Comment utiliser RECHERCHEV dans Excel

RECHERCHEV est l’une des fonctions les plus utiles d’Excel, et c’est aussi l’une des moins comprises. Dans cet article, nous démystifions RECHERCHEV à l’aide d’un exemple réel. Nous allons créer un utilisable Modèle de facture pour une entreprise fictive.

RECHERCHEV est un Excel fonction. Cet article supposera que le lecteur a déjà une compréhension passagère des fonctions Excel et peut utiliser des fonctions de base telles que SOMME, MOYENNE et AUJOURD’HUI. Dans son utilisation la plus courante, RECHERCHEV est un base de données fonction, ce qui signifie qu’il fonctionne avec des tables de base de données – ou plus simplement, listes des choses dans une feuille de calcul Excel. Quel genre de choses? Bien, tout genre de chose. Vous pouvez avoir une feuille de travail qui contient une liste d’employés, de produits ou de clients, ou des CD dans votre collection de CD, ou des étoiles dans le ciel nocturne. Cela n’a pas vraiment d’importance.

Voici un exemple de liste ou de base de données. Dans ce cas, c’est une liste de produits que notre société fictive vend:

503x210xdatabase.png.pagespeed.gp + jp + jw + pj + js + rj + rp + rw + ri + cp + md.ic.u3M88bovhQ

Habituellement, les listes comme celle-ci ont une sorte d’identificateur unique pour chaque élément de la liste. Dans ce cas, l’identifiant unique se trouve dans la colonne «Code article». Remarque: pour que la fonction RECHERCHEV fonctionne avec une base de données / liste, cette liste doit avoir une colonne contenant l’identifiant unique (ou «clé» ou «ID»), et cette colonne doit être la première colonne du tableau. Notre exemple de base de données ci-dessus satisfait ce critère.

La partie la plus difficile de l’utilisation de VLOOKUP est de comprendre exactement à quoi cela sert. Voyons donc si nous pouvons d’abord clarifier cela:

VLOOKUP récupère les informations d’une base de données / liste en fonction d’une instance fournie de l’identifiant unique.

Dans l’exemple ci-dessus, vous insérez la fonction RECHERCHEV dans une autre feuille de calcul avec un code article, et elle vous renverra soit la description de l’article correspondant, son prix ou sa disponibilité (sa quantité «En stock») comme décrit dans votre original liste. Laquelle de ces informations vous transmettra-t-elle? Eh bien, vous en décidez lorsque vous créez la formule.

Si tout ce dont vous avez besoin est un élément d’information de la base de données, il serait très difficile de construire une formule avec une fonction RECHERCHEV. En règle générale, vous utiliseriez ce type de fonctionnalité dans une feuille de calcul réutilisable, comme un modèle. Chaque fois que quelqu’un entre un code d’article valide, le système récupère toutes les informations nécessaires sur l’article correspondant.

Créons un exemple de ceci: Un Modèle de facture que nous pouvons réutiliser encore et encore dans notre entreprise fictive.

Tout d’abord, nous démarrons Excel, et nous créons nous-mêmes une facture vierge:

Voici comment cela fonctionnera: la personne utilisant le modèle de facture remplira une série de codes article dans la colonne «A», et le système récupérera la description et le prix de chaque article dans notre base de données de produits. Ces informations seront utilisées pour calculer le total de la ligne pour chaque article (en supposant que nous saisissions une quantité valide).

Pour simplifier cet exemple, nous allons localiser la base de données de produits sur une feuille distincte du même classeur:

En réalité, il est plus probable que la base de données de produits se trouve dans un classeur distinct. Cela fait peu de différence pour la fonction RECHERCHEV, qui ne se soucie pas vraiment de savoir si la base de données se trouve sur la même feuille, une feuille différente ou un classeur complètement différent.

Nous avons donc créé notre base de données de produits, qui ressemble à ceci:

503x210xdatabase.png.pagespeed.gp + jp + jw + pj + js + rj + rp + rw + ri + cp + md.ic.u3M88bovhQ

Afin de tester la formule RECHERCHEV que nous sommes sur le point d’écrire, nous entrons d’abord un code article valide dans la cellule A11 de notre facture vierge:

Ensuite, nous déplaçons la cellule active vers la cellule dans laquelle nous voulons que les informations extraites de la base de données par VLOOKUP soient stockées. Fait intéressant, c’est l’étape que la plupart des gens se trompent. Pour expliquer davantage: Nous sommes sur le point de créer une formule RECHERCHEV qui récupérera la description qui correspond au code article dans la cellule A11. Où voulons-nous mettre cette description lorsque nous l’obtenons? Dans la cellule B11, bien sûr. C’est donc là que nous écrivons la formule RECHERCHEV: dans la cellule B11. Sélectionnez la cellule B11 maintenant.

