Comment activer et utiliser les outils de réponse intelligente et de composition intelligente de Gmail

Avant le 15e anniversaire de Gmail l’année dernière, Google a ajouté de nombreux outils de productivité et d’apprentissage automatique à son service de messagerie. (Il a peut-être également essayé de compenser la disparition de son application de messagerie Inbox, mais c’est un argument pour un autre jour.) Les ajouts comprenaient un moyen pour Gmail d’écrire des lignes d’objet d’e-mail pour vous et de planifier un e-mail à envoyer ultérieurement. temps.

Il peut être un peu déroutant de parcourir certaines des fonctionnalités de Gmail. Dans ce didacticiel, nous allons nous concentrer sur les outils de saisie automatique de Gmail Smart Reply et Smart Compose, qui sont conçus pour gagner du temps.

Laisser une machine vous aider à rédiger des e-mails et des lignes d’objet pour vous peut sembler un peu inhabituel, mais si vous êtes prêt à au moins l’essayer par vous-même, voici les moyens d’automatiser vos réponses Gmail.

Activation de la réponse intelligente et de la composition intelligente

Pour permettre à Gmail de générer des réponses et du texte par e-mail, vous devez d’abord vous inscrire dans votre menu Paramètres. Si vous êtes un utilisateur régulier de Gmail (au lieu de G Suite Enterprise Edition), voici comment procéder:

Sur le bureau

  • Cliquez sur l’icône d’engrenage dans le coin supérieur droit et recherchez la page Paramètres.
  • Faites défiler vers le bas pour les options séparées Smart Reply et Smart Compose et choisissez «On» pour l’un ou les deux pour activer les suggestions automatisées.
  • Vous pouvez également choisir d’autoriser l’apprentissage automatique de Gmail à personnaliser les suggestions en fonction de la façon dont vous écrivez vos e-mails en choisissant «Personnalisation de la composition intelligente». Par exemple, si vous saluez vos collègues par «Salut, équipe» par rapport à «Bonjour tout le monde», il ajoutera automatiquement tout ce que vous utilisez le plus souvent.

Vous pouvez laisser le moteur AI personnaliser vos suggestions Smart Compose.

Vous pouvez laisser le moteur AI personnaliser vos suggestions Smart Compose.

Si vous utilisez G Suite, vous remarquerez peut-être que l’option d’activation de Smart Compose n’est pas disponible. Votre administrateur G Suite doit l’activer pour l’organisation. Contactez donc le responsable si vous souhaitez tester cela au travail.

Sur l’application Android ou iOS

  • Appuyez sur l’icône du hamburger dans le coin supérieur gauche pour ouvrir le tiroir latéral. Faites défiler jusqu’à Paramètres.
  • Sélectionnez le compte Gmail auquel vous souhaitez vous adresser
  • Appuyez sur la case à cocher sur la réponse intelligente et / ou la composition intelligente pour basculer le mode sur

Une fois les paramètres activés, votre Gmail est configuré pour suggérer des réponses et vous aider à terminer automatiquement les phrases en fonction de votre style d’écriture.

À quoi il ressemble

Fondamentalement, vous commencez simplement à taper et Gmail commencera à suggérer des mots qui pourraient correspondre à la phrase que vous écrivez.

Sachez qu’il ne s’affichera pas toujours pour chaque e-mail que vous écrivez. Parce que Gmail a besoin de contexte, vous trouverez probablement Smart Compose en train de répondre lorsque vous répondez à un e-mail ou si vous commencez des e-mails avec des déclarations génériques comme “Ravi de vous rencontrer” ou “J’espère que vous allez bien”. Si Gmail a une suggestion, un ensemble de texte opaque apparaîtra à côté de ce que vous tapez.

Sur la version de bureau de Gmail, vous pouvez appuyer sur Tab pour accepter la suggestion. Sur l’application mobile, si un mot ou une expression suggérée apparaît, balayez vers la droite pour l’ajouter à l’e-mail.

Smart Compose peut également remplir automatiquement le champ Objet.

Smart Compose peut également remplir automatiquement le champ Objet.

Smart Compose peut également suggérer des sujets de courrier électronique. Laissez la ligne d’objet vide et commencez à rédiger votre e-mail. Une fois que vous revenez pour remplir la ligne d’objet, Gmail vous proposera une suggestion que vous pouvez accepter en appuyant sur Tab sur l’application de bureau ou balayez vers la droite sur mobile.

Réponse intelligente pour des réponses standardisées

Smart Reply fonctionne un peu plus rapidement que Smart Compose. Au lieu de vous suggérer des mots ou des phrases courtes, Gmail vous proposera trois réponses qui pourraient correspondre à l’e-mail que vous avez reçu. Par exemple, si vous avez reçu un e-mail vous rappelant un rendez-vous, Smart Reply peut suggérer des réponses telles que «Confirmé», «Merci» ou «Je ne peux pas le faire».

Taper ces réponses n’enverra pas immédiatement l’email. Vous pouvez ajouter plus de texte à la réponse suggérée avant de choisir de l’envoyer.

Smart Replay offre des réponses prédéfinies.

Smart Replay offre des réponses prédéfinies.

Si vous êtes dans une conversation par e-mail avec plusieurs personnes, sachez que le fait de répondre avec une réponse intelligente CC tout le monde sur cet e-mail. Vous devrez supprimer manuellement les personnes que vous ne voulez pas dans cette réponse, il est donc préférable de ne choisir la réponse intelligente que pour les e-mails que vous souhaitez envoyer à tout le monde dans le fil.

Devez-vous réellement l’utiliser?

Choisir de laisser une machine écrire vos e-mails peut sembler impersonnel, mais elle n’est pas conçue pour écrire tout l’e-mail pour vous. Smart Compose et Smart Reply fonctionnent mieux lorsque vous les utilisez pour ajouter des phrases de remplissage ou répondre rapidement à des e-mails oui ou non. De plus, Gmail s’est beaucoup amélioré pour proposer des réponses qui auront du sens dans 90% des cas. (D’après mon expérience, les réponses ont tendance à tendre vers des réponses affirmatives, donc elles peuvent ne pas fonctionner mieux si vous êtes moins enclin à tout accepter.)

En outre, si vous essayez et trouvez que vous préférez taper vos propres réponses, revenez simplement aux paramètres et désactivez ces fonctionnalités.

Mise à jour du 6 juillet 2020 à 17 h 10 HE: Cet article a été initialement publié le 5 avril 2019; l’introduction et les instructions d’utilisation de Smart Replay et Smart Compose ont été mises à jour

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