Productivité

Comment utiliser les outils de productivité de Google pour maximiser votre temps

Jusqu’à ce que quelqu’un consacre plus d’heures dans la journée ou des jours dans la semaine, beaucoup d’entre nous sont coincés avec une semaine de travail de 40 heures. S’attaquer à tout ce qui doit être fait peut être très difficile. Pour trouver la meilleure façon de gérer votre temps ainsi que votre productivité, ne cherchez pas plus loin que les outils de Google.

Bien que nous ayons basé nos conseils sur les outils de Google, vous pouvez également adapter de nombreuses idées à d’autres outils de productivité.

Temps de blocage pour les e-mails

Selon le type de poste que vous occupez, les e-mails professionnels peuvent représenter une grande partie de votre journée. Bien que vous deviez créer des messages et y répondre, cela peut vous distraire. Par exemple, vous pourriez travailler sur un document commercial mais vous arrêter constamment car ces e-mails volent dans votre boîte de réception. Maintenant, ce document important prend un siège arrière et vous prend plus de temps pour terminer chaque distraction.

Au lieu de cela, essayez de bloquer une heure spécifique pour travailler sur les e-mails chaque jour. Bien entendu, les messages critiques ou d’urgence doivent être traités en priorité. Cependant, ceux qui peuvent attendre devraient le faire.

Créer un événement

Vous pouvez bloquer le temps dans Google Agenda en créant un événement récurrent avec un rappel. De plus, si vous partagez votre calendrier avec d’autres, ils verront votre heure bloquée. Sélectionnez simplement la date et l’heure appropriées dans Google Agenda, donnez un nom à l’événement, définissez le rappel, faites-le répéter, puis cliquez sur Créer.

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Marquer les messages pour le suivi

Si tu utilises Gmail pour votre entreprise, vous pouvez facilement suivre les messages que vous devez gérer pendant votre période bloquée. Un moyen simple de le faire consiste à signaler les e-mails tels que vous les voyez. Gmail propose une belle sélection de drapeaux appelés Stars.

Pour sélectionner ceux que vous souhaitez utiliser, cliquez sur Paramètres (icône représentant une roue dentée) et Général languette. Faites défiler jusqu’à Étoiles et faites glisser ceux que vous souhaitez activer à partir de Hors service à Utilisé. Ensuite, lorsque vous voyez un e-mail que vous souhaitez signaler, cliquez sur l’étoile à côté de celui-ci jusqu’à ce que celui approprié apparaisse.

Comment utiliser les outils de productivité de Google pour maximiser votre temps Web GmailStars

Avec cette combinaison de Google Agenda et de Gmail, vous pouvez facilement organiser votre temps de messagerie.

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Planifiez votre disponibilité

La planification de votre semaine de travail est une partie essentielle de la gestion du temps. Vous devez être sûr de tirer le meilleur parti du temps dont vous disposez. Google Agenda facilite la visualisation de votre emploi du temps avec des vues jour, semaine, mois et semaine de travail. Et, avec une fonction intégrée pratique, vous pouvez afficher votre disponibilité.

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Travailler avec des créneaux de rendez-vous

Un excellent moyen de gérer votre temps pour que vos collègues le voient est la fonctionnalité> Emplacements de rendez-vous de Google Agenda. N’oubliez pas que vous devez compte professionnel ou scolaire pour accéder à cette fonctionnalité. Avec les créneaux de rendez-vous, vous ne bloquez pas votre temps comme avec les événements de calendrier, mais fournissez plutôt des heures lorsque vous sont disponible.

Par exemple, si vous êtes disponible de 13 h à 16 h, voici les étapes une fois que vous accédez à Google Agenda:

  1. Assurez-vous que votre calendrier est en journée ou La semaine vue.
  2. Cliquez sur le jour et l’heure à laquelle vous serez disponible.
  3. Sélectionner Fentes de rendez-vous dans la fenêtre contextuelle.
  4. Ajoutez un nom pour l’emplacement, choisissez le type et cliquez sur Créer. Si d’autres détails sont nécessaires, cliquez sur Modifier les détails au lieu de Créer.

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Si vous n’avez pas accès à la fonctionnalité des créneaux de rendez-vous, vous pouvez toujours afficher votre disponibilité en bloquant les heures occupées, comme nous l’avons fait ci-dessus pour l’heure des e-mails.

Optimiser le temps de réunion

Si vous coordonnez régulièrement des réunions, laissez Google Docs et Google Agenda vous aident à rendre ce processus fluide.

