Passer sans papier: avantages, inconvénients et solutions de contournement numériques

Le bureau sans papier semble enfin faire son chemin. Cela peut être en partie dû à l’idée encore plus populaire du minimalisme. Mais est-ce un nirvana qui sauve les arbres ou un cauchemar aux proportions A4?

Nous étudions les avantages et les inconvénients, ainsi que des conseils pratiques, afin que vous puissiez vous faire votre propre idée et vous y mettre immédiatement.

Les avantages d’un bureau sans papier

Jetons d’abord un regard sur les avantages de dire adios sur papier.

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Se débarrasser du télécopieur obsolète

Bien que le télécopieur ait été transformé en appareil archaïque, il y en a encore qui insistent pour s’y accrocher par les ongles. Ce sont les personnes qui ont leur numéro de télécopieur bien en évidence sur leur carte de visite. Ce sont des gens qui ne peuvent pas accepter que quelque chose appelé «e-mail» ait été inventé, et par conséquent, ils se noient sous une mer de papier fax.

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Si quelqu’un comme ça insiste absolument que quelque chose DOIT vous être faxé, il existe des moyens de les accommoder, sans avoir à faire face aux bourrages papier et aux arbres tombés sur votre conscience. De nombreux services en ligne peuvent vous attribuer un «numéro de fax virtuel» et l’autre personne peut envoyer un fax à ce numéro. Le fax est ensuite converti en pièce jointe à un e-mail et vous est envoyé via les interwebs.

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L’inconvénient est que les plans gratuits pour ces sites sont incroyablement limitatifs. Pour obtenir un service décent, vous devrez payer un forfait mensuel.

Certains à regarder incluent Maxemail, MyFax, RingCentral, Faxburner, eFax, et FreeFaxtoEmail.

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Avoir plus d’espace pour le tango

À l’heure actuelle, j’ai plusieurs boîtes pleines de documents datant de 15 ans. Ils sont assis dans mon bureau en attendant d’être numérisés pour que je puisse enfin déchiqueter les originaux papier. Pendant ce temps, pendant que mon meilleur ami Procrastinate reste avec moi, je trébuche constamment sur les boîtes, me heurte les hanches contre elles et leur jure généralement la tête.

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Quand je vais enfin numériser le papier, je vais avoir une énorme partie de déchiquetage et un verre chaque fois qu’un document passe dans le déchiqueteur (à la fin, je serai totalement sans jambes). Mais ce dont je rêve vraiment, c’est d’avoir un espace énorme dans mon bureau. Je peux utiliser cet espace pour commencer à danser ou lutter contre le chien. Et rappelez-moi la couleur de mon sol.

Si vous êtes une entreprise qui dépense beaucoup d’argent en espace de stockage pour vos documents, pensez à combien vous économiserez, en numérisant ces documents et en brûlant tout le lot. Le moral des employés passera par le toit.

Sauver l’environnement de nous-mêmes

L’avantage le plus évident est bien sûr l’environnement. Trop d’arbres sont abattus et la forêt amazonienne disparaît en partie pour nourrir l’industrie de la pâte et du papier. Tout ce que nous pouvons faire pour ralentir cela est évidemment une bonne nouvelle pour la planète sur laquelle nous vivons. Nous imprimons trop et nous gaspillons trop de papier. En passant à un environnement sans papier, vous pouvez faire votre part pour Dame Nature.

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Si vous DEVEZ imprimer quelque chose, il existe des moyens de minimiser la quantité de papier et d’encre que vous utilisez. Des services tels que ImprimerCe que vous aimez, Imprimer, Aardvark, et Le Printliminator vous aidera à supprimer tous les éléments inutiles d’une page avant de l’imprimer, tels que les publicités. Mais dans la mesure du possible, numérisez et envoyez un courriel.

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Le papier ne dure pas éternellement mais les fichiers numériques le seront

C’est une réalité de la vie que le papier ne dure pas éternellement. La Magna Carta n’a probablement pas l’air aussi fraîche qu’elle l’était lors de sa première rédaction. Le journal d’Anne Frank commence à brunir et à s’enrouler sur les bords. Le papier finit simplement par se décomposer, étant donné que suffisamment de temps s’est écoulé.

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Donc, en d’autres termes, c’est une manière terrible de stocker des informations à long terme. Vous ne pouvez jamais être sûr quand il va brunir, se déchirer, se décolorer, s’enrouler ou simplement jeter une tasse de café partout. Mais un fichier numérique? À condition que vous le conserviez dans un format populaire tel que PDF ou TXT et que vous fassiez des sauvegardes régulières, il sera toujours là lorsque vous en aurez besoin. Dans vingt ou trente ans, il aura toujours le même aspect que lorsque vous l’avez fait pour la première fois.

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Les employés peuvent travailler à distance

Le problème avec le papier est que dans un environnement de bureau, si vous voulez que des collègues dans d’autres régions géographiques en aient une copie, vous devez l’envoyer par courrier postal. Cela prend du temps (encore plus si la poste le perd). Le temps signifie souvent de l’argent perdu, des opportunités retardées et une frustration croissante.

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Si les fichiers sont numérisés, cependant, ils peuvent être mis en ligne dans un intranet ou un wiki d’entreprise. Ou ils peuvent être envoyés par e-mail ou placés dans un dossier de stockage cloud. Cela permet aux collègues de l’autre bureau d’obtenir leur copie immédiatement, sans attendre. Si le document est téléchargé sur un site de collaboration tel que Google Docs ou Dropbox, tout le monde dans tous les pays peut commencer à laisser des commentaires en temps réel.

