Essayez l’approche Tag-It pour une productivité quotidienne accrue

Être stressé et submergé par beaucoup de travail est assez courant. Qu’il s’agisse d’un vrai travail ou d’une perception de «je suis tellement débordé», il est difficile de penser clairement et rapidement. Pour aider, on parle souvent de priorisation, de création d’objectifs SMART, etc. Aujourd’hui, regardons un modèle hybride.

L’approche Tag-It consiste à définir un ordre d’importance et de temps pour votre liste de tâches. Vous ne voulez pas passer du temps sur les tâches les moins importantes alors que les plus importantes sont laissées sans surveillance. De plus, vous ne voulez pas perdre de temps à chercher une tâche que vous pouvez assommer avant le déjeuner, cette approche de liste aura la priorité et le temps de pesée afin que vous puissiez rapidement passer d’une tâche à l’autre.

Vous pouvez baliser les tâches à l’aide des paramètres suivants:

  1. Urgent et important
  2. Avantage énorme à l’achèvement
  3. Grandes conséquences du retard
  4. Haut sur l’irritation / agitation
  5. Temps estimé (pour terminer la tâche)

7 étapes vers l’approche Tag-It

    1. Effectuez d’abord les processus de filtrage des tâches de base. Supprimez les éléments que vous prévoyez de déléguer et supprimez les éléments qui ne sont que des éléments «souhaités».
  • Créez un tableau avec 7 colonnes. Utilisez les 5 étapes ci-dessus pour les en-têtes de colonne, puis étiquetez également une autre colonne «Nom de la tâche» et une «Nombre de oui».
  • Remplissez la première colonne avec vos tâches filtrées. N’oubliez pas – n’ajoutez pas les choses que vous donnez à quelqu’un d’autre, cette liste est pour les choses qui tu sont en cours d’exécution.
  • Pour les quatre colonnes suivantes, posez-vous simplement les questions suivantes et notez les réponses dans les catégories respectives –
    • Ma tâche est-elle urgente et importante?
    • Est-ce que je vois vraiment un avantage lorsque cette tâche est terminée?
    • Serai-je confronté à des conséquences négatives si ce projet ne se fait pas?
    • Cette tâche est-elle constamment harcelante et irritante pour moi et mes pairs?
  • La colonne «Temps estimé requis» est explicite.
  • Dans la colonne de comptage, additionnez simplement le nombre de «Oui» de votre tâche. Une tâche avec 1 «oui» n’est pas trop importante par rapport à une tâche qui accumule 4 réponses oui.
  • Commencez à ramasser les tâches en groupes par ordre décroissant de la colonne Count et terminez-les aussi vite que possible.

Utilisation efficace de la colonne de temps estimé

La colonne “Temps estimé” est un excellent moyen de créer votre horaire de travail pour un jour / semaine ou plus.

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Par exemple, si une réunion est annulée et que vous avez soudainement une heure libre, regardez votre liste et choisissez de supprimer quelque chose qui prend moins d’une heure. Avoir cette liste à portée de main et prédéterminée vous empêchera de rester assis pendant 20 minutes à vous demander sur quoi vous devriez travailler, ou pire, à visiter votre boîte de réception et à tuer simplement une heure de rebond entre Facebook et e-mail.

Vous pouvez également utiliser «Temps estimé» pour définir un ordre de priorité au sein de votre groupe de tâches. En fonction de ce qui fonctionne pour vous, vous pouvez soit vous frayer un chemin du plus long au moins chronophage (tâches plus importantes en premier) ou l’inverse (tâches les plus rapides en premier).

Personnalisation de l’approche Tag-It

Pour l’exemple ci-dessus, nous n’avons utilisé que cinq paramètres, en fonction de votre situation unique, vous pouvez ajouter ou supprimer tout paramètre que vous souhaitez.

Par exemple, si vous travaillez en équipe et que vous souhaitez utiliser l’approche tag-it, vous pouvez envisager d’ajouter «A des dépendances» en tant que paramètre. Cela vous aidera à choisir d’abord les tâches qui doivent être terminées avant que d’autres puissent commencer leurs tâches.

Exemples de paramètres supplémentaires que vous pouvez utiliser: peut devenir un goulot d’étranglement? Impact sur le client? Est-ce important mais pas urgent? Vous comprenez. Choisissez les choses qui sont importantes, mais n’ajoutez pas de critères simplement pour avoir un plan complexe ». Choisissez vraiment pertinent qui a un impact réel sur les préoccupations. Au fil du temps, au fur et à mesure que vous vous familiarisez avec les tâches de balisage, votre feuille de balises ou votre fichier peut devenir un seul endroit où vous notez les détails de planification spécifiques à la tâche.

Comment vous voyez-vous en utilisant l’approche tag-it? À quelles personnalisations pouvez-vous penser?

Écrit le 13/09/2011 par Avani Mehta. Avani écrit sur la motivation, le bonheur et l’efficacité personnelle sur son blog de développement personnel. Rendez-vous sur son site pour récupérer une copie de son livre électronique gratuit: Les fabuleux motivateurs Crédit photo: kalyan02

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