Dix façons de rester au top de votre travail

Avez-vous déjà eu l’impression de vous noyer dans le travail? Votre boîte de réception déborde, vous devez déplacer deux piles de papiers pour accéder à votre clavier, vous avez le sentiment constant que vous avez oublié quelque chose de vital, et ce projet majeur sur lequel vous voulez commencer à travailler reste encore une chimère.

Certaines personnes disent qu’elles «travaillent bien en situation de stress», mais la plupart d’entre nous sont plus heureux, en meilleure santé et plus productifs lorsque nous sentons que nous maîtrisons les choses. Dans cet esprit, voici dix conseils pour vous aider à rester au top de votre travail.

  1. N’en prenez pas trop

    Si vous êtes surchargé de travail, est-ce parce que vous n’êtes pas très efficace et que vous perdez du temps (soyez honnête) ou est-ce simplement parce que vous avez trop de travail?

Tous les conseils de gestion du temps dans le monde ne vous donneront pas plus de vingt-quatre heures par jour. Lorsque l’on vous propose un nouveau projet passionnant auquel participer, lorsqu’un collègue demande une faveur ou lorsque vous songez à lever la main et à faire du bénévolat lors d’une réunion… arrêtez-vous et pensez à vos autres priorités. N’oubliez pas que si votre journée est actuellement bien remplie et que vous prenez un nouveau travail, quelque chose d’autre va devoir disparaître.

  • Réduire les réunions

    De nombreux rédacteurs de la gestion du temps, de Tim Ferriss à Mark Forster, préconisent d’éviter les réunions dans la mesure du possible. Combien de fois avez-vous assisté à une réunion, ennuyé de votre crâne, souhaitant pouvoir continuer votre travail réel?

Si vous êtes obligé d’assister à des réunions régulières, essayez de réduire la fréquence (peut-être qu’une réunion d’équipe tous les quinze jours, pas toutes les semaines, serait tout aussi efficace) ou la durée (il est surprenant de voir tout ce qui peut être accompli en une demi-heure. ).

Si vous pouvez éviter les réunions, faites-le. Cela vaut doublement pour les réunions hors site – il y a beaucoup de temps perdu à aller et venir.

  • Faites une liste de choses à faire la veille

    Si vous travaillez normalement sur ce qui retient votre attention, vous travaillez de manière inefficace et vous risquez de vous sentir dépassé. Chaque soir avant d’arrêter de travailler pour la journée, dressez une liste des «choses à faire» pour le lendemain. Cela devrait couvrir les choses cruciales que vous souhaitez accomplir. Assurez-vous qu’au moins l’un d’entre eux fait progresser un projet à long terme.

Le lendemain matin, commencez sur votre liste de choses à faire avant de faire autre chose (vérifier vos courriels, bavarder autour de la fontaine à eau, faire une tournée de café).

  • «Big Rocks First»

    Il y a un adage de gestion du temps souvent cité «Big Rocks First». L’analogie est la suivante: si vous deviez remplir un pot de sable et de roches, il est difficile (presque impossible) de le faire en versant d’abord le sable puis en essayant de rentrer dans les rochers. Mais si vous ajustez d’abord toutes les roches, le sable peut simplement couler dans les espaces.

Insérez d’abord vos «gros rochers» – les principales choses sur lesquelles vous voulez travailler – dans votre journée. Tous les petits travaux comme la vérification des e-mails, le rangement de votre bureau et les appels téléphoniques peuvent s’inscrire dans de petits intervalles de temps entre les tâches plus importantes.

  • Travailler en rafales chronométrées

    Personne ne peut maintenir sa concentration pendant des heures à la fois. Et nous constatons tous que nous pouvons accélérer et bien nous concentrer quand il est 15 h 30 le vendredi, ou lorsque nous partons en vacances pendant quinze jours. Profitez de cet effet en travaillant par rafales chronométrées: par exemple, travaillez sur ce gros rapport qui vous pend depuis trente bonnes minutes (pas de vérification des e-mails, Twitter, Facebook…) Vous serez surpris de tout ce que vous pouvez faire un court laps de temps.

Il est souvent utile de l’utiliser pour faire de «gros rochers», puis pour détendre votre attention en s’occupant des tâches «de sable» comme répondre aux e-mails.

  • Développer de bons systèmes

    Nous travaillons souvent de manière inefficace parce que nous n’avons tout simplement pas pris le temps de développer un bon système pour quelque chose. Si un aspect particulier de votre travail vous cause toujours des maux de tête, il y a de fortes chances que vous deviez réparer le système que vous utilisez pour y faire face. (Dans de nombreux cas, cela signifie implémenter consciemment un système!)

Par exemple, si vous constatez que vous oubliez toujours de suivre les points d’action pour les réunions, développez un cadre pour vous aider à le faire. Cela peut signifier que vous vous planifiez quinze minutes après la réunion pour parcourir vos notes et mettre vos points d’action sur votre liste de choses à faire.

  • Limiter la vérification des e-mails

    La plupart d’entre nous passent beaucoup trop de temps sur les e-mails – certaines entreprises ont même commencé à introduire des «jours sans e-mail», où les employés sont encouragés à téléphoner ou à parler en face à face plutôt que d’utiliser des e-mails. La lecture et la réponse aux e-mails peuvent souvent être une distraction pour accomplir un travail plus important.

Essayez de «grouper» vos e-mails: au lieu de répondre dès qu’on arrive, définissez certaines heures de la journée (idéalement, pas avant 10h) où vous lirez et répondrez à tous vos e-mails.

  • Définissez vos propres délais

    Ne serait-ce pas bien si vous pouviez fixer vos propres délais? Eh bien, vous pouvez, bien sûr: il suffit de fixer votre date limite avant celle que la direction (ou votre client) vous a donnée.

Si vous souhaitez terminer chaque projet quelques jours avant la «vraie» date limite, vous vous sentirez beaucoup moins stressé (vous travaillez à votre rythme, pas à celui de quelqu’un d’autre) et vous pourrez également faire face à toute véritable urgence qui survient, sans faire sauter le délai.

  • Déléguer

    Une excellente façon de rester au top de votre travail est de confier des tâches de bas niveau à quelqu’un d’autre. Si vous êtes à la direction, vous perdez votre temps et celui de votre entreprise lorsque vous effectuez des tâches qu’un collègue junior aurait pu effectuer.

(Si, comme beaucoup de gens, vous n’êtes pas sûr de pouvoir déléguer du travail, lisez Accomplir plus chaque jour: quatre étapes pour une délégation facile)

Si vous êtes indépendant, pouvez-vous payer quelqu’un d’autre pour faire des tâches à votre place? Par exemple, vous pourriez trouver un étudiant prêt à effectuer certaines tâches administratives et vous pourriez payer un comptable pour vous aider avec vos impôts.

  • Demandez moins

    Selon votre travail, vous pourriez être incapable de déléguer quoi que ce soit – en fait, vous pourriez être submergé par d’autres personnes qui vous délèguent du travail!

Si tel est le problème, n’ayez pas peur de dire qu’on vous donne trop à faire. Votre supérieur hiérarchique peut ne pas réaliser que vous vous sentez submergé. Ne vous plaignez pas d’avoir trop de travail, mais dites-lui que vous craignez que certains aspects de votre travail ne soient pas terminés (ou soient précipités) parce que vous en avez trop.

Comment restez-vous au top de votre travail? Partagez vos conseils et idées dans les commentaires!

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