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Nous devons localiser la liste de toutes les fonctions disponibles qu’Excel a à offrir, afin que nous puissions choisir RECHERCHEV et obtenir de l’aide pour compléter la formule. Cela se trouve en cliquant d’abord sur le Formules onglet, puis en cliquant sur Insérer une fonction:

Une boîte apparaît qui nous permet de sélectionner l’une des fonctions disponibles dans Excel.

Pour trouver celui que nous recherchons, nous pourrions taper un terme de recherche comme «lookup» (car la fonction qui nous intéresse est un Chercher fonction). Le système nous renverrait une liste de toutes les fonctions liées à la recherche dans Excel. RECHERCHEV est le deuxième de la liste. Sélectionnez-le un clic D’accord.

le Arguments de fonction apparaît, nous invitant à tous les arguments (ou paramètres) nécessaire pour terminer la fonction RECHERCHEV. Vous pouvez considérer cette boîte comme la fonction qui nous pose les questions suivantes:

  1. Quel identifiant unique recherchez-vous dans la base de données?
  2. Où est la base de données?
  3. Quelle information de la base de données, associée à l’identifiant unique, souhaitez-vous faire récupérer pour vous?

Les trois premiers arguments sont affichés en gras, indiquant qu’ils sont obligatoire arguments (la fonction RECHERCHEV est incomplète sans eux et ne renverra pas de valeur valide). Le quatrième argument n’est pas en gras, ce qui signifie qu’il est facultatif:

Nous compléterons les arguments dans l’ordre, de haut en bas.

Le premier argument que nous devons compléter est le Lookup_value argument. La fonction a besoin que nous lui disions où trouver l’identifiant unique (le code de l’article dans ce cas) qu’il devrait renvoyer la description de. Nous devons sélectionner le code article que nous avons saisi précédemment (en A11).

Cliquez sur l’icône de sélection à droite du premier argument:

Cliquez ensuite une fois sur la cellule contenant le code article (A11) et appuyez sur Entrer:

La valeur de «A11» est insérée dans le premier argument.

Nous devons maintenant saisir une valeur pour le Tableau_table argument. En d’autres termes, nous devons indiquer à VLOOKUP où trouver la base de données / liste. Cliquez sur l’icône de sélection à côté du deuxième argument:

Localisez maintenant la base de données / liste et sélectionnez la liste entière – sans inclure la ligne d’en-tête. Dans notre exemple, la base de données se trouve sur une feuille de calcul distincte, nous cliquons donc d’abord sur cet onglet de feuille de calcul:

selectsheet

Ensuite, nous sélectionnons toute la base de données, sans compter la ligne d’en-tête:

640x284xselectarg2.png.pagespeed.gp + jp + jw + pj + js + rj + rp + rw + ri + cp + md.ic.4EDJIujZoM

… Et appuyez sur Entrer. La plage de cellules qui représente la base de données (dans ce cas «Base de données produit»! A2: D7 ») est saisie automatiquement pour nous dans le deuxième argument.

Maintenant, nous devons entrer le troisième argument, Col_index_num. Nous utilisons cet argument pour spécifier à RECHERCHEV quel élément d’information de la base de données, associé à notre code article en A11, nous souhaitons nous avoir retourné. Dans cet exemple particulier, nous souhaitons que l’élément la description nous est retourné. Si vous regardez la feuille de calcul de la base de données, vous remarquerez que la colonne “Description” est la seconde colonne dans la base de données. Cela signifie que nous devons entrer une valeur de «2» dans le Col_index_num boîte:

Il est important de noter que nous n’entrons pas ici un «2» car la colonne «Description» se trouve dans le B colonne sur cette feuille de calcul. Si la base de données commençait dans la colonne K de la feuille de calcul, nous entrerions toujours un «2» dans ce champ car la colonne «Description» est la deuxième colonne de l’ensemble de cellules que nous avons sélectionné lors de la spécification de «Table_array».

Enfin, nous devons décider s’il faut entrer une valeur dans l’argument VLOOKUP final, Range_lookup. Cet argument nécessite soit un vrai ou faux valeur, ou elle doit être laissée vide. Lors de l’utilisation de RECHERCHEV avec des bases de données (comme c’est vrai 90% du temps), la manière de décider quoi mettre dans cet argument peut être considérée comme suit:

Si la première colonne de la base de données (la colonne qui contient les identifiants uniques) est triée par ordre alphabétique / numérique par ordre croissant, il est alors possible de saisir une valeur de vrai dans cet argument, ou laissez-le vide.

