Comment apprivoiser votre boîte de réception Gmail avec des libellés

18 juillet، 2020 11:19

Avouons-le – si vous utilisez votre compte Gmail plus que de temps en temps pour contacter des amis et des proches, il est probable qu’il devienne incontrôlable. Entre les e-mails liés au travail, les événements en ligne, les invitations, la publicité de vos détaillants préférés et le simple spam, vous aurez du mal à suivre.

Il existe différentes façons d’organiser votre courrier électronique, et une option puissante consiste à appliquer des étiquettes, l’analogue de Gmail aux dossiers. Mettre des étiquettes sur les e-mails facilite leur traitement. Par exemple, vous pouvez étiqueter toutes les personnes auxquelles vous souhaitez envoyer des vœux de vacances; tous ceux qui ont manifesté leur intérêt pour l’achat de votre collection de romans graphiques; tous ceux qui travaillent sur votre projet vidéo actuel; tous ceux que vous connaissiez à l’université – les possibilités sont presque infinies.

Voici quelques principes de base et quelques stratégies d’utilisation des fonctionnalités d’étiquette de Gmail. Notez que tous sont effectués sur un ordinateur de bureau; il existe différentes manières de gérer les libellés sur un appareil mobile, dont je parlerai à la fin de cet article.

Créer des étiquettes

Pour commencer à utiliser des étiquettes, la première chose que vous devez faire est d’en créer. Il y a plusieurs façons de le faire.

Tout d’abord, vous pouvez créer une étiquette à partir de la colonne de gauche de Gmail:

  • Dans la colonne de gauche, faites défiler la boîte de réception jusqu’à ce que vous arriviez à “Gérer les étiquettes” et “Créer une nouvelle étiquette”.
  • Cliquez sur ce dernier et saisissez le nom de votre nouvelle étiquette. Vous pouvez l’imbriquer sous une étiquette existante si vous le souhaitez.

Vous pouvez créer de nouvelles étiquettes à partir de la colonne de gauche.

Vous pouvez également créer une nouvelle étiquette et l’appliquer immédiatement à plusieurs e-mails:

  • Sélectionnez les e-mails que vous souhaitez étiqueter en cochant les cases à gauche des e-mails. Lorsque vous êtes prêt, faites un clic droit.
  • Passez la souris sur “Marquer comme.” Vous pouvez taper le nom de votre nouvelle étiquette dans le champ de la fenêtre contextuelle et appuyer sur la touche Retour, ou cliquer sur «Créer une nouvelle», où vous pouvez entrer le nom de votre nouvelle étiquette et l’imbriquer sous une étiquette existante si tu veux.

Vous pouvez créer une nouvelle étiquette et l’appliquer immédiatement à plusieurs e-mails.

Colorez vos étiquettes

L’une des choses les plus simples que vous puissiez faire avec les libellés dans Gmail est de leur donner des couleurs. Cela peut sembler une petite chose, mais si vous parcourez votre e-mail, des étiquettes colorées indiquent immédiatement à quelle catégorie appartient un e-mail.

Les étiquettes de couleurs différentes peuvent faciliter la recherche des messages.

Pour attribuer des couleurs à un libellé Gmail:

  • Passez votre curseur sur le nom de l’étiquette dans la colonne de gauche.
  • Cliquez sur les trois points à droite du nom de l’étiquette.
  • Cliquez sur «Couleur de l’étiquette».
  • Sélectionnez la couleur que vous souhaitez attribuer à cette étiquette – vous pouvez choisir une combinaison de couleurs de base ou créer des couleurs personnalisées pour l’arrière-plan et le texte.

Vous pouvez sélectionner une combinaison de couleurs par défaut pour une étiquette ou créer des couleurs personnalisées.

Si vous souhaitez revenir aux couleurs par défaut (texte noir sur fond gris), cliquez sur «Supprimer la couleur».

