7 façons de gérer votre courrier électronique comme un expert

C’est pourquoi j’ai décidé aujourd’hui de répertorier 7 moyens simples pour mieux gérer votre messagerie et augmenter votre productivité tout en traitant votre boîte de réception. Ce sont les méthodes que j’ai suivies et elles m’ont beaucoup aidé. Avant de commencer, j’aimerais mentionner que ces moyens sont réservés à ceux qui moins que 300 à 400 e-mails (hors spam) par jour. Si vous en obtenez plus, je vous suggère fortement d’embaucher immédiatement quelqu’un d’autre comme un assistant virtuel, pour gérer votre messagerie.

Pour le reste d’entre vous, voici les moyens de gérer votre messagerie comme un expert:

  • Fixez un calendrier: c’est très important; il est facile de perdre la notion du temps lors de la vérification de votre courrier. Entre la suppression et la réponse, vous perdez simplement la notion du temps et constatez plus tard que 4 heures se sont écoulées. Vous pouvez probablement définir 3 créneaux de 20 à 30 minutes chacun, à différents moments de la journée, pour vérifier votre messagerie. Utilisez des rappels ou d’autres outils de suivi du temps pour garder une trace de votre temps.
  • Utilisez Gmail: si vous utilisez un autre e-mail Web, ne perdez pas de temps à passer à Gmail. Cela vous fera beaucoup plus productif. Vous pouvez également passer à Gmail sans changer votre adresse e-mail d’origine, ce qui est probablement préférable. Voici un article cela explique comment le faire.

Je préconise l’utilisation de Gmail, non pas en tant que fan inconditionnel de Gmail, mais en tant que personne qui a essayé divers clients de messagerie au cours des 5 dernières années et a trouvé que rien d’autre ne se compare. Il a des fonctionnalités étonnantes, notamment filtres et les raccourcis clavier et si vous utilisez un client de bureau comme Outlook ou Thunderbird, alors Gmail fournit également IMAP un accès qui facilite la vie.

  • Hiérarchisez l’utilisation des étiquettes / dossiers: Il est important de différencier les courriers importants de ceux sans importance. Si vous utilisez Gmail, vous pouvez définir des filtres qui feront le travail automatiquement en appliquant des étiquettes ou en réacheminant le courrier entrant. Dans tous les autres clients de messagerie, il existe des dossiers que vous pouvez également utiliser pour hiérarchiser votre courrier électronique. Vous pouvez créer des dossiers nommés «amis», «Répondre aujourd’hui», etc. et lorsque vous ouvrez votre boîte de réception, commencez immédiatement à déplacer les e-mails vers leurs dossiers respectifs.
  • Soyez précis: soyez précis et précis lorsque vous répondez aux e-mails. Vous pouvez même sauter «Bonjour» et «Cordialement» si vous le souhaitez; Je pense que personne ne s’en souciera. Apprenez à utiliser efficacement les one-liners. Si vous utilisez la messagerie Web et Firefox comme navigateur, il existe des modules complémentaires tels que Coller l’e-mail qui vous aide à coller des textes répétitifs dans des formulaires ou des e-mails en un ou deux clics.
  • Supprimer impitoyablement: vous pouvez facilement conclure à partir de la ligne d’objet d’un e-mail si cela vaut la peine d’être lu. Si ce n’est pas le cas, supprimez-le sans réfléchir à deux fois. Si vous vous relâchez, pensant que vous pourriez probablement le lire plus tard, alors croyez-moi, cet e-mail restera là comme non lu jusqu’à ce que vous décidiez finalement de le supprimer. Agissez sur l’e-mail la première fois que vous le voyez en répondant immédiatement, en le supprimant ou en le définissant comme une tâche à accomplir à un moment précis.
  • Ne le laissez pas pour le lendemain: essayez de terminer de répondre aux e-mails et de vider votre boîte de réception dans le délai que vous avez décidé. Je sais, ce n’est pas toujours possible, surtout si vous recevez plus de 100 e-mails par jour, mais si les e-mails partent en attente puis le lendemain, il devient beaucoup plus difficile pour vous de parcourir votre boîte de réception. Considérez votre boîte de réception comme une boule de neige, plus elle roule, plus elle grossit.Astuce pour les utilisateurs Outlook de Jay: Si vous recevez un e-mail que vous souhaitez adresser demain, cliquez dessus avec le bouton droit de la souris et faites-le glisser vers votre bloc de tâches. Vous pouvez ensuite attribuer une date d’échéance et un niveau de priorité. Heck, vous pouvez même l’attribuer à quelqu’un d’autre de votre équipe. Si vous faites cela constamment, vous aurez une bonne liste de tâches à partir de laquelle travailler et une boîte de réception propre. Cela supprimera complètement la navigation constante dans la boîte de réception que vous faites actuellement; non seulement cette habitude est improductive, mais elle est carrément frustrante. Si c’est quelque chose qui prend du temps ou s’il s’agit d’une tâche critique, faites-le plutôt glisser vers votre calendrier et créez un rendez-vous avec vous-même pour y consacrer du temps.
  • Remplacez la source: bien que vous ayez essayé les 6 étapes ci-dessus, si vous avez toujours du mal à gérer votre e-mail, vérifiez la source des e-mails et essayez de la remplacer par quelque chose de plus utile. Par exemple, si vous recevez des tonnes d’e-mails à partir du formulaire de contact de votre site Web, identifiez la principale préoccupation des visiteurs, puis publiez quelque chose sur votre site Web qui aidera ces visiteurs, contribuant ainsi à réduire votre flux d’e-mails entrants.

Le courrier électronique est un excellent outil si vous apprenez à le gérer. Malheureusement, la plupart des gens sont gérés par leur messagerie. Obtenez-le sous contrôle en mettant en œuvre certains de ces conseils. Si vous avez d’autres idées intéressantes, faites-le nous savoir dans les commentaires.

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– Abhijeet

Moyens Staff
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