Prenez 7: Sept conseils pour une meilleure organisation de votre temps

Bien que les applications de gestion du temps nous aident à configurer et à contrôler nos horaires, il est toujours préférable d’exercer des compétences en gestion du temps et d’en créer une habitude. Une productivité maximale, après tout, est atteinte quand on est capable de produire plus de résultats dans un laps de temps plus court.

Pour vous aider à relancer cette habitude, voici un récapitulatif de sept des trucs et astuces les plus efficaces pour établir une meilleure gestion du temps!

Gérez votre journée en fonction de vos heures de grande écoute

Nos niveaux d’énergie diffèrent les uns des autres. Tout le monde ne peut pas se réveiller avant 6 heures du matin pour être la meilleure et la plus productive des versions d’eux-mêmes. Il en va de même pour les lève-tôt qui sont les plus susceptibles d’avoir de faibles niveaux d’énergie au moment où l’horloge sonne à 21 heures.

Pour augmenter la productivité, il est recommandé de profiter de votre prime time biologique (BPT). Votre BPT est le moment de la journée où votre niveau d’énergie est à son apogée. En gros, c’est lorsque vous vous sentez le plus alerte et productif.

Une fois que vous avez déterminé votre BPT, organisez votre journée non pas par plages horaires pour chaque activité, mais par la quantité d’énergie que vous y consacrerez. Par exemple, vous pouvez travailler sur des propositions et des rapports l’après-midi, si vous êtes plus concentré d’ici là que le matin.

Bien que cette technique ne concerne pas explicitement la gestion du temps, gardez à l’esprit que l’objectif final de la gestion du temps est la productivité. En tirant parti de votre BPT, vous pourrez y parvenir exactement.

Profitez de vos temps d’arrêt

“Je n’ai pas le temps pour ça.”

Chaque fois que j’entends cette déclaration, je fais toujours une tête imaginaire. Je considère cette déclaration comme une excuse. Il y a toujours du temps pour tout. C’est juste une question de gestion efficace du temps, bien sûr.

Les gens ont tendance à oublier que les temps d’arrêt peuvent signifier plus de temps pour accomplir des choses. Par exemple, si vous êtes un lève-tôt et que vous pouvez réussir à vous réveiller au moins 30 minutes avant tout le monde dans votre foyer, vous pouvez utiliser cette heure pour visualiser comment votre journée se déroulera.

Identifiez les tâches les plus cruciales de la journée et planifiez le moment où vous devez les accomplir. Vous pouvez même le faire sous la douche!

Pour les navetteurs, maximisez votre temps de trajet pour de petites tâches, telles que la vérification de vos e-mails, la collecte de mises à jour sur un projet sur lequel vous travaillez ou le suivi d’un client.

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Vous pouvez également transformer votre pause déjeuner en un déjeuner de travail au lieu de simplement déjeuner à votre bureau ou à l’extérieur. De cette façon, vous pourrez rayer les réunions avec les clients et le déjeuner sur votre liste de choses à faire en même temps. Qui sait, vous pourriez même conclure une affaire!

Il ne s’agit pas vraiment d’avoir le temps, mais plutôt de gagner du temps, en particulier pour les tâches importantes de votre journée.

Fixez une limite de temps pour chaque activité

fixer une limite de temps

Lorsque je programme ma journée, je bloque au moins 30 minutes pour une activité. Par exemple, 7: 30-8: 00 le jeudi soir sont pour le yoga; 10: 00-11: 00 le mardi matin sont pour le projet A et le même créneau horaire le mercredi matin est pour le projet B.

La mise en place d’un temps alloué pour chaque activité peut vous rappeler les délais et les horaires à respecter. Les limites de temps peuvent également réduire les distractions et vous amener à vous concentrer davantage sur la tâche à accomplir. De cette façon, vous vous assurez non seulement de l’achèvement d’un projet dans les délais prévus, mais également de la qualité.