Appliquer automatiquement des étiquettes aux e-mails entrants

Vous pouvez appliquer automatiquement des étiquettes aux e-mails dès leur arrivée. Par exemple, si je prévoyais d’écrire une histoire sur différents types de masques faciaux et que je voulais étiqueter tous les e-mails susceptibles de concerner ce sujet, je pourrais mettre en place un filtre qui serait automatiquement mettre l’étiquette «masque» sur ces e-mails. Comme ça:

  • Créez d’abord l’étiquette que vous souhaitez. Dans ce cas, j’ai utilisé les instructions ci-dessus pour créer le libellé “Masques”.
  • Accédez à votre champ de recherche Gmail. Cliquez sur la petite flèche à droite du champ de recherche pour obtenir la recherche avancée.
  • Mettez votre terme de recherche dans le (s) champ (s) approprié (s). Par exemple, pour créer ma recherche, je rechercherai tout e-mail contenant le mot «masque». Je peux également l’appliquer aux e-mails qui se retrouvent dans ma boîte de réception (afin de ne pas étiqueter les e-mails qui se retrouvent dans le spam) en cliquant sur le champ à côté de “Rechercher” et en sélectionnant “Boîte de réception” dans le menu déroulant menu.

Créez les termes de recherche qui détermineront quels e-mails seront étiquetés.

  • Cliquez sur le bouton «Créer un filtre».
  • Il y aura un avertissement indiquant que plusieurs types de filtres ne s’appliqueront pas aux e-mails entrants. Cliquez sur «OK» pour montrer que vous comprenez.
  • Vous serez alors amené à une page qui vous permet de choisir ce que vous voulez que le filtre fasse. Par exemple, je pourrais avoir les e-mails filtrés immédiatement supprimés ou archivés, marqués comme importants (ou non importants), ou transférés à une autre adresse, entre autres options. Dans ce cas, je vais cocher la case à côté de “Appliquer le libellé:” puis choisir le libellé “Masques” dans le menu déroulant. (Vous pouvez également créer une nouvelle étiquette ici, si vous le souhaitez.)

Cochez la case à côté de «Appliquer l’étiquette:», puis choisissez votre étiquette dans le menu déroulant.

  • Cela ne marquera que les futurs e-mails. Pour appliquer également le libellé aux e-mails actuels, cochez également «Appliquer également le filtre aux conversations correspondantes» qui apparaît en bas de la liste de contrôle. (Remarque: cette dernière est une fonctionnalité quelque peu bizarre, elle peut donc ne pas fonctionner dans tous les cas.)
  • Cliquez sur “Créer un filtre”.

Modifiez vos filtres

Si vous souhaitez modifier ou supprimer l’un de vos filtres, vous devez le faire via la page principale des paramètres de Gmail, accessible en cliquant sur le rouage dans le coin supérieur droit, puis sur “Voir tous les paramètres”. Ensuite:

  • Cliquez sur l’onglet «Filtres et adresses bloquées».
  • Vous verrez une liste de tous vos filtres. Pour en modifier ou en supprimer un individuellement, cliquez sur les liens «Modifier» ou «Supprimer» à droite de chaque étiquette.
  • Vous pouvez également supprimer ou exporter un groupe d’étiquettes en les cochant puis en cliquant sur les liens «Exporter» ou «Supprimer» en bas de la liste.

Affichez ou masquez vos étiquettes

Lorsque vous avez beaucoup d’étiquettes, elles peuvent être accablantes, et Gmail a donc des moyens d’afficher ou de masquer des étiquettes spécifiques.

Si vous cliquez sur “Gérer les libellés” dans la colonne de gauche, vous serez redirigé vers l’onglet “Libellés” sur la page des paramètres de Gmail. Faites défiler la page résultante pour trouver une liste de toutes vos étiquettes.

Il existe deux façons de modifier si une étiquette est visible: «Afficher dans la liste des étiquettes» et «Afficher dans la liste des messages». “Liste des étiquettes” fait référence à la liste de vos étiquettes dans la colonne de gauche de Gmail – c’est pratique car vous pouvez cliquer sur le nom d’une étiquette spécifique pour rechercher tous les e-mails avec cette étiquette. Ici, dans les paramètres, vous pouvez choisir d’afficher cette étiquette dans la liste de gauche, de la masquer ou de ne l’afficher que si vous avez des e-mails non lus avec cette étiquette.

«Afficher dans la liste des messages» vous permet d’afficher ou de masquer l’étiquette dans la fenêtre principale du message – en d’autres termes, vous ne verrez pas l’étiquette à côté de la ou des premières lignes de l’e-mail. L’e-mail sera toujours étiqueté, cependant.

