Comment rendre les réunions plus efficaces

La collaboration est l’essence même du nouveau lieu de travail. Aujourd’hui, il s’agit de garder chacun impliqué dans toutes les facettes d’un processus afin que chacun puisse apporter son expertise.

Cette montée en puissance de la collaboration a rendu les réunions fréquentes une nécessité. Malheureusement, ils ne sont pas toujours aussi productifs que nous le souhaiterions.

Combien de temps est réellement perdu en réunions?

réunion efficace

Le travailleur moyen assiste ou se prépare à des réunions plus d’un quart de sa semaine de travail. Et presque jamais vous ne sortez d’une réunion avec le sentiment que chaque seconde de ce temps a été complètement productive.

Il y a entre 36 et 56 millions de réunions chaque jour en Amérique avec des réunions inefficaces qui coûtent à l’économie américaine jusqu’à 283 milliards de dollars par an. En cette ère de technologie étonnante, pourquoi perdons-nous encore autant de temps?

Certaines des plus grandes bêtes noires que les gens ont à propos des réunions comprennent:

  • 76% pensent que la plupart des réunions sont inutiles
  • 58% déclarent que les réunions sont répétitives
  • 59% déclarent que les réunions ne restent pas sur le sujet
  • 51% des personnes déclarent que d’autres prendront les appels pendant la réunion

Les trois quarts des personnes déclarent essayer d’accomplir d’autres tâches pendant la réunion. Ces tâches comprennent des choses comme prendre le déjeuner, prendre une pause dans les toilettes, vérifier les e-mails personnels et répondre aux e-mails professionnels.

Malheureusement, le multitâche n’est généralement pas très efficace. Alors, pourquoi passons-nous autant de temps en réunion alors que ce temps pourrait clairement être mieux passé ailleurs?

Comment rendre les réunions plus efficaces?

réunions de bureau

De toute évidence, nous devons cesser de perdre le temps de tout le monde et nous assurer que les réunions sont plus significatives et productives. La collaboration en dépend, il est donc important de mettre tout le monde sur la même longueur d’onde.

Afin de perdre moins de temps à tout le monde, voici quelques-unes des choses que vous pouvez faire:

  • Utiliser des outils collaboratifs pour éliminer le besoin de réunions de mise à jour du statut
  • Définissez clairement les objectifs de la réunion à l’avance
  • Assurez-vous que tout le monde reste sur le sujet de la réunion
  • Enregistrez-vous après la réunion et voyez si tout le monde a reçu le bon message
  • Utiliser la technologie pour rendre les réunions avec des travailleurs à distance ou des clients plus productifs

Il est important de s’assurer que tout le monde est sur la même longueur d’onde, mais il est tout aussi important de reconnaître que les réunions ne sont pas le moyen le meilleur ou le plus efficace de le faire. Sondez les besoins et considérez les objectifs de votre équipe.

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Les réunions sont parfaites pour des choses comme le brainstorming et la consolidation d’équipe. Cependant, pour garder tout le monde sur la même longueur d’onde, les outils collaboratifs pourraient être un meilleur pari.

Comment la technologie peut-elle améliorer les réunions?

L’un des problèmes les plus importants et les plus courants concernant les réunions est que la technologie ne fonctionne pas correctement ou qu’elle ne fonctionne pas facilement. La mise à jour de votre technologie peut aider à éliminer certaines des plus grandes sources de stress et de frustration au sein de votre équipe.

Commencez par le WiFi. À quand remonte la dernière fois que vous avez un nouveau routeur?

Avoir des difficultés à se connecter au WiFi est l’un des problèmes les plus courants dans un bureau ou une salle de conférence et c’est aussi l’un des plus faciles à résoudre.

Il existe également d’excellents nouveaux outils de collaboration qui peuvent aider à amener tout le monde sur la même longueur d’onde – littéralement. L’utilisation d’un logiciel de partage d’écran est un excellent moyen de s’assurer que tout le monde voit la même chose en même temps, même s’il se trouve à des endroits différents. Les tableaux blancs interactifs peuvent également contribuer à rendre les collaborations plus efficaces.

La plupart des outils disponibles aujourd’hui sont très faciles à configurer, ce qui est formidable car 79% des travailleurs disent qu’ils seraient plus ouverts à l’utilisation de ces outils technologiques s’ils étaient assez faciles à configurer.

Pour en savoir plus sur la façon de rendre les réunions plus efficaces grâce à la technologie, consultez l’infographie ci-dessous.

Apprenez à maîtriser les réunions avec la bonne technologie

Moyens Staff
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