Conseils essentiels sur la gestion des e-mails professionnels sans perte de productivité

Saviez-vous qu’un professionnel moyen reçoit près de 121 e-mails par jour? Maintenant, s’il s’agit du nombre d’e-mails qu’un professionnel moyen reçoit, qu’en est-il de votre e-mail professionnel? Des centaines de courriels, non?

Alors, comment gérez-vous votre messagerie professionnelle avec le grand nombre d’e-mails qui arrivent chaque jour dans votre boîte de réception?

Il y a de fortes chances que vous passiez près d’une heure ou même une demi-journée à gérer votre messagerie professionnelle. Mais écoutez, il ne doit pas en être ainsi.

Dans cet article, nous allons partager avec vous quelques conseils essentiels sur la gestion des e-mails professionnels.

Désignez l’heure de traiter votre courrier chaque jour

Voici la chose:

Votre e-mail professionnel est peut-être le courrier le plus chargé que vous traitez chaque jour. Cela signifie que vous devez vérifier votre courrier plusieurs fois par jour.

Cependant, bien que vous deviez jeter un œil pour voir le dernier e-mail dans votre boîte de réception, vous devez prévoir du temps pour traiter les e-mails reçus chaque jour. Si vous décidez de traiter vos e-mails dès qu’ils arrivent dans votre boîte de réception, vous passerez plus de temps dans votre messagerie qu’au travail.

La meilleure chose à faire est de décider de traiter votre courrier dès que vous entrez dans votre bureau ou avant de quitter le bureau.

Et lorsque vous prenez du temps pour traiter vos e-mails, assurez-vous de traiter d’abord les e-mails les plus importants. L’idée est d’éviter de passer trop de temps à gérer votre messagerie professionnelle et moins de temps à faire ce que vous êtes censé accomplir pour la journée.

Voir aussi: Pourquoi vous ne devriez pas vérifier vos e-mails le matin et que faire à la place

Supprimer les e-mails sans importance

À vrai dire, tous les e-mails que vous recevez ne valent pas la peine d’être lus ou ouverts. Une fois que vous ouvrez votre e-mail, vérifiez la ligne d’objet ou l’expéditeur.

S’il s’agit d’un e-mail promotionnel, d’un ami vous invitant à une fête à laquelle vous n’avez pas le temps d’assister ou simplement d’un courrier indésirable, appuyez simplement sur le bouton SUPPRIMER.

Vous pouvez simplifier les choses en sélectionnant tous les e-mails sans importance ou non pertinents et en les supprimant en même temps. Une fois que vous aurez vidé les e-mails sans importance de votre boîte de réception, vous pourrez voir les plus importants beaucoup plus rapidement.

De plus, s’il y a des e-mails qui se trouvent dans votre boîte de réception depuis longtemps, il est probable que même l’expéditeur ait oublié qu’il vous a envoyé un e-mail, supprimez simplement.

Et si vous remarquez un e-mail inconnu, signalez-le comme spam. Vous pouvez également archiver les e-mails dont vous pensez avoir besoin plus tard.

Comprenez que tous les e-mails que vous recevez ne valent pas vos réponses

Écoutez, certains e-mails que vous recevez ne valent pas la peine d’y répondre. En fait, ne pas répondre à un e-mail est une réponse. Ils disent que «le silence est une réponse» et cela s’applique également ici.

Imaginez le nombre d’e-mails que vous recevez dans votre e-mail professionnel et le temps qu’il vous faudrait pour répondre à chacun d’entre eux. Cela signifierait que chaque jour est gaspillé, car même si certains des e-mails que vous recevez concernent le travail, vous avez encore d’autres choses à faire.

De plus, si vous décidez de répondre à chaque e-mail, vous finirez par être épuisé à la fin de la journée.

Ne vous stressez pas et arrêtez de passer trop de temps à répondre à chaque e-mail que vous recevez. Choisissez ceux qui ont besoin de votre réponse et ignorez le reste. Après tout, si quelqu’un a vraiment besoin de votre réponse, il fera un suivi. Sinon, pourquoi vous déranger trop?

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Regroupez vos e-mails en étiquettes, dossiers et catégories


Si vous utilisez Gmail, vous pouvez regrouper vos e-mails dans des dossiers et des étiquettes. La même manière s’applique si vous utilisez Outlook.

Dans le menu latéral gauche de votre boîte de réception, il y a une option pour «créer une nouvelle étiquette». Chaque étiquette que vous créez forme un dossier dans lequel vous pouvez regrouper vos e-mails. Nommez le dossier en fonction du contenu de l’e-mail afin que la prochaine fois que vous souhaitez récupérer l’e-mail, vous ne vous grattez pas la tête en essayant de savoir où vous l’avez envoyé.

Gmail vous permet même de donner à vos étiquettes des couleurs différentes.

Créer une réponse par dossier «Date spécifique»

Si vous avez des e-mails auxquels vous devez répondre, vous pouvez les regrouper dans une réponse par dossier «date spécifique». La date spécifique est la date à laquelle vous aurez le temps de répondre aux e-mails ou l’heure à laquelle l’expéditeur a besoin de vos réponses.

Vous pouvez désigner environ deux ou trois jours pour répondre aux e-mails. Cela vous évitera le stress de répondre à chaque e-mail que vous recevez dès qu’il arrive dans votre boîte de réception.

Lire des e-mails dignes

Comme mentionné précédemment, tous les e-mails de votre boîte de réception ne valent pas la peine d’être lus. Certains sont à des fins promotionnelles et certains ne sont que des ordures. Si vous décidez d’ouvrir chaque e-mail et de le lire, vous perdrez beaucoup de temps que vous auriez pu utiliser pour faire d’autres choses productives.