Les inconvénients d’un bureau sans papier

Mais se passer du papier n’est pas toujours le paradis qu’il est censé être. La technologie à la rescousse!

Analyse tous les. Célibataire. Pièce. De. Papier.

Dès le départ, c’est la chose la plus ennuyeuse de toute l’entreprise. Trouver l’énergie et l’envie de s’asseoir et de scanner chaque morceau de papier. C’est fastidieux, chronophage et, franchement, vous préférez de loin regarder les rediffusions de Baywatch à la télé.

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noyade dans le papier

Mais il y a certaines choses que vous pouvez faire pour rendre le travail un peu plus facile. Tout d’abord, examinez chaque morceau de papier et placez-le dans l’une des trois piles – scanner définitivement, peut-être scanner, et déchiqueter. le déchiqueter trucs… .bien…. déchiquetez-le et débarrassez-vous-en.

Vous pouvez probablement vous débarrasser des factures payées, des reçus pour des choses dont la garantie est expirée depuis longtemps, des manuels d’instructions (il est probable que le fabricant ait téléchargé une version PDF sur son site Web), des bordereaux de dépôt bancaire (mais PAS les relevés), etc. Jetez simplement un œil critique dessus et décidez “dois-je VRAIMENT garder ça?«.

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Peut-être Scan est pour des choses dont vous n’êtes pas encore sûr et que vous ne voulez pas vous précipiter dans une décision. Gardez-les de côté.

Vous constaterez alors que le Analyser définitivement pile est probablement plus gérable. Créez maintenant des dossiers sur votre ordinateur (Taxes, assurances, fiches de paie, etc.), et lorsque vous numérisez un document, déplacez-le immédiatement dans le dossier approprié et ajoutez un nom descriptif.

Il existe des applications qui prétendent accélérer le processus pour vous (les résultats sont mitigés à mon avis). Evernote a Scannable, qui détecte les bords du document lorsque vous pointez l’appareil photo de votre smartphone dessus. Il y a aussi Photomyne, si vous numérisez des photos. AlternativePour en avoir bonnes alternatives à Scannable si vous cherchez autre chose. J’aime particulièrement ScanBot.

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Se souvenir de tout sauvegarder

Plus vous numérisez, plus il est important que vous sauvegardiez tout. Parce que si votre ordinateur décide de se suicider ou de s’autodétruire, ne pas avoir de sauvegarde signifie n’avoir absolument aucun fichier. Et dans de nombreux cas, cela peut être un désastre absolu (surtout si vous avez perdu la paperasse fiscale). De nombreuses entreprises, selon mon expérience, proposent des copies de remplacement de documents à un prix, et vous pouvez très bien décider de le faire. Mais vous pouvez dormir plus facilement la nuit si vous avez une solution de sauvegarde à proximité ou à distance (ou les deux).

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À tout le moins, vous devriez avoir un disque dur portable (obtenir au moins 1 téraoctet d’espace). Si vous avez un PC Windows, téléchargez et utilisez SyncToy, un outil de sauvegarde extrêmement simple. Les utilisateurs de Mac seront probablement attirés par Time Machine. Quoi que vous décidiez d’utiliser, vous devez mettre en place une sorte de système automatisé pour sauvegarder vos fichiers à la même heure chaque jour, sans faute.

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Idéalement, vous devriez également avoir une sauvegarde à distance, juste au cas où votre logement serait inondé ou prendrait feu. Mais avant d’envoyer vos précieux fichiers dans le cloud, assurez-vous de les crypter d’abord dans un dossier spécial. WinRAR et WinZip peuvent crypter des fichiers, comme le peuvent Veracrypt, et son prédécesseur obsolète, TrueCrypt. Les possibilités du cloud incluent Dropbox, Google Drive, Box et SkyDrive.

Recherche d’une base de données avec la technologie de type OCR

Une fois que vous avez tout scanné, vous pouvez suivre la voie consistant à classer les dossiers et sous-dossiers par date et par mois (et même les dossiers du jour, si vous voulez vraiment être précis). Ou la porte numéro deux est de trouver une sorte de base de données avec une technologie de type OCR.

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OCR signifie reconnaissance optique de caractères, et c’est une technologie qui lit le texte imprimé sur une page et est capable de convertir ce texte en texte copiable, ou il peut vous renvoyer des résultats, en fonction des mots-clés que vous lui donnez. C’est la technologie qui anime Evernote, et c’est ce que le projet Gutenberg utilise pour numériser tous les textes du domaine public en eBooks. Le texte des documents et des images peut être trouvé, reconnu et affiché dans les résultats de recherche lorsque vous entrez ce mot.

Pour rechercher vos documents numérisés, vous devez clairement trouver un moyen de trouver facilement ce dont vous avez besoin tout de suite. Donc, si vous optez pour l’OCR, vous devez décider. Allez-vous payer des frais annuels à Evernote et leur confier vos documents sensibles? Ou allez-vous télécharger quelque chose à la place et tout garder sur votre ordinateur.

Êtes-vous un connaisseur du papier ou un déviant numérique?

Il y a toujours des avantages et des inconvénients à tout, mais certaines personnes peuvent tolérer un con plus que d’autres. Tout se résume donc à ce que vous êtes prêt à accepter.

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Maintenant, tout scanner est-il inutile et une perte de temps? Ou la numérisation est-elle la voie du futur? Que dites-vous, lecteurs?

Crédits d’image: Homme d’affaires qui coule via Shutterstock.com, toutes les autres images sans attribution de PixaBay

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