Conseils GoToMeeting pour votre prochaine réunion en ligne

Lorsqu’il est temps de planifier une réunion en ligne, que ce soit avec une équipe répartie dans tout le pays ou juste au coin de la rue, GoToMeeting est un outil robuste doté de fonctionnalités exceptionnelles. Accessible via le Web et sur les appareils mobiles, l’application est parfaite pour les professionnels occupés en déplacement.

Si vous êtes nouveau sur GoToMeeting, voici les détails pour réussir votre réunion en ligne.

S’enregistrer

La première étape de l’utilisation Aller à une réunion est de créer un compte. Vous pouvez commencez avec un compte gratuit avec des fonctionnalités limitées pour tester le service. Si vous l’aimez, GoToMeeting vous propose trois plans payés, actuellement à partir de 19 $ par mois, avec des fonctionnalités utiles pour plus de participants à la réunion.

GoToMeeting - Inscription

Le processus d’inscription est facile et ne nécessite que votre nom, votre adresse e-mail et votre mot de passe pour un compte gratuit. Vous pouvez ensuite commencer avec l’audio Web et le partage d’écran pour un maximum de trois participants à la réunion.

Configuration

Après avoir créé votre compte avec GoToMeeting, le processus de configuration est tout aussi simple que le processus d’inscription. Vous recevrez un e-mail de confirmation avec un lien pour vous connecter. Ensuite, vous configurerez votre salle de réunion personnelle, qui est essentiellement un lien modifiable que vous pourrez fournir à vos participants.

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Vous voudrez peut-être enregistrez ce lien dans vos notes pour référence future – cependant, avec GoToMeeting, il est toujours à portée de main.

GoToMeeting - Lien

Ensuite, vous pouvez vous lancer directement en commençant ou en programmant une réunion. Si vous commencez une réunion, vous pouvez cliquer sur le Partager et recevez les détails nécessaires pour inviter vos participants. Cependant, il est judicieux de mener une réunion de test par vous-même juste pour vous habituer aux fonctionnalités de la demande avant d’inviter d’autres personnes.

GoToMeeting - Options en ligne

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Installation de l’application

Si vous lancez une réunion pour la première fois, vous devrez télécharger et installer Citrix Online Launcher.

GoToMeeting - Télécharger et installer

Le processus est le même que vous utilisiez un ordinateur Windows ou Mac. Suivez simplement les invites à l’écran pour votre plate-forme.

Démarrage d’une réunion

Après l’installation, vous pouvez démarrer une réunion à partir du site Web ou de l’application de bureau immédiatement si nécessaire. Pour utiliser le site Web, cliquez simplement sur le Commencez votre réunion bouton. Vous devez ensuite sélectionner votre option audio à partir d’un ordinateur ou d’un appel téléphonique.

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Si vous choisissez l’audio informatique, vous serez invité à tester votre microphone et vos haut-parleurs, ce qui est une bonne idée pour éviter les problèmes potentiels avant le début de votre réunion. Ensuite, vous êtes sur le chemin de votre première réunion en ligne.

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GoToMeeting - Audio

Pour démarrer une réunion à partir de l’application de bureau, il vous suffit de l’ouvrir et de cliquer sur le Se rencontrer maintenant bouton. GoToMeeting s’ouvrira alors automatiquement avec les mêmes options audio que le site Web. Faites votre choix à partir d’un ordinateur ou d’un appel téléphonique, puis commencez votre réunion.

GoToMeeting - Démarrer le bureau

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Planification d’une réunion

Vous planifierez probablement vos réunions à l’avance et vous pourrez accéder aux sessions de planification de deux manières différentes. Tout d’abord, vous pouvez visiter GoToMeeting sur le Web, vous connecter, puis sélectionner Programme.

Vous avez une variété d’options pour une réunion récurrente, la sélection audio, les co-organisateurs et la configuration d’un mot de passe pour la réunion.

GoToMeeting - Planifiez en ligne

Vous pouvez également ouvrir l’application sur votre bureau et cliquer sur le Planifier une réunion bouton. Une fenêtre contextuelle vous donnera les différentes options de planification. Il s’agit d’une méthode pratique car il ne vous oblige pas à ouvrir votre navigateur ou à visiter le site Web pour planifier votre réunion.

GoToMeeting - Planifier le bureau

Planifier votre réunion à partir de l’application de bureau offre les mêmes options que la faire en ligne, avec de légères variations selon votre plate-forme.

