Le guide ultime pour créer une équipe à distance

Le travail à distance devient rapidement la nouvelle norme pour les 3,9 millions d’Américains qui travaillent à domicile au moins la moitié de la semaine. Les travailleurs à distance signalent avoir moins de stress, ce qui augmente leur productivité globale. Les employeurs économisent de l’argent sur les frais généraux. Qu’est-ce qu’il n’y a pas à aimer?

Les gestionnaires rapportent que les travailleurs à distance sont plus productifs que les employés de bureau, les deux tiers des employeurs partageant ce sentiment dans une étude récente. Un autre rapport a révélé que plus de la moitié (53%) des entreprises américaines utilisent des «talents flexibles», un autre mot pour désigner les pigistes à distance et les employés travaillant à domicile.

Dans l’ensemble, la création d’une équipe à distance est plus facile et plus courante que jamais. Si vous souhaitez créer une équipe à distance, consultez le guide ultime ci-dessous pour apprendre tout ce que vous devez savoir pour commencer.

Faire un plan

En tant que président de ChamberofCommerce.com, Je supervise directement une équipe interne de 15 personnes et 10 autres qui travaillent à distance depuis le monde entier. Avant de constituer mon équipe à distance, j’ai d’abord créé un aperçu des rôles et des responsabilités de chaque membre de l’équipe que je cherchais à recruter.

Déterminez si le travail dont vous avez besoin est adapté à un pigiste basé sur un projet ou s’il nécessite le dévouement et l’attention à plein temps d’un employé de W-2. De plus, vous devrez calculer votre budget pour payer les travailleurs à distance. L’avantage d’embaucher des pigistes est qu’il n’y a pas d’engagement à long terme et que vous pouvez les utiliser au besoin.

Étant donné que votre équipe est éloignée, vous aurez un bassin de candidats potentiels beaucoup plus important que vous ne le feriez avec un emploi de bureau traditionnel. Cela permet de recruter les meilleures personnes pour le poste et de ne pas avoir à s’inquiéter d’essayer de les relocaliser dans une nouvelle ville. Assurez-vous que toutes les annonces que vous faites sur les sites d’emploi indiquent clairement que vous embauchez pour un poste à distance ou de télétravail.

Lorsque vous êtes prêt à commencer à intégrer les membres de votre équipe, il est important de fournir une vision claire de ce que fait l’entreprise, sa feuille de route pour l’avenir et une description détaillée de ce que fait chaque membre de l’équipe. Ces documents garantiront que chaque personne qui rejoint l’équipe est sur la même longueur d’onde et a une compréhension commune des valeurs, des objectifs et des cibles de l’entreprise.

Commencez petit et évoluez selon les besoins

Sans les contraintes d’espace de bureau, votre main-d’œuvre peut croître ou diminuer selon les besoins de votre entreprise. La bonne nouvelle est qu’avec les pigistes, vous pouvez embaucher ou réduire en fonction de vos besoins et de votre budget.

Si vous venez de lancer une nouvelle startup, embaucher des pigistes au fur et à mesure est une excellente stratégie, car cela ne nécessite pas le même engagement en capital que l’embauche d’un employé à temps plein. À mesure que votre entreprise se développe, vous pouvez envisager d’embaucher des travailleurs à distance à temps plein.

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Il y a un variété de plates-formes pour aider connectez les entreprises à un réseau de pigistes dans tous les domaines, y compris l’écriture, l’édition, la photographie, la comptabilité, la conception, l’ingénierie logicielle, le support client, etc. Comme avantage supplémentaire, la plupart des plates-formes gèrent les paiements des pigistes, tirent les fonds de votre compte et les conservent sous séquestre jusqu’à ce que le travail soit terminé à votre satisfaction.

Outils à utiliser: Upwork, Toptal, Pigiste

Restez connecté

Une fois que vous avez développé votre équipe à distance, il est absolument essentiel de maintenir un contact régulier. Vous devrez peut-être établir un protocole pour les méthodes de communication préférées pour vous assurer que les fils ne se croisent pas. Choisissez un canal de communication principal, qui dans la plupart des cas sera le courrier électronique. Les canaux secondaires peuvent inclure des plates-formes de messagerie comme Mou ou Google Hangouts. Les temps de réponse varieront selon les équipes distantes, il est donc important de fournir à votre équipe vos attentes.

Au-delà de la communication quotidienne, vous voudrez planifier des vidéoconférences en cours avec tous les subordonnés directs que vous embauchez. Ces rencontres individuelles hebdomadaires seront essentielles pour établir une relation de travail de confiance et de collaboration. Ces relations sont plus faciles à nouer lorsque vous travaillez côte à côte dans un espace physique partagé jour après jour.

