De toutes les applications Office, OneNote a l’intégration la plus étroite avec Outlook. En effet, les deux applications partagent des objectifs et des opérations similaires. Cela peut ne pas sembler évident, mais vous pouvez réellement utiliser OneNote en tant que gestionnaire de tâches avec les outils de calendrier et de liste de tâches d’Outlook.

En ajoutant OneNote à Outlook de cette manière, vous vous assurez que vos tâches et vos messages restent organisés dans un bloc-notes. Et les fonctionnalités de collaboration de OneNote facilitent le partage de ces informations avec votre équipe.

Nous vous montrerons comment utiliser l’intégration OneNote et Outlook pour mieux gérer la complexité de plusieurs projets.

Où les tâches Outlook échouent

Que vous gardiez une trace des actions ou des projets imminents, vous pouvez utiliser les tâches Outlook pour gérer les listes de tâches et suivre les activités. Ceux-ci vous permettent d’enregistrer des informations telles que la date de début, la date d’échéance, le statut, la priorité et la progression. Vous pouvez suivre les tâches ponctuelles et les tâches qui se répètent sur une période donnée.

Si le projet implique plusieurs personnes, vous pouvez créer un plan et attribuer des tâches à chaque personne. Outlook vous aide également à gérer facilement plusieurs projets et tâches sans avoir besoin d’applications compliquées.

Cependant, malgré leurs avantages, les tâches Outlook sont insuffisantes dans certains domaines. Bien que vous puissiez écrire des notes sur une tâche, cela manque de contexte. Certains projets nécessitent une vision et une planification plus poussées. Sans aucun contexte, vous échouerez à lier les idées entre elles. Et la capacité de catégoriser et d’organiser les tâches est limitée; Outlook s’encombre rapidement à mesure que vous continuez à ajouter des tâches.

Activer le complément OneNote pour Outlook

Vous pouvez améliorer les tâches en intégrant OneNote à Outlook à la place. Voici comment procéder pour OneNote 2016 ou OneNote dans Windows 10.

OneNote 2016

Si OneNote n’est pas actif dans votre version d’Outlook, procédez comme suit pour activer le complément.

Ouvert Perspective. Clique le Fichier onglet pour révéler le Information sur le compte la fenêtre. Puis clique Options sur la gauche.

Du Options Outlook fenêtre, cliquez sur la Compléments option située à gauche. Ici, vous verrez les listes des compléments d’application actifs, inactifs et désactivés.

Si OneNote est sur le Compléments d’application inactifs, sélectionnez Compléments COM à côté de Gérer en bas de l’écran. Ensuite, cliquez sur le Aller bouton. Dans la boîte de dialogue, cochez la case Notes OneNote sur les éléments Outlook, puis clique D’accord.

Vous devriez maintenant voir l’icône OneNote dans le Accueil languette.

OneNote dans Windows 10

Dans l’application OneNote, le processus d’activation du complément est légèrement différent. Répétez les mêmes étapes ci-dessus pour ouvrir le Options Outlook boite de dialogue. Cliquez ensuite sur le Avancée onglet, faites défiler vers le bas et activez Utilisez Envoyer vers OneNote avec OneNote pour Windows 10, si disponible. Cliquez sur D’accord.

Remarque: Envoyer à OneNote est un complément COM hors ligne qui fonctionne bien avec OneNote 2016 et les versions antérieures, comme 2010 et 2013. Si vous cochez le complément pour Windows 10, Outlook se configure pour utiliser l’application OneNote. Pour restaurer le complément COM antérieur, décochez cette option et suivez à nouveau la procédure pour OneNote 2016.

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Ajouter une tâche Outlook à OneNote

Dans un premier temps, vous devez décider si un bloc-notes donné est personnel ou partagé. Avec un bloc-notes partagé, vous pouvez partager des notes avec d’autres membres de l’équipe et choisir d’autoriser les utilisateurs à modifier le bloc-notes.

Ceux qui disposent de privilèges de modification peuvent ajouter des tâches, des notes de réunion, etc. Les commentaires sont affichés dans différentes couleurs pour indiquer clairement qui a ajouté quoi au fur et à mesure que le projet avance.

Créer un bloc-notes partagé dans OneNote

Nous allons créer un bloc-notes OneNote appelé Projets et utilisez des groupes de sections pour organiser plusieurs petits projets. Dans chaque groupe de sections, ajoutez des sections comme Comptes rendus des réunions, Correspondant, et Tâches. Vous pouvez ajouter plus ou renommer des sections selon vos besoins.

Pour partager un bloc-notes, cliquez sur le bouton Fichier languette. Puis clique Partager pour afficher les options de partage. Sous le Partager en-tête, cliquez sur Partager avec les gens. Saisissez les adresses e-mail des personnes que vous souhaitez inviter, sélectionnez le paramètre de partage (Vue ou Éditer) et cliquez sur Partager.

