Comment utiliser Outlook pour une gestion simple des tâches et des projets

Si vous travaillez sur un petit projet, en tant que pigiste ou dans une entreprise avec peu d’employés, Outlook 2016 peut vous aider à gérer vos projets et vos tâches sans avoir besoin de logiciels lourds. Avec de simples personnalisations de la section des tâches, vous pouvez définir des rappels et des dates d’échéance, attribuer des tâches et suivre facilement le temps.

Pourquoi utiliser Outlook pour les projets et les tâches?

Pour les grands projets, les chefs de projet et les grandes entreprises utilisent des logiciels professionnels tels que Microsoft Project ou Basecamp, certains des meilleurs outils de gestion de projet pour faire le travail. Ils offrent les fonctionnalités étendues nécessaires pour organiser et gérer des projets réussis.

Cependant, pour les petits projets, les pigistes ou les équipes d’un ou deux, Microsoft Outlook possède les fonctionnalités essentielles nécessaires pour réussir dans toute situation sous-dimensionnée. Voici quelques-unes des fonctionnalités de base qu’il contient:

  • Champs de tâches personnalisables
  • Tâches assignables
  • Rappels utiles
  • Suivi du temps
  • Mises à jour de statut
  • Priorisation et catégorisation
  • Fonction d’exportation

OutlookMainTaskView

Comment ces fonctionnalités Outlook peuvent-elles être utilisées?

Personnalisez avec les champs dont vous avez besoin

Vous pouvez facilement ajouter et supprimer des champs dans la section des tâches. Par exemple, pour suivre le temps, vous pouvez ajouter le travail réel et le travail total. Pour le suivi du statut, vous pouvez ajouter un pourcentage achevé et un statut personnalisé.

Pour choisir vos champs, faites un clic droit sur l’une des colonnes et sélectionnez Sélecteur de champ. Ensuite, faites simplement glisser et déposez les champs souhaités dans la zone de colonne.

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OutlookChooseFields

Attribuez facilement des tâches

Si vous travaillez avec un partenaire ou un employé, l’attribution de tâches entre elles est simple. Ouvrez la tâche et dans la navigation supérieure sélectionnez Attribuer une tâche. Clique le À pour ouvrir votre liste de contacts, sélectionnez le destinataire et cliquez sur le bouton À bouton dans la fenêtre contextuelle. Cela insérera votre contact dans la tâche et une fois que vous aurez cliqué Envoyer, la tâche sera en route vers le cessionnaire.

Vous pouvez également inclure un champ pour Tâche d’équipe qui comprend de simples coches et un Assigné à terrain pour voir en un coup d’oeil dont responsable.

OutlookAssignTask

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Configurer des rappels

Comme pour toute application de tâches, les rappels sont des outils essentiels. Microsoft Outlook vous permet de personnaliser vos rappels en sélectionnant la date, l’heure et un son spécifique si vous le souhaitez. Les choix de date sont au format calendrier et les choix d’heure sont par incréments de 30 minutes.

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OutlookSetupReminder

Temps de piste

Pour les pigistes ou autres qui facturent les clients à l’heure, le suivi du temps est un must. Avec Microsoft Outlook, vous pouvez utiliser les deux Vrai travail et Travail total champs ou juste l’un d’entre eux, en fonction de vos besoins exacts. Par exemple, vous pouvez utiliser le travail réel pour le montant facturable et le travail total pour tout le temps passé sur la tâche. Les deux champs enregistrent le temps en heures décimales.

OutlookTimeTracking

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Mettre à jour les statuts

Microsoft Outlook comprend à la fois des champs de pourcentage achevé et d’état pour garder vos projets et tâches sur la bonne voie. Comme pour le suivi du temps, vous pouvez utiliser les deux ou un seul, selon vos préférences.

L’avantage de les utiliser ensemble est que si vous marquez une tâche comme achevée à 100%, par exemple, le champ d’état s’affichera automatiquement Terminé et la tâche sera rayée.

Le champ d’état comprend également des choix pour En cours, En attente sur quelqu’un d’autre et Différé, chacun d’entre eux pouvant être très utile pour rester sur la bonne voie.

