À mesure que le remplissage des formulaires de demande et des documents juridiques évolue dans un environnement de plus en plus numérique, la nécessité d’authentifier et d’autoriser les documents avec une signature devient de plus en plus importante.

L’option lente et résolument “non verte” consiste à imprimer les documents, à les signer, puis à numériser les originaux. Mais pourquoi faire ça quand tu peux créer une signature numérique pour une utilisation sur tout document approprié?

Pourquoi vous avez besoin d’une signature électronique

Une signature électronique ou numérique est une marque ou un symbole utilisé pour accepter un contrat ou un document ou pour confirmer les détails enregistrés. Elle a le même objectif qu’une signature griffonnée à l’encre mais présente plusieurs avantages.

Une signature numérique est:

  • Vite: il n’est pas nécessaire d’imprimer un document pour le signer physiquement et numériser les résultats. Le document peut être signé électroniquement et partagé sans effort par e-mail, une ressource réseau partagée ou un lecteur cloud.
  • Rentable: malgré les frais généraux de mise en œuvre, les signatures numériques permettent d’économiser sur les frais de port et d’expédition pour les documents vitaux et urgents. Les coûts de classement et d’archivage sont également réduits.
  • Efficace: Outre la vitesse, une signature numérique peut rationaliser le flux de travail, avec une gestion et un suivi des documents simplifiés grâce à l’indexation numérique et à la recherche de fichiers informatiques.
  • Sécurise: l’utilisation d’une signature électronique réduit le risque d’altération ou de traitement de documents à motivation criminelle. Les documents électroniques signés numériquement comportent un sceau numérique qui met en évidence les modifications apportées.
  • Facile à stocker: tandis que les coûts d’archivage sont réduits, il en va de même pour les biens immobiliers nécessaires pour stocker les documents. Cela peut entraîner des économies budgétaires et une utilisation plus efficace de l’espace.
  • Vite: plus important encore, la création d’une signature numérique est facile.

Plusieurs méthodes sont disponibles pour créer une signature numérique. Voyons comment en créer un avec CocoSign.

Créer une signature électronique avec CocoSign

CocoSign est une plate-forme qui permet et prend en charge la création de signatures numériques et les ajoute aux documents. Examinons plus en détail la signature d’un document dans CocoSign.

Pour créer votre propre signature électronique gratuitement, rendez-vous sur CocoSign, et cliquez sur Créer un compte gratuit.

Télécharger un document à signer

Dans le tableau de bord du compte, cliquez sur Commencer ou Inscrivez-vous, puis faites glisser et déposez le document à signer dans le Ajouter des documents la fenêtre. Vous pouvez également cliquer sur Télécharger le document pour ouvrir le navigateur de fichiers de votre ordinateur.

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CocoSign prend en charge les fichiers PDF, DOC, XLS et JPG. Vous pouvez également télécharger des fichiers depuis Google Drive, One Drive, Box ou Dropbox.

Ajouter une signature à votre document

Une fois le document téléchargé, faites défiler jusqu’au point où la signature est requise. Vous devrez peut-être sélectionner la bonne page dans le volet gauche.

Lorsque vous êtes prêt, cliquez et faites glisser le Signature de la section Outils dans la position souhaitée. Vous avez maintenant trois choix pour créer une signature numérique:

  • Type: tapez simplement vos initiales et votre nom de famille, puis sélectionnez une police appropriée.
  • Dessiner: utilisez un stylet pour dessiner votre signature (ce n’est pas idéal pour la plupart des pavés tactiles d’ordinateurs portables).
  • Télécharger: avec cette option, téléchargez simplement une numérisation, une photo ou une autre image enregistrée de votre signature.

Si nécessaire, ajoutez Initiales, Date / heure, tout supplément utile Texte (signature de notes, par exemple) et même Email ou Pièces jointes au document. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Prochain pour signer numériquement le document.

Félicitations, vous venez de fait votre propre signature électronique!

Si une signature numérique est créée conformément aux spécifications de la loi uniforme sur les transactions électroniques (UETA) et de la signature électronique dans la loi de 2000 sur le commerce mondial et national (ESign), elle a l’équivalent légalité d’une signature créé à l’aide d’un stylo.

La légalité d’une signature électronique diffère selon votre région. Si vous avez des inquiétudes, vérifiez la législation locale pour confirmer l’état des signatures numériques.

Notez cependant que certains types de documents ne peuvent pas être signés numériquement. Les accords immobiliers, les actes d’adoption, les documents judiciaires et les testaments doivent être signés à l’ancienne – avec un stylo. Les documents de procuration nécessitent également une signature physique.

Créez une signature numérique et améliorez votre flux de travail

Avec votre signature numérique créée et stockée sur votre ordinateur, la signature de documents électroniques devient instantanément plus rapide. Mais ce n’est pas le seul avantage du workflow.

Vous économiserez du papier et de l’encre, tandis que le besoin de stocker des documents signés sera réduit car vous aurez une copie numérique. Le suivi des documents devient plus facile car vous pouvez vous fier aux fonctions de recherche informatique plutôt qu’aux boîtes de papier.

Par conséquent, les coûts de stockage du papier et même de recyclage des déchets de papier seront réduits.

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Les signatures électroniques signifient un délai d’exécution plus rapide. Le destinataire lit, signe et retourne simplement – il n’y a pas d’étape d’impression pour ralentir le processus. Et, peut-être plus important encore, la sécurité est améliorée. Les signatures numériques réduisent le risque d’altération, les documents étant protégés contre la falsification.

Comme les signatures numériques sont si faciles à créer, il est logique de créer les vôtres avec CocoSign.