Le plan de réunion parfait (modèles inclus)

Avez-vous déjà reçu une demande de réunion au travail et vous êtes-vous simplement gratté la tête? Vous vous demandez en quoi consiste exactement la réunion, ce qui sera discuté et peut-être même pourquoi vous avez été invité. Vous regardez les autres invités en espérant un indice, mais vous ne savez toujours pas.

Certains disent que si vous recevez une vague invitation à une réunion, vous devez simplement la refuser. Maintenant, que vous soyez d’accord ou non, si vous êtes le coordinateur, vaut-il le risque que les gratteurs de tête déclinent simplement parce qu’ils sont déroutés?

Avec un peu de prévoyance et les bons outils, vous pouvez vous assurer que votre objectif de réunion est clair et réduire le risque de déclin des participants en raison d’une demande de réunion peu claire.

Planifiez à l’avance avec les 5 W

Avant d’envoyer au hasard la demande de réunion, réfléchissez en utilisant qui, quoi, quand, où et pourquoi.

1. Qui inviter

Plusieurs fois, les gens envoient des invitations à des réunions qui incluent trop de participants ou tout simplement les mauvais. Faites votre travail à l’avance pour répondre à ces questions:

• Qui devrait être invité?
• Qui est nécessaire à la discussion?
• Qui a les connaissances nécessaires à cet effet?

N’invitez pas bon gré mal gré tout le monde dans le département parce que vous n’êtes pas sûr.

2. Objet de la réunion

C’est la partie la plus importante de votre planification. Réfléchissez à la nature exacte de la réunion, à l’objectif et au résultat attendu. Si vous ne pouvez pas déterminer vous-même le point de la réunion, il est probablement prématuré.

3. Quand la réunion aura lieu

Cela peut ne pas sembler important si vous travaillez dans un petit bureau. Mais pour les grandes entreprises ou les grandes réunions, c’est essentiel. Avez-vous des participants éloignés, résident-ils dans un fuseau horaire différent et travaillent-ils aux mêmes heures que les autres?

Assurez-vous de choisir une heure accessible à tous.

4. Lieu de la réunion

Ceci est également essentiel lors de la planification de votre réunion si vous avez des participants hors site. Une conférence téléphonique sera-t-elle nécessaire? Faut-il planifier une réunion Web? Ou avez-vous simplement besoin de réserver une salle de conférence sur place? Soyez sûr de penser à l’avance pour accueillir ceux que vous attendez.

5. Pourquoi la réunion est nécessaire

C’est tout aussi important que la question Quoi. Pourquoi une rencontre est-elle nécessaire? Est-ce que l’objectif peut être résolu sans une foule de personnes? Un peu de recherche pourrait-il fournir la réponse? Avez-vous suffisamment d’informations pour organiser la réunion à ce stade?

N’oubliez pas que les réunions prennent du temps aux devoirs de toutes les personnes impliquées. La dernière chose que vous voulez faire est de perdre le temps de vos participants.

Créer l’ordre du jour de la réunion

Maintenant que vous avez répondu aux cinq questions, utilisez-les pour travailler sur l’invitation à la réunion et sur l’ordre du jour. Et oui, un ordre du jour de réunion est presque toujours nécessaire pour diverses raisons.

Un ordre du jour de réunion permet aux participants:

• Connaître le but et l’objectif de la réunion.
• Voir les points de discussion et être en mesure de planifier à l’avance pour leur part ou préparer des questions.
• Affichez ce qui est attendu à la fin de la réunion ou ce que la réunion devrait résoudre.
• Suivez tout au long de la réunion et restez sur la bonne voie.

Commencez avec un modèle

La meilleure façon de créer votre agenda est de commencer par un modèle. Cela vous fait non seulement gagner du temps, mais contient déjà le contour dont vous avez besoin pour les détails. Voici quelques options pour les modèles d’agenda de réunion que vous pouvez consulter pour Microsoft Word. Ils sont suffisamment flexibles pour tout type ou taille de réunion.

Ce modèle d’agenda est génial car il comprend un modèle de procès-verbal de réunion bien formaté. Avec un seul téléchargement, vous obtenez les deux. Avec une belle présentation de table, tout le monde peut voir clairement l’objectif, la liste des participants et l’agenda des sujets. Une autre section utile montre ce que les participants devraient apporter à la réunion, qui est souvent un élément oublié.

Ce prochain modèle d’agenda est également une bonne option. Comme l’autre, vous pouvez facilement voir l’objectif, les sujets de l’agenda et tous les éléments d’action précédents. Mais il comprend également des zones pour les nouveaux éléments d’action que vous pouvez noter pendant la réunion ainsi qu’un emplacement pour les notes.

Voici un autre modèle pour y jeter un œil propre et clair. Comme le premier illustré, il a un format de tableau de base avec des sections faciles à lire. De plus, il offre un espace pour ce que les participants devraient apporter à la réunion.

Comment préparer un programme efficace

Une fois que vous avez décidé du modèle d’ordre du jour de la réunion, il est important de le compléter efficacement. Soyez clair, précis et faites de votre mieux pour ne rien laisser à l’interprétation. La section des participants est la pièce la plus simple, mais les autres doivent être bien communiquées.