Lisez simplement ce qui est pertinent pour le moment et archivez ce que vous pensez être pertinent mais pas pour le moment.

Appliquer la règle de 1 minute

Certains e-mails ne prennent pas plus d’une minute pour répondre. Répondez immédiatement à ces e-mails pour éviter de les laisser dans votre boîte de réception pendant si longtemps. Plus ils s’empilent, plus vous passerez de temps à leur répondre.

Assurez-vous simplement de ne pas prendre plus d’une minute pour répondre à ces e-mails. De cette façon, vous effacerez plus rapidement l’énorme lot d’e-mails.

Limitez le temps que vous passez dans votre boîte de réception


En plus de suivre la règle de la minute pour répondre aux e-mails, vous devez également limiter le temps que vous passez dans votre boîte de réception.

Tout d’abord, évaluez-vous pour connaître le temps que vous passez à lire un e-mail et à y répondre. Une fois que vous savez cela, essayez de trouver comment vous pouvez réduire le temps passé autant que vous le pouvez.
Eh bien, certains e-mails que vous recevez sont beaucoup trop longs, mais vous pouvez simplement les parcourir et les traiter en peu de temps.

Si vous devez répondre à de tels e-mails, suivez la règle de 1 minute et archivez-la si vous prévoyez de répondre plus tard.

Dans l’idéal, vous voulez réduire au maximum le temps que vous passez dans votre boîte de réception.

Désignez le temps de désencombrer votre boîte de réception

Vous devez avoir fixé une heure pour le nettoyage général de votre maison où vous arrêtez tout ce que vous faites et commencez les travaux de nettoyage. La même chose s’applique à votre e-mail professionnel.

L’avantage de votre messagerie professionnelle est que vous n’avez pas à passer toute la journée à le faire. Le nettoyage de votre boîte de réception peut prendre quelques minutes, mais vous devez prévoir du temps pour cela. Sinon, vous risquez de ne pas avoir le temps de le faire.

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Désactiver les notifications par e-mail

Naturellement, vous ne voulez pas manquer cette réponse importante d’un client ou d’un associé. Cependant, une étude a montré qu’une fois que vous avez été perturbé par une notification par e-mail, vous pouvez prendre environ 23 minutes pour revenir à la tâche sur laquelle vous travailliez. Imaginez combien de temps vous pouvez perdre si vous recevez des centaines de notifications chaque jour.

Investissez dans les outils de gestion des e-mails

L’encombrement de la boîte de réception peut être démotivant et ruiner votre productivité. En outre, lorsque vous travaillez à limiter le temps que vous passez dans votre boîte de réception, vous devez également éviter d’affecter votre communication avec les clients, les associés, les collègues, etc.

La bonne chose est qu’il existe des outils de gestion des e-mails efficaces. Vous pouvez les utiliser pour éliminer le travail trépidant de vos mains.

Voici quelques-uns des meilleurs outils de gestion des e-mails que nous pouvons recommander:

Boomerang

Semblable à la fonction de répétition de la boîte aux lettres, Boomerang est un outil puissant qui vous aidera à rédiger de bons e-mails, à planifier des réunions avec un seul e-mail, à planifier l’envoi d’e-mails plus tard, à être averti lorsque les e-mails que vous avez envoyés ont été lus ou non afin que vous puissiez les envoyer. suivis.
La bonne chose est que vous pouvez télécharger Boomerang sur votre appareil Android et gérer votre boîte de réception à partir de votre appareil mobile, même lorsque vous n’êtes pas au bureau.

Sortd

Sortd est également un autre outil puissant conçu pour les utilisateurs de Gmail. Avec cet outil, vous pouvez organiser votre boîte de réception de manière à ne pas perdre les e-mails importants.

L’avantage de Sortd est qu’il vous permet de trier les e-mails par listes. Par exemple, vous pouvez trier les e-mails par réponse ultérieure, tâches, suivis, etc. Vous pouvez essayer l’outil avec le plan gratuit avant de passer au plan premium.

Boîte de réception par lots

Si vous ne souhaitez pas recevoir de nouveaux e-mails dans un délai spécifié, Batched Inbox est le meilleur outil de gestion des e-mails à cet effet. Cet outil fonctionne pour les utilisateurs de Gmail et la bonne chose à ce sujet est qu’il suspend tous vos e-mails entrants jusqu’au moment où vous en avez besoin dans votre boîte de réception.

Cela signifie que vous pouvez spécifier que vos nouveaux e-mails arrivent uniquement le soir lorsque vous avez terminé votre travail. De cette façon, vous pouvez avoir le temps de traiter les e-mails que vous avez déjà plutôt que d’être interrompu par de nouveaux e-mails.

Le jeu des e-mails

Le jeu d’email est un outil frère de Boomerang puisque les deux sont des mêmes développeurs.
Une fois que vous recevez un e-mail, vous avez plusieurs options. Vous voudrez peut-être répondre immédiatement, répondre plus tard ou simplement sauter. Cet outil le fait comme vous le souhaitez.

Choisissez ce qui fonctionne pour vous

Honnêtement, il n’y a pas une seule meilleure façon de gérer votre courrier électronique professionnel. Une astuce peut fonctionner pour quelqu’un et ne pas fonctionner pour vous.

La gestion des e-mails est une habitude que vous développez avec le temps. Choisissez simplement ce qui fonctionne pour vous et donnez à l’habitude le temps de se développer.

Moyens Staff
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