Vous allez encore aux noix? Organisez vos tâches et vos rendez-vous

Un lecteur a récemment écrit dans DLM pour demander des conseils sur la meilleure façon de gérer ses tâches. Il était en conflit sur le fait de ne pas pouvoir utiliser un seul système et il a eu du mal à trouver une méthode qui utilisait exclusivement son Blackberry. Il a fini par essayer un système papier qui ne répondait pas non plus à tous ses besoins. Cela vous semble t-il familier? Suivez-vous les tâches et les rendez-vous dans plusieurs bases de données et / ou blocs-notes? Si oui, quelle est la solution pour mettre fin à cette folie?

Pour la plupart d’entre nous, il n’y a pas parfait système. En vérité, le meilleur système est une combinaison de systèmes. Celui dont je vais parler aujourd’hui est ce que j’appelle la matrice PPC. Mieux encore, ce n’est vraiment pas si compliqué.

Matrice PPC – Les outils

Voici les outils dont vous aurez besoin pour ce méta-système.

Papier: Je vais énumérer les ressources à la fin de cet article, mais ce qui fonctionne probablement le mieux est un simple cahier et peut-être des onglets post-it si vous souhaitez créer des sections pour des projets. Vous utiliserez ce cahier pour capturer des idées tout au long de la journée et pour organiser vos listes de projets. Faites des essais pour trouver le type et la taille qui vous conviennent le mieux. J’alterne entre un petit cahier de 5 ″ x7 ″ et un slim de type 5 1/2 ″ x 8 ″ à 3 anneaux.

PDA: (Personal Digital Assistant) La plupart des téléphones portables ont la capacité de nos jours, donc quel que soit celui que vous avez déjà, tant que vous pouvez le synchroniser avec votre ordinateur, cela devrait fonctionner.

Calendrier: De nos jours, de nombreuses applications en ligne gratuites sont disponibles. Pour la plupart des gens, la simple utilisation de Microsoft Outlook fonctionnera très bien. Ce n’est pas parfait mais il intègre tout ensemble: e-mail, calendrier, contacts, tâches et mémos. De plus, la plupart des PDA peuvent se synchroniser avec Outlook.

L’essentiel: ce qui fonctionne le mieux pour vous est ce que vous devez utiliser! Expérimentez avec des applications comme Souviens-toi du lait ou Todoist et trouvez le bon mélange. Si vous avez des opinions sur le meilleur système de gestion de calendrier / temps basé sur ordinateur, partagez-les dans les commentaires!

Matrice PPC – Le guide

À votre bureau

  • Dans la mesure du possible, entrez les informations directement dans votre système de gestion du temps sur ordinateur, comme Outlook. Celles-ci incluent les contacts, les rendez-vous, les tâches (tâches) et les mémos (informations de référence auxquelles vous souhaitez pouvoir accéder facilement plus tard, telles que les mots de passe, les numéros de série, etc.)
  • Pour des idées plus complexes ou lorsque vous avez besoin de capturer rapidement de nombreuses informations, utilisez votre système papier.
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Loin de votre bureau

  • Lorsque vous conduisez, utilisez Jott pour capturer des idées, des tâches, des rendez-vous, etc. Appelez simplement Jott et laissez-vous un message. Jott traduira votre audio en texte et vous l’enverra par e-mail. Vous pouvez même configurer un rappel à une heure et une date spécifiques.
  • Lorsque vos mains sont libres et que l’article est rapide, saisissez-le dans votre PDA.
  • Lorsque vos mains sont libres et que vous avez besoin de vitesse ou que l’élément est long ou complexe, entrez les informations dans votre carnet de capture.

Chaque jour

  • Synchronisez votre PDA avec le calendrier de votre ordinateur.
  • Migrez vos éléments de capture de votre système papier vers l’endroit approprié (calendrier, contact, tâche, mémo, etc.)
  • Classez vos éléments de tâche en fonction de projets ou de grands groupes de catégories. Vous pouvez soit les gérer dans votre carnet de capture en ajoutant des onglets de post-it, soit les gérer dans votre système de tâches électronique avec des étiquettes de catégorie.
  • Planifiez votre journée en attribuant des tâches de vos projets à votre liste de tâches «Aujourd’hui» ou, dans GTD-speak, à votre «prochaine liste d’actions». Cela peut être une section de votre cahier de capture ou de votre système de tâches électronique, selon ce qui vous convient le mieux.

Ressources

Papier
PDA
Ressources du système de gestion du calendrier / du temps
Livres

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Écrit pour Moyens I/O par K. Stone, auteur de L’apprentissage de la vie aujourd’hui, un blog sur les améliorations de la vie quotidienne. Les articles populaires sont Comment écrire un livre en 60 jours ou moins et Quantum Leap: Quelle est votre prochaine grande affaire?.

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