Formater automatiquement les données dans des feuilles de calcul Excel avec une mise en forme conditionnelle

Microsoft Excel est un outil dynamique utilisé à la fois pour les tâches professionnelles et personnelles. Une fonctionnalité robuste est appelée formatage conditionnel. Cette fonctionnalité peut être utile pour les situations quotidiennes ainsi que celles liées au travail. Mais, cela peut aussi être écrasant si vous ne l’avez jamais utilisé.

Voici quelques utilisations générales du formatage conditionnel, comment les configurer et, bien sûr, ce que cette fonctionnalité est capable de faire.

Explication du formatage conditionnel

Cette merveilleuse fonctionnalité Excel applique un formatage aux cellules en fonction des données renseignées. Que vous saisissiez un nombre, un pourcentage, une lettre, une formule ou un mot, la mise en forme sera appliquée automatiquement selon les règles que vous avez définies.

Par exemple, si vous souhaitez que la cellule soit mise en surbrillance en rouge à chaque fois que vous entrez la lettre A, il s’agit d’une configuration simple.

Mise en forme conditionnelle Excel Nouvelle règle

L’outil dispose d’une variété de paramètres, d’options et de règles qui permettent de gagner du temps en repérant les éléments importants. Et, pour ceux qui connaissent la fonctionnalité, elle peut être utilisée de manière assez extensive. Cependant, il peut également être avantageux pour les tâches quotidiennes de l’école, de la maison, du travail et des activités personnelles et pour ceux qui ne l’ont jamais utilisé auparavant.

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Pour l’école: voir les choses plus simplement

Que ce soit au lycée ou au collège, vous pouvez garder une trace de vos devoirs, dates d’échéance et notes dans Excel. Avec quelques options de mise en forme conditionnelle pratiques, vous pouvez rapidement voir les éléments importants en un coup d’œil.

Pour les dates d’échéance, vous pouvez appliquer la mise en forme de différentes manières pour mettre en évidence ce qui est en souffrance, dû demain ou dû le mois prochain. Cela ne prend que quelques étapes:

  1. Sélectionnez les cellules dans lesquelles vous ajouterez les dates d’échéance.
  2. Cliquez sur Mise en forme conditionnelle sur le Accueil languette.
  3. dans le Mettre en évidence les règles des cellules section, choisissez Une date se produisant.
  4. Ensuite, choisissez vos critères tels que Au cours des 7 derniers jours avec Texte rouge et Demain avec Remplissage jaune.

Cela vous aidera à voir ces dates importantes de manière rapide et facile. Les affectations en souffrance ou dues demain apparaîtront immédiatement.

Formatage conditionnel Excel - Dates d'échéance des écoles

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Pour suivre les notes et repérer facilement vos notes inférieures, vous pouvez appliquer une mise en forme pour les notes en lettres et en chiffres qui incluent une plage.

  1. Sélectionnez les cellules dans lesquelles vous allez ajouter les notes.
  2. Cliquez sur Mise en forme conditionnelle sur le Accueil languette.
  3. dans le Mettre en évidence les règles des cellules section, sélectionnez Entre.
  4. Ensuite, ajoutez vos valeurs telles qu’entre C et F ou 0 et 2 avec Remplissage rouge.

Cela vous donne un moyen simple et agréable de voir dans quelle mesure vos cours se déroulent et où vos notes sont inférieures.

Formatage conditionnel Excel - Grades scolaires

Pour la maison: Soulignez ce qui est important

La mise en forme conditionnelle d’Excel peut être tout aussi utile si vous utilisez l’application à la maison. Pour les finances, les projets domestiques et les listes de tâches, faites apparaître ces éléments importants en quelques étapes simples.

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Si vous l’utilisez pour votre budget mensuel, par exemple, vous pouvez détecter rapidement les problèmes. Que vous ayez créé votre propre feuille de calcul ou que vous utilisiez un modèle pratique, appliquer automatiquement la mise en forme aux nombres négatifs est utile.

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  1. Sélectionnez les cellules dans lesquelles vous entrerez les nombres ou les formules.
  2. Cliquez sur Mise en forme conditionnelle sur le Accueil languette.
  3. dans le Mettre en évidence les règles des cellules section, sélectionnez Moins que.
  4. Puis ajouter avec le point culminant que vous souhaitez. Dans cet exemple, nous avons sélectionné Format personnalisé avec Remplissage jaune pour faire ressortir ces cellules.

Cela fournit une méthode rapide pour voir les nombres négatifs dans votre budget. Et rappelez-vous, vous pouvez appliquer n’importe quel type de mise en forme pour le rendre plus visible pour vous du surlignage au texte à la couleur de la bordure.

Formatage conditionnel Excel - Budget personnel

Excel est également un outil populaire pour les listes de tâches et il n’y a pas de meilleure façon de voir les éléments que vous avez et que vous n’avez pas terminés qu’avec le formatage automatique. Avec cette approche, toute tâche non marquée terminée avec un X sera mis en évidence.

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  1. Sélectionnez les cellules dans lesquelles vous entrerez l’indicateur terminé (X).
  2. Cliquez sur Mise en forme conditionnelle sur le Accueil languette.
  3. dans le Mettre en évidence les règles des cellules section, faites défiler jusqu’à Plus de règles.
  4. Dans la fenêtre contextuelle, choisissez Formater uniquement les cellules contenant.
  5. En bas sous Modifier la description de la règle, sélectionnez Blancs dans la liste déroulante.
  6. Puis clique Format pour sélectionner la surbrillance que vous souhaitez appliquer, par exemple, remplissez la cellule d’orange.

L’application de cette mise en forme ne prend qu’une minute et peut être très utile pour suivre les tâches que vous n’avez pas encore terminées.

