Gagnez du temps avec les dossiers de recherche personnalisés dans Microsoft Outlook

La recherche dans Outlook est assez facile, mais pourquoi se donner la peine de taper les mêmes recherches encore et encore si vous les effectuez régulièrement? Les dossiers de recherche personnalisés vous permettent d’enregistrer ces recherches personnalisées afin que vous puissiez y revenir en un ou deux clics.

Et bien qu’il soit tentant de penser aux dossiers de recherche personnalisés comme une recherche enregistrée, ils sont en fait plus cool que cela. Puisqu’ils sont automatiquement mis à jour, ils fonctionnent en fait plus comme des dossiers virtuels – similaires à la fonctionnalité Libellés de Gmail, mais plus puissants. Vous voulez un dossier qui n’affiche que les messages non lus, provenant d’une certaine personne et contenant une ou plusieurs pièces jointes? Aucun problème.

Voyons comment les configurer.

Créer un dossier de recherche prédéfini dans Outlook

Outlook a déjà un certain nombre de dossiers de recherche prédéfinis que vous pouvez utiliser. Vous ne pouvez pas personnaliser davantage l’un de ces éléments, mais ils valent la peine d’être examinés en premier au cas où ils couvrent vos besoins.

Pour commencer, vous trouverez vos dossiers de recherche au bas de la liste des dossiers dans votre fichier de données Outlook sur le côté gauche de la fenêtre. Chaque fichier de données a son propre dossier de recherche, donc si vous utilisez Outlook pour vérifier plusieurs comptes, vous pouvez configurer différents dossiers de recherche pour chacun.

Cependant, vous ne pourrez même pas sélectionner ce dossier “Dossiers de recherche” tant que vous n’aurez pas créé votre premier dossier de recherche. Pour créer un dossier de recherche, passez à l’onglet «Dossier» sur le ruban, puis cliquez sur le bouton «Nouveau dossier de recherche».

Cela ouvre la fenêtre Nouveau dossier de recherche. Vous verrez un tas de dossiers de recherche prédéfinis organisés en catégories telles que Lecture du courrier, Courrier provenant de personnes et de listes et Organisation du courrier. La plupart des dossiers sont assez explicites, nous ne les traiterons donc pas en détail – vous pouvez simplement les parcourir.

Ici, nous créons un nouveau dossier de recherche qui affiche les messages non lus. C’est un dossier de recherche très pratique car il montre tous vos courriers non lus, quel que soit le dossier dans lequel ils sont stockés. Cliquez simplement sur le dossier de recherche que vous souhaitez créer, puis cliquez sur le bouton «OK».

Assez simple, non? Jetons maintenant un œil à la création de vos propres dossiers de recherche personnalisés, qui sont bien plus puissants.

En relation :  Apprenez à prendre des photos iPhone comme un pro avec ces cours

Créer un dossier de recherche personnalisé dans Outlook

Les dossiers de recherche personnalisés vous permettent de définir des critères supplémentaires que les dossiers de recherche prédéfinis n’incluent pas. Vous pouvez pratiquement effectuer une recherche par n’importe quel champ contenu dans un message Outlook. Plus important encore, vous pouvez créer un dossier de recherche personnalisé qui utilise plusieurs critères pour sélectionner les messages. Par exemple, vous pourriez avoir un seul message d’affichage de certaines personnes et qui ont des mots spécifiques dans la ligne d’objet.

Pour créer un dossier de recherche, passez à l’onglet «Dossier» sur le ruban, puis cliquez sur le bouton «Nouveau dossier de recherche».

Dans la fenêtre Nouveau dossier de recherche, faites défiler vers le bas de la liste, sélectionnez l’option «Créer un dossier de recherche personnalisé», puis cliquez sur le bouton «Choisir» qui apparaît.

Dans la fenêtre Dossier de recherche personnalisée, saisissez un nom pour votre dossier.

Ensuite, vous allez définir les critères de recherche, cliquez donc sur le bouton “Critères”.

La fenêtre Critères du dossier de recherche vous permet de vraiment personnaliser votre recherche et vous pouvez sélectionner autant de critères disponibles que vous le souhaitez.

L’onglet «Messages» contient des critères de base qui vous permettent de rechercher des mots spécifiques dans l’objet ou le corps du message, les expéditeurs et les destinataires. Vous pouvez également limiter la recherche aux messages pour lesquels vous êtes la seule personne sur la ligne «À» ou sur la ligne «À» ou «Cc» avec d’autres personnes.

Et vous pouvez même spécifier une plage horaire pour les messages en fonction du moment où ils ont été reçus, envoyés, modifiés, etc. Ainsi, par exemple, vous pouvez afficher uniquement les messages reçus au cours des sept derniers jours.

L’onglet “Plus de choix” fournit encore plus de critères pour affiner votre recherche. Vous pouvez rechercher par messages dans des catégories spécifiques, ceux qui ne sont pas lus ou ont des pièces jointes, selon l’importance du message, ceux qui sont marqués ou non, et même par la taille réelle du message. Ce dernier peut être utile pour rechercher et supprimer des pièces jointes volumineuses, en passant.

L’onglet «Avancé» vous permet d’ajouter des critères basés sur tous les champs qu’un objet Outlook peut stocker. Il y en a beaucoup, nous ne les couvrirons donc pas ici. Mais si vous avez besoin de rechercher quelque chose que vous n’avez pas trouvé dans les autres onglets, il y a de fortes chances que vous le trouviez en cliquant sur ce bouton «Champ» et en parcourant les menus.

En relation :  Comment utiliser Gmail hors ligne: le guide complet

Lorsque vous avez terminé de définir tous les critères souhaités sur ces trois onglets, continuez et cliquez sur le bouton «OK» pour revenir à la fenêtre Dossier de recherche personnalisée. Il y a encore une chose que vous voudrez peut-être configurer ici avant d’avoir terminé.

Par défaut, la recherche personnalisée que vous créez sera extraite de tous les dossiers de votre fichier de données Outlook. Si vous souhaitez limiter cela à certains dossiers, cliquez sur le bouton «Parcourir».

Dans la fenêtre Sélectionner des dossiers, sélectionnez les dossiers que vous souhaitez inclure dans la recherche, puis cliquez sur le bouton «OK».

Et puis de retour dans la fenêtre principale de personnalisation, continuez et cliquez à nouveau sur «OK».

Outlook crée le dossier de recherche personnalisé et l’ajoute à votre vue de dossier.

Une fois que vous avez pris l’habitude de l’utiliser, la fonction Dossier de recherche personnalisée est assez puissante. Voici quelques exemples de choses pour lesquelles vous pourriez utiliser les dossiers de recherche:

  • Messages de et vers votre patron
  • Messages avec des indicateurs de suivi non résolus par catégorie (par exemple, vous pouvez rechercher uniquement les éléments non résolus dans la catégorie personnelle)
  • Messages de grande importance
  • Messages vers et depuis un client (vous pouvez même utiliser leur domaine complet dans le champ de recherche et choisir de rechercher tous les champs)
  • Messages avec pièces jointes et dépassant une certaine taille (idéal pour se débarrasser des pièces jointes volumineuses et réduire la taille de votre fichier de données)

Et cela ne fait qu’effleurer la surface. Alors, quels types de dossiers de recherche créez-vous? Faites le nous savoir dans les commentaires!

Moyens Staff
Moyens I/O Staff vous a motivé, donner des conseils sur la technologie, le développement personnel, le style de vie et des stratégies qui vous aider.