des modèles de page. le Liste simple à faire Le modèle est basique avec des cases à cocher définies et prêt pour que vous puissiez saisir vos éléments.

le Liste des tâches prioritaires template va un peu plus loin en vous permettant de saisir et d’organiser des tâches en fonction d’une priorité élevée, moyenne ou faible. C’est très pratique et celui-ci a également les cases à cocher qui n’attendent que vos entrées de tâches.

le Projet à faire le modèle est formaté différemment, par projet. Et ce modèle comprend une section de notes pratiques à côté de chaque ensemble de tâches du projet. Ce qui est génial avec ce modèle, c’est que bien qu’il soit organisé par projet lorsque vous l’ouvrez, vous pouvez toujours le modifier pour qu’il soit organisé par ressource ou même par date. Cela vous donne la flexibilité de l’organiser en fonction de vos besoins.

Une liste de tâches correctement organisée ou hiérarchisée est importante pour tout projet, grand ou petit, et ces modèles peuvent vous aider à bien démarrer.

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Conseils utiles

1. Réorganiser les éléments

Une fonctionnalité formidable disponible pour toutes les options est que vous pouvez réorganiser facilement les éléments. Placez simplement votre souris sur l’élément que vous souhaitez déplacer et vous verrez la flèche à quatre pointes. Ensuite, faites-le simplement glisser vers son nouvel emplacement. Cela fonctionne pour les éléments de bloc utilisés pour la mise en page ainsi que pour les éléments individuels tels que les tâches et les éléments de liste.

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2. Redimensionner les blocs

Les blocs utilisés pour organiser la mise en page peuvent non seulement être déplacés mais redimensionnés afin que vous tiriez le meilleur parti des modèles. Sélectionnez simplement le bloc et dans le coin supérieur droit, vous verrez de minuscules flèches. Appuyez simplement et faites glisser vers la droite ou la gauche pour redimensionner.

3. Formatage de base

Pour changer rapidement la taille de la police ou la couleur du texte, placez simplement votre souris sur la section principale jusqu’à ce que vous voyiez cette flèche à quatre pointes et cliquez pour la sélectionner. Vous pouvez alors soit cliquer sur Accueil dans la barre de navigation supérieure ou cliquez avec le bouton droit de la souris pour effectuer vos ajustements. C’est également un moyen facile d’ajouter des cases à cocher ou des étoiles à vos articles ou même de modifier le style.

4. Enregistrement de modèles personnalisés

Si vous avez commencé avec l’un de ces modèles intégrés, que vous y avez apporté de nombreuses modifications et que vous souhaitez continuer à l’utiliser à l’avenir, vous pouvez l’enregistrer facilement. Vous avez ajouté le logo de votre entreprise, des blocs redimensionnés et du texte reformaté pour qu’il soit exactement comme vous le souhaitez. Ne laissez pas ce dur travail se perdre; enregistrez-le comme modèle pour une utilisation future.

Pour enregistrer votre nouveau modèle, sélectionnez Vue depuis la navigation du haut, puis Taille de papier. Cela ouvrira le volet Taille du papier. Au bas de ce volet, cliquez sur Enregistrer la page actuelle en tant que modèle. Donnez ensuite un nom à votre modèle et indiquez s’il doit être votre modèle de page par défaut dans la section actuelle.

Lorsqu’il est temps d’utiliser votre modèle enregistré, effectuez les mêmes étapes que ci-dessus pour accéder aux modèles intégrés en fonction de votre version OneNote. Vous devriez alors voir une catégorie supplémentaire appelée Mes modèles. Sélectionnez la flèche à côté et choisissez celle que vous souhaitez utiliser.

Souvenez-vous de ces options de modèle de projet OneNote

Les modèles ne sont que l’une des nombreuses fonctionnalités OneNote peu connues. Donc, pour votre prochain projet, n’oubliez pas que vous disposez d’excellentes options de modèle de gestion de projet OneNote et profitez-en!

Crédit d’image: Alphaspirit /Shutterstock