Gérez votre boîte de réception de messagerie Microsoft Outlook comme un boss

Ne laissez pas votre boîte de réception vous entraîner.

Outlook dispose d’une multitude de fonctionnalités intéressantes qui vous permettent de gérer votre boîte de réception, vous offrant un meilleur contrôle et un gain de temps. Vous pouvez filtrer automatiquement les e-mails à l’aide de règles et d’un formatage conditionnel, trouver rapidement ce dont vous avez besoin à l’aide de raccourcis et de recherche, et vous débarrasser de tout ce spam en utilisant les filtres indésirables. Nous vous montrerons comment utiliser au mieux les outils de productivité d’Outlook.

Si vous avez vos propres conseils à partager en ce qui concerne la gestion de votre boîte de réception Outlook, assurez-vous de nous le faire savoir dans les commentaires.

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Gérer avec des règles

Les règles d’Outlook sont très puissantes et peuvent vous faire gagner beaucoup de temps dans la gestion de votre boîte de réception. Tout message qui arrive dans votre boîte de réception obéira aux règles que vous décrivez. Par exemple, vous pouvez marquer n’importe quel message de votre manager pour qu’il soit signalé et émettre un son. Vous pouvez également déplacer n’importe quel message contenant le mot-clé «newsletter» dans la corbeille.

Pour commencer, sélectionnez Accueil onglet dans le ruban supérieur et sélectionnez Règles> Créer une règle. Si vous avez sélectionné un e-mail, vous remarquerez que certains champs sont préremplis, mais vous pouvez les modifier à votre guise.

règles Outlook

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Pour vraiment obtenir la personnalisation de vos règles, vous voudrez cliquer Options avancées… Ici, vous pouvez définir un certain nombre de conditions qui doivent être remplies, ainsi que ce qui arrive aux messages qui leur correspondent.

Pour des conseils complets sur la création et la gestion des règles, consultez notre guide pour laisser les règles Outlook gérer votre boîte de réception.

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Maîtrisez les raccourcis

Si vous souhaitez gérer votre boîte de réception avec efficacité, vous devrez maîtriser tous les raccourcis clavier disponibles à portée de main.

raccourcis des perspectives

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L’un des meilleurs est d’appuyer sur Alt + H, qui met ensuite en surbrillance le ruban avec la touche correspondante sur laquelle vous devez appuyer. D’autres exemples incluent Ctrl + E pour accéder au champ de recherche, Ctrl + 1–6 pour vous déplacer entre les différentes vues (comme Courrier, Calendrier et Contacts), et Insérer pour signaler un message.

Bien sûr, ceux-ci ne font qu’effleurer la surface. Pour une liste plus complète, assurez-vous de parcourir notre guide des raccourcis clavier Outlook.

Utiliser le dossier Junk Filter and Clutter

Le spam est le fléau de la boîte de réception. Ne perdez pas votre temps à essayer de trouver les e-mails que vous souhaitez lire; laissez plutôt Outlook s’en occuper en utilisant le filtre indésirable et la fonction Clutter.

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Le filtre indésirable a différents niveaux de protection, selon la sévérité que vous souhaitez qu’il soit. Pour modifier vos paramètres, accédez au Accueil onglet dans le ruban et sélectionnez Courrier indésirable> Options de courrier indésirable…

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Options de courrier indésirable Outlook

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Ici, vous pouvez sélectionner Faible pour filtrer les déchets indésirables, Haute pour attraper le plus de courrier indésirable, mais avec la possibilité que certains e-mails normaux puissent également être capturés, ou Listes sûres uniquement pour recevoir uniquement des expéditeurs que vous avez approuvés.

Dans la même fenêtre, utilisez le Expéditeurs sûrs et Expéditeurs bloqués pour répertorier les adresses e-mail ou les domaines que vous utilisez et que vous ne souhaitez pas recevoir respectivement.

Les utilisateurs d’Office 365 Entreprise peuvent également utiliser une nouvelle fonctionnalité appelée Clutter. En analysant l’expéditeur, le contenu du message et vos habitudes de lecture, Outlook déplacera certains e-mails de votre dossier Boîte de réception vers Clutter. Vous pouvez déplacer manuellement un e-mail vers Clutter et aider le système à apprendre en clic droit le message et en sélectionnant Déplacer> Déplacer vers l’encombrement.

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Option d'encombrement Outlook

L’encombrement est activé par défaut, mais vous pouvez le désactiver via la version Web d’Outlook. Clique le icône de rouage et accédez à Options> Mail> Traitement automatique> Clutter et décocher Éléments distincts identifiés comme encombrement, puis clique sauver.

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Si vous recherchez d’autres conseils de filtrage du spam, lisez notre guide sur la façon d’éviter le courrier indésirable Outlook.