Une équipe distante nécessite un peu d’effort supplémentaire, mais c’est possible grâce aux progrès de la communication vidéo. Les visioconférences de groupe sont également essentielles et permettent à vos collaborateurs distants de se connaître de manière plus intime.

Outils à utiliser: Gmail, Mou, Google Docs, Zoom.us

Restez en sécurité

La source: lastpass.com

Si les équipes distantes ont un inconvénient, c’est probablement celui-ci: elles sont plus vulnérables aux cyberattaques et aux fuites de données. Lorsque vous disposez d’un personnel basé dans un bureau physique, vous avez plus de contrôle sur la sécurité des informations. Avec une équipe distante, il y a plus de chances que vos employés se connectent à un point d’accès wifi non sécurisé comme le wifi public dans un café.

Il existe plusieurs stratégies de défense qui peuvent être utilisées pour se défendre contre les cyber-attaques adverses. Ils incluent des pratiques de bon sens, ainsi que des choses dont vous n’avez peut-être pas entendu parler auparavant, et ce n’est pas grave. La liste comprend:

  • Gestion correcte des mots de passe: Un bon programme de gestion de mots de passe générera un mot de passe sécurisé et le stockera pour vous.
  • Utilisez l’authentification multifacteur (MFA): Alors que de nombreux sites Web nécessitent un mot de passe, d’autres nécessitent désormais des frais supplémentaires, tels que du matériel spécialisé ou un capteur sur votre téléphone. Cela garantit qu’une compromission de mot de passe ne mettra pas en danger un compte existant.
  • Vigilance constante: Peu importe la sécurité de votre système de sécurité actuel, une bonne dose de suspicion n’est pas une mauvaise chose. Si quelqu’un vous demande de réinitialiser votre mot de passe, lui demander de prouver son identité est une bonne chose. Personne ne peut vous reprocher d’être prudent.
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Bien que cela puisse demander des efforts, il est tout à fait possible, et totalement libérateur, de protéger votre vie privée en ligne. Alors que vous devez vous rappeler que rien n’est infaillible, il y en a beaucoup les mesures que vous pouvez prendre pour vous assurer que vos données restent en sécurité contre les menaces quotidiennes de cyber-attaques dans votre vie professionnelle bien remplie.

Avoir un plan pour gérer les commentaires des clients

La source: ga0.imigix.net

De nombreuses entreprises n’ont peut-être pas d’équipe entièrement distante, mais ont plutôt des services internes et d’autres distants. Un domaine populaire pour les équipes distantes est le domaine du support client.

Chez ChamberofCommerce.com, nous utilisons un mélange d’équipes de support client internes et distantes pour aider à répondre aux demandes des clients dans différents fuseaux horaires et plusieurs canaux de communication.

La technologie moderne peut facilement acheminer les appels, les e-mails et les messages sur les réseaux sociaux vers le bon support client où qu’il se trouve, éliminant ainsi la nécessité de placer votre personnel d’assistance dans un centre d’appels centralisé. Vous devrez bien sûr suivre et encourager leur performances via des métriques comme le score CSAT et le nombre de billets fermés par quart de travail, et ainsi de suite.

Outils à utiliser: Avoxi, Zendesk, Twilio

Surveiller les progrès

La source: cdn.zapier.com

La seule chose à propos d’une équipe distante est que vous ne les voyez jamais vraiment travailler. Alors, comment savez-vous qu’ils sont?

Il est important que chaque le travailleur à distance de votre équipe a clairement défini les attentes, les livrables et les délais. Avec le logiciel de gestion des produits d’équipe, vous pouvez voir l’état de chaque tâche qui a été attribuée à votre équipe distante. De nombreux outils de gestion de projet fournissent des diagrammes de Gantt ventilés par projet ou par membre de l’équipe afin que les responsables puissent facilement voir quelles tâches sont en cours ainsi que le temps d’achèvement prévu. Cela clarifie les affectations qui peuvent être en retard ou si un projet est en avance sur le calendrier en raison des efforts spécifiques d’un membre de l’équipe.

Travaillez avec votre équipe distante pour établir les tâches, les horaires et les tâches afin de vous assurer que chacun fait ce qu’il est censé faire.

Outils à utiliser: JIRA, Asana, Airtable, Camp de base

Aller à distance

Une fois toutes les pièces en place, votre équipe distante est enfin assemblée. Suivez toutes les stratégies ci-dessus et votre équipe distante fonctionnera sans accroc. N’oubliez pas que la communication est de la plus haute importance lorsque vous travaillez avec une équipe distante.

Moyens Staff
Moyens I/O Staff vous a motivé, donner des conseils sur la technologie, le développement personnel, le style de vie et des stratégies qui vous aider.