Dix conseils essentiels pour la gestion du temps

Au cours des six dernières années, j’ai recueilli de nombreux conseils sur la gestion du temps. Certains d’entre eux ont été utiles et, franchement, certains ont été inutiles. Ici, j’ai compilé les dix qui m’ont le mieux servi. Et oui, je suis sûr que vous en avez déjà entendu quelques-uns… mais les faites-vous réellement?

Peu importe que vous soyez indépendant, salarié ou étudiant: au cours des six dernières années, j’ai été étudiant de premier cycle, employé à temps plein, étudiant de troisième cycle à temps partiel et pigiste – et ces conseils fonctionnent pour toutes ces situations!

  1. Trois choses importantes

    C’est la technique du «gros rocher d’abord» qui consiste à programmer vos trois tâches les plus importantes dans votre journée et à laisser tout le reste couler autour d’elles.

Au cas où vous n’auriez jamais rencontré l’analogie des «roches» auparavant, voici ce qui suit:

On vous donne un pot, trois gros rochers, une poignée de cailloux et du sable. Si vous versez d’abord le sable et les cailloux dans le pot, il n’y aura pas de place pour y forcer les roches – mais si vous mettez les roches en premier, les cailloux peuvent couler autour des roches, alors le sable peut être versé dans combler les lacunes.

  • Ayez toujours un bloc-notes

    Combien de fois avez-vous été coincé à attendre un train ou à faire la queue à la banque avec absolument rien à faire? Gardez un bloc-notes dans votre poche ou votre sac à main et vous serez toujours en mesure de faire un travail productif: qu’il s’agisse d’un aperçu de votre prochain projet, d’une liste d’idées de nouveaux produits ou de quelques notes pour un article ou une nouvelle.

Si vous avez un PDA ou un téléphone sur lequel vous pouvez taper, essayez de l’utiliser au lieu d’un bloc-notes – vous pouvez transférer vos notes sur votre ordinateur.

  • Créer des listes de contrôle

    Vous êtes-vous déjà retrouvé à tergiverser sur de grands projets – ou à faire tourner vos roues sans grande idée de ce qui doit être fait ensuite? Pour presque tous les projets, une liste de contrôle est un bon moyen de rester sur la bonne voie. Vous pouvez conserver des listes de contrôle comme:

    • Livres et articles à lire pour votre prochain essai
    • Étapes à suivre chaque fois que vous prenez un nouveau client
    • Procédures de bureau, telles que la fermeture la nuit

    Les listes de contrôle sont particulièrement importantes pour les tâches que vous effectuez régulièrement: elles vous feront gagner du temps d’essayer de déterminer exactement ce dont vous avez besoin pour créer un nouveau site Web ou lancer un nouveau produit. Décomposer un grand projet en tâches individuelles est également un excellent moyen d’éviter la procrastination.

  • Travailler en courtes rafales

    Beaucoup de gens font l’erreur d’essayer de travailler pendant de longues heures d’affilée. Inévitablement, ils manquent d’énergie rapidement – ou finissent par travailler de manière inefficace. Il est beaucoup plus facile de se concentrer lorsque vous travaillez pendant une courte période, c’est pourquoi il est normalement conseillé aux étudiants d’étudier pendant des périodes de 20 à 45 minutes, en prenant des pauses fréquentes.

Si vous avez du mal à vous concentrer sur le travail, réglez une minuterie sur vingt minutes et voyez tout ce que vous pouvez faire pendant ce temps. Vingt minutes de travail concentré peuvent être plus productives que deux heures de bidouillage.

  • Fais une chose

    Notre monde devient plus rapide et plus occupé que jamais. Il est trop courant pour nous de répondre à des e-mails, de rester en contact avec des amis sur Twitter et de discuter avec des collègues – tout en essayant de terminer ce rapport de grande entreprise. Pas étonnant que nous finissions par travailler tard.

Les experts estiment maintenant qu’il vaut mieux pour nous de nous concentrer sur une tâche à la fois plutôt que sur le multitâche: chaque fois que nous basculons entre différentes tâches, nous devons nous recentrer – et nous sommes également susceptibles d’être distraits.

  • Payez-vous d’abord

    Si vous avez fait des lectures sur la gestion financière, vous avez peut-être eu l’idée de payez-vous d’abord – mettre de l’argent de côté pour vos objectifs à long terme chaque fois que vous recevez votre chèque de paie. Vous pouvez appliquer un principe similaire à votre temps, sur une base quotidienne ou hebdomadaire.

«Payez-vous d’abord» en passant une heure avant le travail chaque matin sur votre objectifs – pas sur les tâches ménagères. (Si les tâches doivent vraiment être faites, vous les accomplirez le soir.)

  • Dormez suffisamment

    Nous sommes nombreux à essayer de nous entasser davantage dans notre journée en réduisant le temps de sommeil: mais cela peut être extrêmement contre-productif. Vous ne pourrez jamais bien vous concentrer lorsque vous bâillerez sur votre clavier et si vous vous poussez trop fort pendant trop longtemps, vous risquez de tomber malade.

Certaines personnes peuvent bien fonctionner avec moins de huit heures de sommeil, mais la plupart d’entre nous ont besoin d’au moins sept heures.

  • Suivez votre temps

    Où va tout le temps? Je suis sûr que c’est une question que la plupart d’entre nous se sont posée récemment. Bien sûr, ce n’est pas difficile à savoir: passez simplement une semaine à garder une trace de votre temps, à noter ce que vous faites chaque heure.

Ne pas faites des excuses que vous «n’avez pas le temps» pour faire cela – cela ne prendra que quelques minutes supplémentaires pendant la journée (notez simplement l’heure à laquelle vous commencez et terminez chaque tâche) – et cela peut révéler un inconfort des vérités sur l’endroit où vous passez le plus clair de votre temps.

  • Programmer l’heure des e-mails

    Lorsque vous vous asseyez devant votre ordinateur le matin, quelle est la première chose que vous faites? Pour beaucoup d’entre nous, il s’agit de vérifier les e-mails. Il est facile de se laisser entraîner à répondre à une seule chose… seulement de constater que c’est l’heure du déjeuner et que vous n’avez vraiment rien accompli.

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Si vous vous trouvez en train de vérifier vos e-mails chaque fois que vous êtes bloqué ou que vous tergiversez, fixez-vous des délais rigides pour lire et répondre. Vous pouvez essayer 11h et 16h – il est peu probable que quelqu’un Besoins une réponse de votre part à 8h.

  • Déléguez chaque fois que possible

    Enfin, le meilleur moyen que j’ai trouvé pour libérer mon temps est de déléguer. Plus vous pourrez confier de tâches à d’autres personnes, plus il vous sera facile de gérer votre propre charge de travail. Cela peut signifier former un subordonné à prendre en charge certaines de vos tâches au travail, engager un assistant virtuel pour votre entreprise à domicile ou simplement demander à votre conjoint ou à vos adolescents de préparer le dîner de temps en temps.

Beaucoup d’entre nous trouvent que déléguer est stressant, alors voici quelques conseils pour bien le faire.

Lequel des dix conseils ci-dessus vous convient? Avez-vous un conseil préféré sur la gestion du temps qui ne figure pas sur cette liste? Faites le nous savoir dans les commentaires…

Ecrit le 28/12/2009 par Ali Hale. Ali est un écrivain et blogueur professionnel et un étudiant de troisième cycle en écriture créative à temps partiel. Si vous avez besoin d’un coup de main pour tout type de projet écrit, laissez-lui un message ([email protected]) ou consultez son site Web à Aliventures. Crédit photo: Woodleywonderworks
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