Objectif de réunion

Il devrait s’agir d’un simple ou deux phrases (tout au plus) pour la réunion. Cela vient du Quoi question d’en haut que vous vous poserez. Par exemple, supposons que votre réunion consiste à examiner les trois options de mise en page de l’interface utilisateur du nouveau site Web.

Votre objectif devrait indiquer exactement cela et non quelque chose comme «parler d’un nouveau site Web». Ce dernier est vague, ne précise pas la partie du site Web à discuter et n’est généralement pas clair.

Thèmes de l’ordre du jour de la réunion

Ici, vous listerez chaque partie dont vous avez l’intention de discuter. Encore une fois, cela doit être clair pour que ceux qui sont censés aborder un sujet puissent se préparer.

En utilisant l’exemple ci-dessus, si le développeur Web Bill doit fournir les avantages, les inconvénients et les trois options de mise en page, dites-le. Ne dites pas simplement: parlez des dispositions. Bill saura-t-il exactement de quoi vous voulez discuter? Si vous le dites, il le fera.

Articles à apporter

Si vous vous attendez à ce que vos participants fournissent des informations, du matériel, des photos ou quoi que ce soit, utilisez cette section. Ne présumez pas cela simplement parce qu’un participant se présente qu’il fournira ce que vous espérez.

Pour notre exemple avec Bill, vous avez été clair sur le sujet de l’ordre du jour, ce qui est parfait. Cependant, pour vous assurer qu’il apporte une liste des avantages et des inconvénients de chaque mise en page ainsi que des photos de ces mises en page, ajoutez-les à la section appropriée de l’ordre du jour.

Fournir des articles à l’avance

Si possible, joignez l’ordre du jour à la demande de réunion lorsque vous l’envoyez. Cela permet à vos participants de l’avoir à portée de main à l’heure de la réunion et de savoir exactement à quoi s’attendre. Ceci est encore plus important si vous planifiez une réunion de dernière minute.

Si vous envoyez la demande de réunion longtemps à l’avance, vous préférerez peut-être attendre à l’ordre du jour. Il peut s’agir d’un travail en cours ou vous pouvez attendre d’autres détails. Si tel est le cas, assurez-vous simplement d’inclure l’objectif de la réunion, un bref résumé des sujets et les éléments préliminaires à apporter à la demande.

Ensuite, indiquez que l’ordre du jour officiel sera envoyé le X date qui devrait être au moins trois jours avant la réunion. Si vous le pouvez, c’est aussi une bonne idée d’imprimer des copies de l’ordre du jour et de les apporter à la réunion. Il semble toujours y avoir un participant qui oublie le leur.

Préparez-vous à capturer les minutes de la réunion

Si vous avez suivi ce plan jusqu’à présent, votre réunion est déjà bien partie. Mais il y a encore une chose que vous devez faire à l’avance. Préparez-vous à capturer les minutes de la réunion.

Là encore, l’utilisation d’un modèle est idéale. Vous pouvez imprimer ces options de modèle Microsoft Word si vous préférez les écrire à la main ou les utiliser sur votre appareil numérique, le cas échéant.

Ce modèle, que vous pouvez trouver dans Microsoft Word, est une excellente option car il se développe sur chaque sujet de l’ordre du jour. Pour chaque élément, vous pouvez inclure des notes sur les points de discussion, les conclusions, les mesures à prendre, les parties responsables et les délais spécifiques à chaque sujet.

Si vous préférez un modèle de procès-verbal de réunion qui ne détaille pas les points de discussion, c’est une option solide. Vous pouvez lister les points de l’ordre du jour qui ont été réellement discutés, par qui et pour combien de temps. Vous pouvez ensuite noter les décisions prises et les nouveaux éléments d’action avec les parties responsables et les dates d’échéance.

Prendre de bonnes notes

Nous avons tous un moyen de prendre des notes lors d’une réunion. Mais si vous êtes le coordinateur, vous devez absolument prendre des notes fortes. Il n’y a rien de pire que d’écrire une note pour la regarder plus tard et se demander ce qui est dit ou signifie.

Capturez autant que possible pendant la réunion, puis revoyez-le avant d’ajourner. Vous devriez revoir ce qui a été discuté, tout ce qui a été décidé et, surtout, les nouveaux éléments d’action. Passez brièvement en revue ceci à haute voix avec vos participants afin de les réviser pour vous comme pour eux. Si quelque chose manque ou se trompe, il est préférable de le savoir avant que tout le monde ne quitte la pièce.

Allez-y et rencontrez

Bien qu’il n’y ait peut-être pas de moyen exact ou parfaitement parfait pour vous assurer d’avoir une réunion efficace, ce plan peut vous aider sur votre chemin. Faites ce que vous pouvez pour vous préparer et vos participants bien à l’avance.

Quels conseils avez-vous pour planifier une réunion? Y a-t-il quelque chose que vous faites en tant que coordinateur qui vous aide? Faites-nous part de vos suggestions dans les commentaires ci-dessous!