Fonctions de réunion

GoToMeeting offre une belle variété de fonctionnalités pour organiser vos sessions et vous donner tout ce dont vous avez besoin pour une réunion en ligne réussie.

Clés de réussite de l'équipe
Crédit d’image: votre conception via Shutterstock

Voici quelques-unes de ces fonctionnalités:

  • Audio Web (gratuit).
  • Partage d’écran (gratuit).
  • Réunions en 1 clic (gratuites).
  • Outils de dessin.
  • Enregistrement de session.
  • Partage du clavier et de la souris.
  • Vidéo conférence.
  • Ligne de conférence.

Pendant votre réunion

GoToMeeting offre une navigation facile à partir de la barre latérale pendant votre réunion. Vous pouvez partager et régler l’audio, l’écran ou la webcam à l’aide des icônes ou des onglets en haut. Les sections ci-dessous sont extensibles et incluent la vue Audience, les participants et le chat.

GoToMeeting - Sections

le Vue de l’audience sections vous montre exactement ce que vos participants peuvent voir si vous partagez votre écran. Ceci est très utile afin que vous n’ayez pas à demander continuellement aux participants s’ils voient ce que vous voulez.

Participants vous montre tous les participants et indique à côté de leur nom si leur audio est activé ou désactivé, ou s’ils partagent leur webcam.

le Bavarder est pratique pour inclure un message de bienvenue, envoyer du texte en privé à un participant ou communiquer avec votre équipe en cas de problème audio.

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Chacune de ces sections a un objectif utile. Alors, profitez de ces fonctionnalités et essayez de vous familiariser avec eux avant de mener votre première réunion officielle.

Fin de votre réunion

Pour terminer votre réunion et fermer l’application sur un ordinateur Windows, sélectionnez simplement la flèche à côté de Aller à une réunion dans la navigation supérieure et sélectionnez Sortie – Fin de la réunion.

Sur un Mac, accédez à Fichier dans le menu GoToMeeting de votre ordinateur et choisissez Fin de la réunion des options. Il vous sera alors demandé de confirmer la fin de la réunion.

GoToMeeting - Fin de la réunion

Rejoindre une réunion

Si vous êtes un participant à la réunion et non le présentateur, vous n’avez pas besoin de configurer un compte avec GoToMeeting pour rejoindre une session. Vous pouvez soit visiter le site Web et cliquer sur Rejoignez une réunion ou utilisez le lien fourni par l’initiateur de la réunion et entrez son ID de réunion si vous y êtes invité.

GoToMeeting - Rejoindre la réunion

Notes sur les enregistrements

Si tu as un plan payé et utilisez l’option d’enregistrement, il y a quelques éléments clés à garder à l’esprit:

  1. Vous pouvez choisir d’enregistrer uniquement l’écran du présentateur ou d’inclure l’audio de tous les participants qui parlent pendant la session.
  2. Si vous arrêtez l’enregistrement pendant une réunion, vous pouvez facilement recommencer en cliquant sur le Redémarrer bouton.
  3. Lorsque vous terminez la réunion, une fenêtre contextuelle s’affiche automatiquement concernant votre enregistrement. Vous avez ensuite des options pour convertir l’enregistrement immédiatement ou ouvrir le dossier des enregistrements. Notez que les enregistrements doivent être convertis pour être visionnés ultérieurement avec les formats de fichiers WMV, MOV ou MP4, selon votre plate-forme.
  4. Vos enregistrements seront sauvegardés localement sur votre ordinateur par défaut et vous pouvez modifier l’emplacement du fichier si nécessaire. Pour modifier cela sur un ordinateur Windows, sélectionnez simplement la flèche à côté de Aller à une réunion dans la navigation supérieure et sélectionnez Préférences> Enregistrement. Sur un Mac, accédez à Aller à une réunion dans le menu de votre ordinateur et choisissez Préférences> Enregistrements.
  5. Le partage ou l’envoi d’un enregistrement n’est actuellement pas une option de l’application GoToMeeting.

GoToMeeting - Enregistrement Convertir un fichier

Avez-vous organisé une session GoToMeeting?

Si vous avez organisé une réunion en ligne à l’aide de GoToMeeting et que vous avez vous-même quelques conseils utiles, n’hésitez pas à les partager dans les commentaires ci-dessous.

Moyens Staff
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