Recherche à l’aide de paramètres

Vous pourriez probablement vous en sortir sans trier votre boîte de réception du tout, si vous étiez si enclin, et simplement utiliser la puissante recherche dans Outlook. En utilisant la zone de recherche instantanée en haut de vos listes d’e-mails, vous pouvez rechercher dans tous vos dossiers et boîtes aux lettres en les sélectionnant dans le Boîte aux lettres actuelle menu déroulant.

recherche de perspectives

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Dans la zone de recherche elle-même, il vous suffit de commencer à taper quelque chose et Outlook essaiera de le trouver dans n’importe quel champ, comme le nom de l’expéditeur, l’objet ou le corps du message. Vous pouvez devenir plus précis en utilisant des opérateurs logiques comme ET, OU, et NE PAS. Vous pouvez également utiliser des paramètres tels que de, matière, et reçu, suivi de deux points et de votre terme. Une liste complète de ceux-ci peut être consultée sur le page d’assistance Outlook pertinente.

Cliquer dans la boîte de recherche fera apparaître Chercher dans le ruban, où vous pouvez sélectionner un grand nombre de ces paramètres dans l’interface.

Flair avec une mise en forme conditionnelle

La mise en forme conditionnelle vous permet d’appliquer un style particulier aux messages qui correspondent à un ensemble de règles. Par exemple, vous pouvez modifier la couleur de police des e-mails reçus il y a plus d’une semaine ou placer des e-mails contenant un mot-clé dans une catégorie.

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Pour définir une mise en forme conditionnelle, accédez au Vue onglet dans le ruban et cliquez Paramètres d’affichage > Formatage conditionnel… Cliquez sur Ajouter pour créer une nouvelle règle, donnez-lui un Nomet définissez un Police de caractère si vous le souhaitez. Lorsque vous êtes prêt, cliquez sur État…

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mise en forme conditionnelle Outlook

C’est à partir de cette fenêtre que vous pouvez affiner les moindres détails de la règle. Par exemple, utilisez De… pour spécifier les expéditeurs auxquels la règle s’appliquera ou Temps à appliquer en fonction de la date. N’oubliez pas de consulter les autres onglets comme Plus de choix et Avancée, dont le premier vous permet de définir des catégories de couleurs.

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Une fois terminé, cliquez sur D’accord et D’accord encore. Pour plus d’informations sur tout cela, lisez notre guide sur le balisage des e-mails avec une mise en forme conditionnelle.

Rappeler un e-mail envoyé

Avez-vous déjà envoyé un e-mail que vous souhaiteriez pouvoir inverser? C’est peut-être possible. Vous devez utiliser un compte Exchange et le destinataire devra être sur le même serveur. De plus, si l’e-mail d’origine a été lu ou déplacé vers un autre dossier, le rappel échouera.

Pour tenter un rappel, accédez à votre Éléments envoyés et ouvrez le message que vous souhaitez rappeler. Sélectionnez le Message onglet sur le ruban en haut, puis, dans le Bouge toi groupe, cliquez sur Actions puis Rappelez-vous ce mesage…

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Outlook rappelle ce message

Dans la nouvelle fenêtre qui s’ouvre, décidez de l’action que vous souhaitez entreprendre. Soit Supprimer les copies non lues de ce message pour supprimer l’e-mail de la boîte de réception du destinataire ou Supprimer les copies non lues et remplacer par un nouveau message pour envoyer un nouvel e-mail à la place de l’original.

Coutil Dites-moi si le rappel réussit ou échoue pour chaque destinataire vous enverra un e-mail pour vous informer du résultat de chaque tentative de rappel, dont vous pouvez voir un résumé en cliquant sur le suivi icône dans le ruban.

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Cliquez sur D’accord lorsque vous êtes prêt à essayer de rappeler le message. Pour plus d’informations sur ce processus, ainsi que tous les facteurs de rappel et d’autres alternatives, consultez notre guide de rappel par e-mail.

Boss votre boîte de réception

On estime que 205 milliards de courriels sont envoyés chaque jour. Heureusement, seule une petite partie de ceux-ci atterrira dans votre boîte de réception, mais il est souvent difficile de les traverser. Assurez-vous d’utiliser tous nos conseils pour devenir un pro de la gestion des boîtes de réception.

Voulez-vous toujours en savoir plus sur les astuces Outlook? Si c’est le cas, approfondissez vos connaissances avec nos 10 conseils rapides pour maîtriser Outlook et 6 façons de booster votre flux de travail Outlook. Vous serez un assistant de messagerie en un rien de temps.

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Quelles méthodes utilisez-vous pour garder le contrôle de votre boîte de réception? Y a-t-il des fonctionnalités que vous aimeriez voir ajoutées à Outlook?

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