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Comment éviter que vos e-mails ne deviennent incontrôlables

Rester au courant de vos e-mails peut être accablant, chronophage et fastidieux. Il n’est pas difficile d’accumuler un grand nombre d’e-mails non lus. Et pour cette raison, il est facile de continuer à vérifier votre afflux constant de messages – au détriment d’autres tâches.

J’ai plusieurs comptes de messagerie et j’ai du mal à maintenir ce nombre de non lus à un faible niveau. J’ai donc fait des recherches et compilé des conseils sur la manière d’améliorer la gestion de ma boîte de réception. Voici quelques conseils utiles que j’ai trouvés pour faciliter la gestion de votre boîte de réception, passer moins de temps à traiter les e-mails et vous assurer de ne pas oublier de répondre à un message important.

Ne vérifiez pas tous vos e-mails lorsqu’ils arrivent

Étant donné que les e-mails arrivent dans votre boîte de réception tout au long de la journée, il est facile de se laisser distraire par eux, même lorsque vous êtes au milieu de quelque chose d’important. Au lieu de lire chacun dès que vous l’obtenez, réservez du temps chaque jour pour parcourir vos courriels et répondre. Si vous n’avez pas besoin d’être à l’affût d’e-mails ou d’annonces importants, planifiez en quelques courtes périodes au cours de la journée pour vérifier vos e-mails. À part cela, restez en dehors de votre boîte de réception.

C’est également une bonne idée de planifier une période plus longue une fois par semaine ou tous les quelques jours pour organiser une boîte de réception plus lourde, comme créer et utiliser des dossiers et des étiquettes et envoyer ces e-mails plus longs.

Si vous vous trouvez toujours dans votre application de messagerie, vous pouvez également désactiver les notifications par courrier électronique, garder cette application de messagerie fermée et vous assurer de ne pas avoir laissé votre boîte de réception ouverte dans un autre onglet.

Vous n’êtes pas obligé de répondre à tous immédiatement

Lorsque vous effectuez l’une de vos vérifications régulières de votre boîte de réception, ne traitez que les e-mails qui peuvent être traités rapidement. Si un e-mail nécessite une réponse rapide, ouvrez-le et répondez-y au fur et à mesure que vous parcourez vos messages. Mais si cela a besoin de plus de temps, prévoyez ce temps pour y répondre plus tard. Vous pouvez étiqueter ces e-mails, les placer dans un dossier spécifique ou utiliser la fonction de répétition pour recevoir l’e-mail à un moment plus pratique.

Créez plusieurs sections ou dossiers dans votre boîte de réception

Utilisez différents dossiers pour stocker vos e-mails. Ceux-ci peuvent être basés sur l’importance, l’urgence, le temps qu’il faut pour les traiter ou les types d’actions nécessaires. La disposition à onglets par défaut de Gmail et la boîte de réception ciblée d’Outlook peuvent aider à filtrer le spam et les e-mails promotionnels et faciliter la recherche et la vérification des e-mails importants. Dans Gmail, vous pouvez également modifier la mise en page afin que vos e-mails soient triés dans différentes sections, et vous pouvez choisir quelles sont ces sections. De même, Outlook vous permet d’organiser votre courrier électronique en groupes personnalisés.

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Utiliser des filtres, des règles et des étiquettes

Les filtres et les règles dirigent les e-mails entrants vers des dossiers spécifiques. Ils peuvent vous faire gagner du temps et vous assurer que votre attention se concentre sur les e-mails les plus importants. Les libellés peuvent également être un bon moyen d’organiser et de vous aider à garder une trace de vos e-mails en vous permettant de trier vos messages avec différentes balises au lieu d’utiliser des dossiers.

Créer des modèles

Parfois, vous finissez par envoyer des e-mails similaires à plusieurs reprises. Pour faciliter les choses, vous pouvez configurer des modèles d’e-mails et les utiliser pour envoyer des e-mails afin de ne pas avoir à continuer à écrire le même message encore et encore. Vous pouvez également utiliser des outils tels que Smart Compose et Smart Reply de Gmail pour rédiger des e-mails plus rapidement.

Se désabonner

Se désinscrire des listes de diffusion et des e-mails promotionnels. Parcourez vos newsletters et assurez-vous que vous n’êtes inscrit que pour celles que vous avez réellement lues, et supprimez celles que vous n’avez pas lues récemment. Assurez-vous également de vous désabonner des alertes de réseaux sociaux dont vous n’avez pas besoin. (Vous devrez peut-être accéder aux paramètres de vos comptes de réseaux sociaux pour désactiver cette option.) Vous pouvez également utiliser un compte de messagerie séparé pour les e-mails promotionnels et conserver vos e-mails importants sur votre compte principal.

Désactivez les e-mails de groupe dont vous n’avez pas besoin

Si vous obtenez CC’d sur une conversation sur laquelle vous n’avez pas vraiment besoin d’être mis à jour ou si vous êtes dans un fil de discussion avec réponse, vous pouvez désactiver ce fil pour éviter d’obtenir toutes les réponses. Pour ce faire, ouvrez n’importe quel message dans le fil de discussion, cliquez sur les trois points dans le coin supérieur droit de l’écran (au-dessus de la ligne d’objet), puis sélectionnez “Muet” dans les options déroulantes de Gmail ou “Ignorer” si vous utilise Outlook.

Ne faites pas de votre boîte de réception votre liste de tâches

Il peut être tentant de marquer un e-mail comme «non lu» pour vous rappeler d’y répondre (j’en suis certainement coupable) ou parce qu’il contient une tâche que vous devez effectuer, mais cela peut également encombrer votre boîte de réception. Gardez une liste de tâches distincte (il existe de nombreuses applications disponibles pour cela, ou vous pouvez utiliser une application de notes de base ou de notes autocollantes) ou la mettre dans un dossier spécifique. Si vous utilisez Gmail, vous pouvez utiliser l’application Tâche de Google côte à côte avec votre boîte de réception; cliquez simplement sur la petite flèche «Afficher le panneau latéral» dans le coin inférieur droit de l’écran, puis sélectionnez l’icône Tâches.

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C’est une bonne idée d’avoir des listes distinctes en cours d’exécution que vous pouvez mettre à jour avec des éléments de vos e-mails. Par exemple, si vos e-mails contiennent des liens vers des articles que vous souhaitez lire lorsque vous avez plus de temps, démarrez une liste de lecture – ne la gardez pas dans votre boîte de réception.

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Moyens Staff

Moyens I/O Staff vous a motivé, donner des conseils sur la technologie, le développement personnel, le style de vie et des stratégies qui vous aider.

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