Vous pouvez gérer vos libellés dans les paramètres de Gmail.

Et enfin, vous pouvez modifier chaque étiquette ou la supprimer entièrement. (Le supprimer ne supprimera pas l’e-mail, juste l’étiquette.)

Gérer les libellés sur un appareil mobile

Alors que les étiquettes Gmail doivent être créées à l’aide d’un ordinateur et que des opérations plus complexes doivent également être effectuées sur un ordinateur, vous disposez de certaines options sur la façon dont les étiquettes sont utilisées sur votre appareil mobile.

Pour ajouter manuellement une étiquette à un e-mail:

  • Sur un iPhone et un téléphone Android, ouvrez l’e-mail que vous souhaitez étiqueter.
  • Appuyez sur l’icône à trois points en haut à droite de l’écran.
  • Sélectionnez “Modifier les libellés”.
  • Sélectionnez (ou désélectionnez) les étiquettes que vous souhaitez appliquer à ce message.

Dans le menu déroulant, sélectionnez «Modifier les libellés».

Sélectionnez les libellés que vous souhaitez appliquer à l’e-mail.

Si vous utilisez un iPhone, vous pouvez ajouter des étiquettes à plusieurs e-mails à la fois:

  • Dans votre liste de diffusion, appuyez sur l’icône à gauche de chaque message que vous souhaitez étiqueter. Le message se transformera en une coche.
  • Appuyez sur l’icône à trois points en haut à droite de l’écran.
  • Sélectionnez “Modifier les libellés”.
  • Sélectionnez les libellés que vous souhaitez appliquer à ces messages.

Vous pouvez également faire une gestion de base des étiquettes sur un appareil mobile, mais ce que vous pouvez faire dépend de si vous utilisez iOS ou Android.

Pour gérer vos étiquettes sur un iPhone:

  • Appuyez sur l’icône de hamburger à trois lignes dans le coin supérieur gauche.
  • Faites défiler vers le bas et sélectionnez «Paramètres».
  • Appuyez sur le compte Gmail que vous souhaitez modifier.
  • Faites défiler vers le bas et sélectionnez “Paramètres d’étiquette”.
  • Sélectionnez l’étiquette que vous souhaitez ajuster.
  • Appuyez sur “Ajouter …” si vous souhaitez ajouter ce libellé aux futurs messages. Vous pouvez spécifier un certain nombre de facteurs, notamment de qui il vient, du sujet, de qui il s’agit et des mots à inclure ou à exclure.
  • Vous pouvez également appuyer sur «Nom» pour modifier le nom de l’étiquette ou sur «Supprimer»

Sélectionnez les étiquettes que vous souhaitez gérer.

Ajoutez les critères qui détermineront les e-mails qui obtiendront cette étiquette.

Sur un appareil Android:

  • Appuyez sur l’icône de hamburger à trois lignes dans le coin supérieur gauche.
  • Faites défiler vers le bas et sélectionnez «Paramètres».
  • Appuyez sur le compte Gmail que vous souhaitez modifier.
  • Faites défiler vers le bas et sélectionnez «Gérer les étiquettes».
  • Sur un appareil Android, la seule chose que vous pouvez vraiment régler est de savoir si votre appareil mobile synchronisera les étiquettes avec votre ordinateur. La page qui apparaît après «Gérer les libellés» répertorie toutes les catégories incluses par Google (telles que Primaire, Social, etc.), puis toutes vos libellés. Il indique également si les catégories / libellés ont été synchronisés.
  • Si vous souhaitez synchroniser vos étiquettes, faites défiler jusqu’au nom de l’étiquette et appuyez dessus.
  • Appuyez sur “Synchroniser les messages”. Aucun message ne sera téléchargé, mais l’application de cette étiquette aux messages appropriés sera synchronisée. Vous pouvez choisir d’appliquer les libellés aux messages arrivés au cours des 30 derniers jours ou à tous les messages.
  • Une fois que vous avez marqué l’étiquette à synchroniser, vous pouvez choisir si vous souhaitez recevoir une notification sur le téléphone chaque fois qu’un message avec cette étiquette apparaît.

Leave a Comment