Tâches liées au groupe

Une journée de travail de bureau habituelle comprend des réunions avec des clients et des associés, la rédaction de rapports et la présentation de propositions de projet. Si vous avez la même routine au travail, vous pouvez planifier ensemble des activités connexes.

Supposons que vous ayez deux réunions avec les clients, une présentation professionnelle et trois rapports planifiés en une journée. Vous pouvez organiser les réunions clients le matin, faire la présentation commerciale pendant le déjeuner et aborder les rapports l’après-midi.

Ce faisant, vous exercez le même état d’esprit pour les activités connexes qui peuvent vous aider à travailler plus intelligemment.

Réduisez le temps de réunion

réduire le temps de réunion

Je sais que beaucoup seraient d’accord lorsque je dis que l’heure des réunions est l’une des choses les plus horribles de nos horaires. Les réunions ont tendance à être improductives et elles mangent trop de notre temps sans vraiment rien accomplir.

Le meilleur remède à cela est de réduire le temps de réunion d’au moins 25%.

Autant que possible, essayez d’informer tout le monde de ce qui sera discuté lors de la réunion. Une trentaine de minutes avant la réunion prévue, vous pouvez leur donner un aperçu des points de discussion afin qu’ils puissent avoir une idée de ce qui sera discuté.

Non seulement cela aidera tout le monde à se préparer pour la réunion et à soulever des préoccupations pertinentes, mais cela les maintiendra également concentré sur le sujet.

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Vous pouvez également considérer les trois P pour une facilitation efficace des réunions: objectif, processus et personnes.

Déterminez le but de la réunion en sachant à quoi elle sert et ce qui doit être abordé. Ensuite, déterminez comment procéder pour la réunion. Décidez s’il s’agira d’une présentation ou d’une discussion. Enfin, demandez aux bonnes personnes d’assister à la réunion.

Les trois P vous aideront à accomplir plus dans un délai de réunion plus court, car ils garantissent que la réunion est sur la bonne voie et que le sujet discuté est entendu par les personnes concernées.

Une autre astuce pour garder les réunions courtes est de les conduire debout.

Tenez compte des interruptions et des distractions

Les distractions sont, la plupart du temps, inévitables. Pour cette raison, il est préférable que vous puissiez les prendre en compte et les inclure dans votre emploi du temps.

Réservez quinze minutes le matin et l’après-midi pour vérifier les mises à jour par e-mail et faire défiler vos sites de médias sociaux. Donnez à votre horaire quotidien une certaine marge de manœuvre pour accueillir une réunion urgente ou un appel téléphonique d’urgence.

Une fois qu’un collègue frappe à votre porte, soyez prêt à lui dire de revenir dans quelques minutes ou à lui donner 5 à 10 minutes de votre temps libre pour parler de son inquiétude.

Vous devez également déterminer si une interruption est urgente ou non. De cette façon, vous serez en mesure d’identifier si cela peut être remis à plus tard ou non.

Cinquième prise

Prendre de courtes pauses entre les travaux est aussi important que la planification et l’établissement des priorités en matière de productivité. En fait, cela vous empêche de maximiser votre énergie et de souffrir potentiellement d’un burn-out.

Dans la technique Pomodoro, la pause de cinq minutes après chaque séance de travail de 25 minutes est nécessaire car elle permet de réduire l’anxiété et de retrouver la concentration.

Voir aussi: 5 techniques pour augmenter votre concentration en 5 minutes

Le Dr James Levine de la Mayo Clinic recommande que les pauses soient incluses dans une routine quotidienne pour maximiser l’efficacité du travail. Il profite à la santé mentale et physique car il réduit le stress, permet à vos yeux de se détendre et améliore la rétention de la mémoire, la concentration et la durée d’attention. Cela aide également à prendre du recul par rapport à la tâche et à réévaluer son objectif.

Alors ne vous inquiétez pas trop de faire une pause bien méritée!

Voir aussi: 5 solutions rapides pour améliorer votre santé mentale

Moyens Staff
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