Envoyez votre tâche à OneNote

Dans Outlook, cliquez sur le Tâches dans la barre de navigation pour basculer vers le module Tâches. Ensuite, cliquez sur le Nouvelle tâche sur le ruban ou appuyez sur Ctrl + N. Remplissez les détails du sujet, la date d’échéance, le rappel et la priorité, si nécessaire. Clique sur le Envoyer à OneNote icône dans le ruban.

Dans la boîte de dialogue qui apparaît, sélectionnez l’emplacement de votre bloc-notes et de la section et cliquez sur D’accord. Pour voir votre tâche, accédez au Tâches section que nous venons de créer. En intégrant vos tâches dans OneNote, vous fournissez un espace central pour organiser les informations liées à cette tâche.

Ensuite, ajoutez des tableaux, des coupures d’écran, une feuille de calcul Excel ou même une liste de tâches secondaire. Les autres membres de l’équipe pourront voir sur quoi vous travaillez, lire les détails de la tâche et donner des commentaires. Voici quelques conseils sur l’utilisation d’une liste de tâches avec OneNote.

Enregistrer un e-mail Outlook sur OneNote

Le processus d’envoi d’un e-mail est similaire aux tâches. Ouvrez votre boîte de réception. Sélectionnez le message que vous souhaitez enregistrer dans OneNote. Et cliquez sur le Envoyer à OneNote icône dans le ruban. Dans la boîte de dialogue, sélectionnez l’emplacement où vous souhaitez stocker le message et cliquez sur D’accord.

Vous pouvez même partager une page par e-mail depuis OneNote avec d’autres parties prenantes impliquées dans votre projet. Pour ce faire, accédez à la page des notes que vous souhaitez envoyer par courrier électronique dans OneNote. Clique le Fichier onglet, puis cliquez sur Envoyer. Choisissez n’importe quelle option désirée dans la liste; si le contenu comporte de nombreuses sections, tableaux ou images, il est préférable de l’envoyer au format PDF.

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Utilisation de OneNote avec Outlook Meeting

L’application Calendrier contient votre calendrier de rendez-vous, d’événements et de réunions. Tous les éléments du calendrier commencent comme un rendez-vous. C’est une activité qui n’implique pas d’autres personnes ou ressources. Un événement se produit au moins une fois et dure 24 heures ou plus.

Un rendez-vous devient une réunion lorsque vous impliquez d’autres personnes et incluez des ressources, telles que des salles de conférence. Avec Outlook, vous pouvez gagner un temps précieux en demandant une réunion, en gardant une trace de la date de la réunion et en automatisant le processus des minutes de réunion.

Clique le Calendrier dans la barre de navigation pour basculer vers le module calendrier. Recherchez la réunion que vous souhaitez ajouter, double-cliquez dessus pour ouvrir le Réunion la fenêtre. Ensuite, cliquez sur le Notes de réunion icône située dans le ruban.

Envoyer les notes de réunion à OneNote 2016

Une boîte de dialogue apparaît vous demandant si vous souhaitez Partager des notes avec la réunion ou Prenez des notes par vous-même. La première option fonctionne avec un bloc-notes OneNote partagé. Cette dernière option fonctionne avec votre ordinateur portable privé. Cependant, vous pouvez les partager par e-mail.

Sélectionner Prenez des notes par vous-même. Choisissez ensuite l’emplacement de vos notes de réunion dans la boîte de dialogue. Une nouvelle page contenant vos informations s’ouvre dans OneNote. Sous la Remarques en-tête, commencez à écrire vos actions. S’il existe une présentation PowerPoint, vous pouvez insérer une impression de diapositives dans une page.

Une fois la réunion terminée, cliquez sur le Page de courrier électronique icône dans le ruban. Une fenêtre de message Outlook s’ouvre avec les adresses des participants en haut. Ensuite, cliquez sur le Envoyer bouton pour envoyer les notes de la réunion. Vos participants apprendront à connaître les points clés et les documents. Il n’est pas nécessaire de prendre des impressions et de les distribuer.

Envoyez vos notes de réunion à l’application OneNote

Si vous utilisez l’application OneNote pour Windows 10, assurez-vous que le Envoyer à OneNote le complément est vérifié. Recherchez la réunion que vous souhaitez ajouter, puis cliquez sur le bouton Notes de réunion icône dans le ruban. Sélectionnez l’emplacement de votre ordinateur portable et cliquez sur sauvegarder.

Vous pouvez également créer une page structurée avec des conteneurs de notes prédéfinis configurés pour capturer des types spécifiques de notes pendant vos réunions. Voici un didacticiel sur la création de modèles de page dans OneNote.

Apprenez à utiliser les balises OneNote

L’intégration de OneNote avec Outlook peut gérer de nombreuses tâches de gestion de projet. Bien que la configuration de l’intégration prenne un peu de temps et de planification, vous vous adapterez rapidement au flux de travail.

OneNote possède de nombreuses fonctionnalités, mais chaque propriétaire ou gestionnaire d’entreprise doit apprendre à utiliser les balises dans OneNote. C’est un moyen efficace de catégoriser les informations et vous aide à les retrouver plus tard.