Si la première colonne de la base de données est ne pas trié ou trié par ordre décroissant, vous doit entrez une valeur de faux dans cet argument

Comme la première colonne de notre base de données est ne pas triés, nous entrons faux dans cet argument:

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C’est ça! Nous avons entré toutes les informations requises pour VLOOKUP pour renvoyer la valeur dont nous avons besoin. Clique le D’accord et notez que la description correspondant au code article «R99245» a été correctement saisie dans la cellule B11:

509x149xdescfilledin.png.pagespeed.gp + jp + jw + pj + js + rj + rp + rw + ri + cp + md.ic.oZ5mPW4wRY

La formule qui a été créée pour nous ressemble à ceci:

Si nous entrons un différent code article dans la cellule A11, nous commencerons à voir la puissance de la fonction RECHERCHEV: La cellule de description change pour correspondre au nouveau code article:

Nous pouvons effectuer un ensemble d’étapes similaires pour obtenir l’élément prix retourné dans la cellule E11. Notez que la nouvelle formule doit être créée dans la cellule E11. Le résultat ressemblera à ceci:

… Et la formule ressemblera à ceci:

2ème formule

Notez que la seule différence entre les deux formules est le troisième argument (Col_index_num) est passé d’un «2» à un «3» (car nous voulons que les données soient extraites de la 3e colonne de la base de données).

Si nous décidions d’acheter 2 de ces articles, nous entrerions un «2» dans la cellule D11. Nous entrerions ensuite une formule simple dans la cellule F11 pour obtenir le total de la ligne:

= D11 * E11

… Qui ressemble à ceci…

Remplir le modèle de facture

Jusqu’à présent, nous avons beaucoup appris sur RECHERCHEV. En fait, nous avons appris tout ce que nous allons apprendre dans cet article. Il est important de noter que VLOOKUP peut être utilisé dans d’autres circonstances que les bases de données. Ceci est moins courant et pourrait être traité dans les prochains articles How-To Geek.

Notre modèle de facture n’est pas encore complet. Afin de le compléter, nous ferions ce qui suit:

  1. Nous supprimerions l’exemple de code d’article de la cellule A11 et le «2» de la cellule D11. Cela entraînera l’affichage des messages d’erreur de nos nouvelles formules RECHERCHEV:

    Nous pouvons y remédier par une utilisation judicieuse d’Excel’s SI() et ISBLANK () les fonctions. Nous changeons notre formule à partir de ça… = RECHERCHEV (A11, ‘Base de données produit’! A2: D7,2, FALSE)…pour ça…= IF (ISBLANK (A11), ””, RECHERCHEV (A11, ‘Base de données produit’! A2: D7,2, FALSE))

  2. Nous copierions les formules dans les cellules B11, E11 et F11 dans le reste des lignes d’articles de la facture. Notez que si nous faisons cela, les formules résultantes ne feront plus correctement référence à la table de la base de données. Nous pourrions résoudre ce problème en modifiant les références de cellule de la base de données en absolu références de cellule. Alternativement – et encore mieux – nous pourrions créer un nom de la plage pour l’ensemble de la base de données de produits (par exemple, «Produits») et utilisez ce nom de plage au lieu des références de cellule. La formule changerait à partir de là… = IF (ISBLANK (A11), ””, RECHERCHEV (A11, ‘Base de données produit’! A2: D7,2, FALSE))…pour ça… = IF (ISBLANK (A11), ””, RECHERCHEV (A11, Produits, 2, FALSE))…et puis copiez les formules dans le reste des lignes de poste de facture.
  3. Nous «verrouillions» probablement les cellules contenant nos formules (ou plutôt ouvrir la autre cellules), puis protégez la feuille de calcul, afin de garantir que nos formules soigneusement élaborées ne sont pas accidentellement écrasées lorsque quelqu’un vient remplir la facture.
  4. Nous enregistrerions le fichier en tant que modèle, afin qu’il puisse être réutilisé par tout le monde dans notre entreprise

Si nous nous sentions vraiment astucieux, nous créerions une base de données de tous nos clients dans une autre feuille de calcul, puis utiliserions l’identifiant client saisi dans la cellule F5 pour renseigner automatiquement le nom et l’adresse du client dans les cellules B6, B7 et B8.

Si vous souhaitez vous entraîner avec RECHERCHEV, ou simplement voir notre modèle de facture résultant, il peut être téléchargé à partir d’ici.

Moyens Staff
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