Ordre du jour et procès-verbal de la réunion

Il n’y a rien de pire qu’une réunion sans plan, organisation ou structure. Commencez donc par créer un ordre du jour de réunion que vous pouvez joindre à la demande de calendrier. Google Docs propose plusieurs modèles différents qui combinent un agenda et des minutes, pour un document tout-en-un.

Après vous être connecté à votre compte Google sur Google Documents, cliquez sur Galerie de modèles du haut. Faites défiler jusqu’à Travail catégorie et vous verrez les trois Notes de réunion modèles. Chaque option contient les mêmes détails de base, y compris les participants, l’ordre du jour, les notes et les actions. Ils ne diffèrent que par leur apparence et leur toucher.

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Comment utiliser les outils de productivité de Google pour maximiser votre temps GoogleDocsMinutesTemplates

Demandes de réunion

Après avoir créé l’agenda, créez la demande de réunion avec Google Agenda.

Sélectionnez la date et l’heure appropriées pour votre réunion dans Google Agenda. Cliquez ensuite sur Modifier les détails bouton. Lorsque la page s’ouvre, vous verrez un endroit à droite pour ajouter Invités. Entrez simplement les adresses e-mail de vos participants.

Pour joindre l’agenda, cliquez sur Ajouter une pièce jointe Sous la La description et sélectionnez votre fichier.

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Toggle Tâches et rappels

Bien que Google Tasks soit un outil décent pour les tâches simples, vous trouverez de nombreux avantages à utiliser Google Keep au lieu. De plus, vous pouvez basculer rapidement entre les tâches Google et les rappels Google Keep dans votre calendrier.

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Ajouter des tâches dans Google Keep

Avec Google Keep, vous pouvez facilement transformer des notes en tâches et en listes de tâches. Profitez ensuite des fonctionnalités utiles pour gérer ces tâches. Vous pouvez configurer un rappel, créer une liste de contrôle, joindre une image, ajouter un dessin et collaborer avec un collègue.

Comment utiliser les outils de productivité de Google pour maximiser votre temps Web GoogleKeepExtras

De plus, vous pouvez épingler des notes pour les garder en haut de la liste, ce qui est parfait pour les éléments de haute priorité. Vous pouvez également incorporer des balises et un code couleur pour une organisation facile. Si vous n’avez pas essayé Google Keep pour gérer des projets et des tâches simples, essayez-le.

Basculer entre les tâches et les rappels

Pour basculer entre les tâches et les rappels dans Google Agenda, assurez-vous que vous êtes sur l’écran principal de votre calendrier. À gauche sous Mes calendriers, cliquez sur la flèche à côté de Tâches. Sélectionnez ensuite Passer aux rappels. Tous les rappels que vous avez configurés dans Google Keep seront alors affichés sur votre calendrier.

Comment utiliser les outils de productivité de Google pour maximiser votre temps GoogleCal TaskReminderSwitch Web

Lorsque vous souhaitez revenir en arrière, suivez simplement ces mêmes étapes, en terminant par Passer aux tâches. Vos tâches Google s’ouvriront alors à droite de l’écran normalement.

Planifiez votre semaine à l’avance

Lorsque vous planifiez votre semaine de travail, Google vous permet de le faire où que vous soyez. Que vous vous détendiez sur le canapé ou que vous restiez sur la terrasse, saisissez simplement votre appareil mobile et utilisez les outils Google dont vous avez besoin.

Vous n’avez même pas besoin d’ouvrir votre ordinateur. Google Agenda, Google Keep, Google Docs et Gmail sont tous disponibles pour les appareils Android et iOS:

Comment utiliser les outils de productivité de Google pour maximiser votre temps iPhoneGoogleCalendar mobile1

La préparation et la révision de votre horaire vous donnent non seulement un solide plan de semaine de travail, mais également une longueur d’avance avant de vous rendre au bureau le lundi matin.

Quelles fonctionnalités de Google vous aident à gérer votre temps?

Avec autant d’offres de produits Google, il est probable que vous en utilisiez plusieurs. Comme avec ces conseils pour gérer votre temps, la combinaison d’applications peut vous aider à être plus productif.

Existe-t-il des fonctionnalités spécifiques aux produits Google qui vous aident à gérer votre temps? Faites-nous part de vos suggestions dans les commentaires ci-dessous!

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Moyens I/O Staff vous a motivé, donner des conseils sur la technologie, le développement personnel, le style de vie et des stratégies qui vous aider.

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