Créer une table des matières à partir de plusieurs documents Word 2010

Créez-vous un très long document, mais détestez-vous l’idée de gérer la fonctionnalité de document maître de Word? La fonctionnalité de document maître dans Word a été connue dans le passé pour corrompre des documents.

Il existe un moyen de contourner l’utilisation d’un document maître. Vous pouvez conserver un fichier distinct pour chaque section de votre document et créer une table des matières commune dans un autre fichier. Cela nécessite un formatage manuel, mais ce n’est pas si difficile. Pour ce faire, vous devez utiliser les styles de titre intégrés dans Word dans tous vos documents de section distincts. De plus, pour simplifier le processus, nous vous recommandons de placer tous les fichiers de section séparés et le fichier de table des matières dans le même répertoire.

Créez un nouveau document Word pour la table des matières, en indiquant dans le nom de fichier qui contient la table des matières.

Cliquez sur l’onglet Insertion sur le ruban. Dans le groupe Texte, cliquez sur Parties rapides et sélectionnez Champ dans le menu déroulant.

La boîte de dialogue Champ s’affiche. Dans la zone Veuillez choisir un champ, faites défiler la liste des noms de champs vers le bas et sélectionnez RD, qui signifie Document de référence.

Dans la zone Propriétés du champ, entrez le nom du premier document Word à inclure dans la table des matières. Si le fichier Word ne se trouve pas dans le même répertoire que le fichier de table des matières, veillez à inclure le chemin d’accès complet au fichier.

REMARQUE: c’est là qu’il est utile si vous conservez tous les fichiers Word à inclure dans la table des matières dans le même répertoire que le fichier Word de la table des matières.

Si le fichier Word que vous incluez se trouve dans le même répertoire que le fichier de table des matières, cochez la case Le chemin est relatif au document actuel dans la zone Options de champ.

Cliquez sur OK.

Si vous ne voyez pas le code de champ dans le document, cliquez sur l’onglet Accueil, puis sur le bouton de symbole de paragraphe pour afficher le texte masqué.

Suivez les instructions ci-dessus pour chaque document Word que vous souhaitez inclure dans la table des matières.

Nous voulons insérer la table des matières au début du document avant les codes de champ, placez donc le curseur avant le premier code de champ et appuyez sur Entrée. Ensuite, cliquez sur l’onglet Références du ruban, puis sur Table des matières dans le groupe Table des matières. Sélectionnez l’une des options de table automatique.

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La table des matières est insérée au niveau du curseur. Si vous ne voyez qu’un code de champ affiché (semblable aux codes RD que vous avez insérés), placez le curseur dans le code de champ et appuyez sur Alt + F9 pour afficher la table des matières.

Vous remarquerez que toutes les pages sont numérotées «1». Chacun de nos documents ne comporte qu’une seule page et commence par «1» comme premier numéro de page. C’est là que le réglage manuel entre en jeu. Vous devez changer le numéro de page de départ pour chacun des documents inclus dans la table des matières.

REMARQUE: cela peut prendre du temps si vous avez beaucoup de documents. Chaque fois que vous mettez à jour un document et que la pagination change, vous devez mettre à jour tous les documents après celui-ci pour commencer avec le numéro de page correct.

Ouvrez le deuxième document inclus dans la table des matières. S’il n’y a pas encore de numéros de page dans le document, cliquez sur l’onglet Insertion sur le ruban et cliquez sur Numéro de page dans le groupe En-tête et pied de page. Sélectionnez l’emplacement où vous souhaitez placer le numéro de page dans le menu déroulant, puis sélectionnez le style dans le sous-menu.

Pour modifier le numéro de page de départ, cliquez à nouveau sur Numéro de page dans le groupe En-tête et pied de page et sélectionnez Formater les numéros de page dans le menu déroulant.

Dans la boîte de dialogue Format du numéro de page, entrez le numéro de page de départ dans la zone d’édition Commencer à. Lorsque vous entrez une valeur dans la zone, le bouton radio Commencer à est automatiquement sélectionné. Cliquez sur OK.

Répétez les étapes ci-dessus pour modifier le numéro de page de départ pour chacun des documents inclus dans la table des matières. Lorsque tous les documents ont été mis à jour, ouvrez à nouveau le fichier Word de la table des matières. Placez le curseur dans le champ Table des matières. Certaines options s’affichent au-dessus de la table des matières. Cliquez sur Mettre à jour la table.

Si vous avez ajouté des en-têtes supplémentaires à l’un des documents inclus, la boîte de dialogue suivante s’affiche et vous demande si vous souhaitez mettre à jour uniquement les numéros de page de l’ensemble du tableau, ce qui inclut l’ajout de nouveaux en-têtes et la suppression des en-têtes supprimés. Sélectionnez l’option souhaitée et cliquez sur OK.

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Les numéros de page sont mis à jour pour refléter les modifications apportées dans les documents séparés.

C’est un processus fastidieux si vous avez beaucoup de documents séparés à inclure dans la table des matières, mais c’est un moyen d’éviter d’utiliser des documents maîtres. Cette solution n’est pas parfaite, mais elle fonctionne.

Moyens Staff
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