OutlookStatusOptions

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Utiliser la hiérarchisation et la catégorisation

L’utilisation du champ de priorité est un autre excellent outil pour afficher vos éléments les plus importants en un coup d’œil. Les éléments de haute priorité afficheront un point d’exclamation rouge et les éléments de faible priorité afficheront une flèche bleue vers le bas. Vous pouvez également ajouter un Priorité personnalisée champ si nécessaire.

OutlookPrioritySettings

La fonctionnalité de catégorie de Microsoft Outlook est également pratique pour repérer des types de tâches spécifiques en un coup d’œil. Par défaut, les catégories sont nommées en fonction de leur couleur, mais il est utile de les remplacer par des noms plus significatifs. Par exemple, vous pouvez utiliser la catégorie verte pour toutes les tâches financières et la nommer comme telle. Vous pouvez créer vos propres catégories et choisir également la couleur.

OutlookRenameCategories

Exportez vos données

Si vous souhaitez exporter vos tâches vers une feuille de calcul, c’est un processus simple. Pour commencer, sélectionnez Fichier > Ouvrir et exporter > Importer / Exporter. Lorsque la fenêtre suivante s’ouvre, sélectionnez Exporter dans un fichier dans la liste des choix. Vous pouvez ensuite choisir entre deux types de fichiers; Valeurs séparées par des virgules (.csv) ou Fichier de données Outlook (.pst).

OutlookExportStart

L’option Valeurs séparées par des virgules est un choix couramment utilisé. Il vous permet de mapper les champs pour une transition propre et le fichier peut être téléchargé ou importé dans des bases de données et des feuilles de calcul. Si vous souhaitez créer une sauvegarde simple de vos tâches Outlook, le fichier de données Outlook peut être choisi.

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À l’étape suivante, sélectionnez le Tâches dossier dans la liste des options et cliquez sur Prochain. Vous pouvez ensuite ajuster le nom et l’emplacement du fichier si nécessaire. Vous finaliserez ensuite votre exportation. Vous pouvez cliquer sur le Mapper les champs personnalisés bouton d’abord, si nécessaire, qui vous permettra de modifier les champs de votre fichier; cette étape est facultative. Cliquez sur terminer et vous serez invité à entrer une plage de dates pour les tâches à exporter.

OutlookExportFinish

Autres fonctionnalités pratiques

Pour faciliter l’utilisation, les tâches de Microsoft Outlook offrent des fonctionnalités supplémentaires pratiques et utiles pour vous aider dans vos projets et vos tâches.

  • Trier par n’importe quelle colonne.
  • Faites glisser et déposez pour réorganiser les colonnes.
  • Envoyez un rapport d’état pour une tâche individuelle en un seul clic.
  • Affichez la section des détails de la tâche pour les heures, les informations de facturation et la société.
  • Filtrez toutes les tâches par mot-clé, statut ou heure.

OutlookRearrangeAndSort

La synchronisation des applications mobiles est-elle disponible?

Actuellement, l’application mobile Microsoft Outlook n’inclut pas de fonction de tâche. Mais, si vous avez besoin de synchroniser vos tâches Outlook lors de vos déplacements, il existe heureusement des applications que vous pouvez connecter pour Android ou iOS.

  • Remember The Milk (version Pro), Android et iOS, 39,99 $ par an
  • Tâches et notes pour MS Exchange (nécessite un compte d’échange), Android, 4,99 $
  • SymTasks – Synchronisation des tâches Outlook, Android [No Longer Available]
  • TaskTask pour Microsoft Outlook et Google Tasks, iOS, 4,99 $
  • Tâches Todo Exchange (nécessite un compte d’échange), iOS [No Longer Available]

RTMOutlookSyncPage

Pour des options mobiles supplémentaires qui fonctionnent avec une application de gestion de projet pour Mac, jetez un œil à ces outils:

Avez-vous essayé les tâches Outlook pour les petits projets?

L’utilisation de la fonction de tâche de Microsoft Outlook ne fonctionne pas pour tout le monde ou pour tous les projets. Cependant, si vous êtes déjà un utilisateur de Microsoft Outlook et avez juste besoin d’un outil simple, cela fonctionne bien.

Pour en savoir plus, consultez quelques fonctionnalités peu connues d’Outlook. Et si vous recherchez un outil de gestion des tâches dédié, ces applications de liste de tâches multiplateformes vous aideront à coup sûr, ainsi que monday.com pour les projets avec collaboration d’équipe.

Moyens Staff
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