Formatage conditionnel Excel - Tâches personnelles

Pour le personnel: faites ressortir vos objectifs

Beaucoup de gens suivent attentivement leurs objectifs personnels. Des séances d’entraînement au maintien du poids en passant par le comptage des calories, vous pouvez voir dans quelle mesure vous atteignez ces objectifs avec des options de formatage intéressantes.

Pour compter et suivre l’apport calorique, appliquez un formatage pour voir quand vous dépassez et sous votre objectif ou limite pour la journée. Dans ce cas, nous appliquerons deux règles distinctes.

  1. Sélectionnez les cellules où vous entrerez le nombre de calories.
  2. Cliquez sur Mise en forme conditionnelle sur le Accueil languette.
  3. dans le Mettre en évidence les règles des cellules section, sélectionnez Plus grand que.
  4. Ensuite, ajoutez le nombre d’objectif calorique avec la surbrillance que vous souhaitez. Dans cet exemple, nous avons sélectionné 200 avec Remplissage rouge. Cela montrera lorsque nous dépasserons la limite calorique.

Formatage conditionnel Excel - Calorie personnelle

Ensuite, définissez la règle pour descendre en dessous de la limite de calories.

  1. Sélectionnez les mêmes cellules que dans la première règle.
  2. Cliquez sur Mise en forme conditionnelle sur le Accueil
  3. dans le Mettre en évidence les règles des cellules section, sélectionnez Moins que.
  4. Ensuite, ajoutez le nombre d’objectif calorique avec la surbrillance que vous souhaitez. Dans cet exemple, nous avons sélectionné 200 avec Remplissage vert.

Formatage conditionnel Excel - Personal Calorie 2

Gardez à l’esprit que dans cet exemple, si vous entrez le nombre exact 200 pour le nombre de calories, aucun formatage ne sera appliqué. En effet, le nombre ne tombe dans aucune des deux règles.

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Pour les entreprises: faites ressortir l’audace

Pour ceux qui travaillent à distance ou en tant qu’entrepreneurs indépendants, Excel peut être utilisé pour des tâches telles que le suivi du temps ou les estimations de projet.

Avec un moyen pratique de garder une trace des heures travaillées et d’afficher un aperçu de la semaine ou du mois, le formatage avec des barres de données peut être très utile.

  1. Sélectionnez les cellules dans lesquelles vous entrerez le nombre d’heures.
  2. Cliquez sur Mise en forme conditionnelle sur le Accueil languette.
  3. dans le Barres de données , sélectionnez soit Remplissage en dégradé ou Remplissage solide, selon votre préférence.

Une fois que vous avez entré des nombres dans les cellules désignées, vous verrez la barre de données s’ajuster. Plus le nombre est bas, plus la barre est petite et vice versa. Vous pouvez également appliquer la mise en forme aux totaux que vous avez calculés en bas. C’est une belle façon de voir vos jours, semaines ou mois de travail les plus lourds et les plus légers.

Formatage conditionnel Excel - Heures de travail

Une autre excellente utilisation de la mise en forme conditionnelle pour les entreprises est la gestion de projets. L’utilisation de formes d’indicateur et la mise en évidence d’éléments tels que la priorité et l’effort peuvent être bénéfiques, en particulier lors du partage des données avec d’autres.

Pour définir des priorités en utilisant des nombres avec 1 comme priorité la plus élevée en rouge et 3 comme la plus faible en vert, vous pouvez appliquer une mise en forme de forme.

  1. Sélectionnez les cellules dans lesquelles vous saisirez les chiffres.
  2. Cliquez sur Mise en forme conditionnelle sur le Accueil languette.
  3. dans le Jeu d’icônes , sélectionnez les formes que vous souhaitez utiliser.

Formatage conditionnel Excel - Priorité au travail

Maintenant que vous entrez les chiffres 1, 2 et 3, vous verrez les formes ajuster leur couleur. N’oubliez pas que si vous utilisez plus de trois nombres, ce qui équivaut aux trois formes, ils changeront en conséquence. Par exemple, 1 restera rouge, tandis que 2 et 3 deviendront jaunes et 4 seront verts. Vous pouvez également inverser l’ordre des formes et attribuer des numéros spécifiques en sélectionnant Formatage conditionnel> Jeux d’icônes> Plus de règles.

Pour définir l’effort d’un projet ou d’une tâche, vous pouvez appliquer la mise en forme à l’aide d’un mot spécifique tel que petit, moyen ou grand.

  1. Sélectionnez les cellules dans lesquelles vous entrerez le mot effort.
  2. Cliquez sur Mise en forme conditionnelle sur le Accueil languette.
  3. dans le Mettre en évidence les règles des cellules section, sélectionnez Texte qui contient.
  4. Tapez le mot que vous souhaitez mettre en surbrillance, tel que Petit puis choisissez le format, tel que Remplissage jaune. Vous pouvez faire de même pour les moyennes et grandes pour leur donner une couleur différente.

Avec ce type de règle mis en place, tout ce que vous avez à faire est de taper un mot et la cellule sera automatiquement formatée pour vous. Cela rend la visualisation de vos projets ou tâches avec un coup d’œil extrêmement facile.

Formatage conditionnel Excel - Effort de travail

Êtes-vous prêt à appliquer une mise en forme conditionnelle?

Avez-vous essayé la mise en forme conditionnelle pour les activités quotidiennes? Ou êtes-vous prêt à vous amuser avec cette fonctionnalité?

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Moyens Staff
Moyens I/O Staff vous a motivé, donner des conseils sur la technologie, le développement personnel, le style de vie et des stratégies qui vous aider.