Top 13 des trucs et astuces des étiquettes Gmail pour les organiser et les gérer - Moyens I/O

Top 13 des trucs et astuces des étiquettes Gmail pour les organiser et les gérer

Vous pouvez ajouter des étiquettes dans Gmail pour repérer les plus importantes et les organiser systématiquement. Gmail vous propose quelques libellés prédéfinis tels que Corbeille, Spam et Brouillon. Nous partagerons des conseils pour vous aider à créer les nouvelles étiquettes Gmail pour catégoriser et organiser tous vos e-mails existants et entrants.



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L’un des avantages des étiquettes est qu’un seul e-mail peut avoir plusieurs étiquettes. Par exemple, vous pouvez créer des étiquettes pour les e-mails en fonction de la priorité des tâches (haute priorité, basse priorité), des personnes (responsable, éditeur), du sujet, du type, etc.

Voici quelques conseils qui vous aideront à organiser et à gérer les libellés dans Gmail.

Où voyez-vous les étiquettes

Vous pouvez afficher les libellés dans la barre latérale gauche de la version Web de Gmail. Cliquez sur n’importe quelle étiquette pour afficher les e-mails qu’elle contient. Alternativement, vous trouverez les étiquettes avant l’objet de l’e-mail dans la liste des e-mails.



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Vous trouverez également des étiquettes à côté de l’objet de l’e-mail lorsque vous ouvrez l’e-mail.



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1. Créer des étiquettes dans Gmail

Il existe deux manières de créer une étiquette à partir du site Web Gmail. Tout d’abord, ouvrez Gmail et cliquez sur Créer une nouvelle étiquette dans la barre latérale gauche. Si vous ne le voyez pas directement, cliquez sur Plus > Créer une nouvelle étiquette.



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La fenêtre contextuelle Nouvelle étiquette s’ouvrira. Tapez le nom de votre étiquette et cliquez sur Créer. La nouvelle étiquette doit apparaître dans la barre latérale gauche.



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Une autre façon de créer une étiquette est à partir d’un e-mail lui-même. Disons que vous lisez un e-mail et que vous souhaitez l’ajouter à une étiquette. Mais vous ne trouvez aucune étiquette appropriée. Vous pouvez créer une étiquette instantanément.

Pour cela, ouvrez l’e-mail. Cliquez sur l’icône Étiquette en haut et sélectionnez Créer une nouvelle étiquette dans le menu. Tapez le nom et appuyez sur Créer.



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Noter: Vous ne pouvez pas créer, modifier ou supprimer des libellés à partir de l’application Gmail Android. Cependant, vous pouvez le faire sur l’application iOS.

2. Ajouter une étiquette aux e-mails

Après avoir créé des étiquettes, il est temps de les appliquer à vos e-mails. Pour cela, ouvrez l’e-mail requis. Cliquez sur l’icône Étiquettes. Cochez la case à côté des étiquettes que vous souhaitez appliquer à votre e-mail et cliquez sur le bouton Appliquer.



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Lorsque vous appliquez une étiquette à un e-mail, il continuera d’avoir l’une des étiquettes existantes telles que Boîte de réception, Mise à jour, etc., où l’e-mail est arrivé initialement. L’ajout d’une étiquette ne la supprimera pas de ces dossiers. Vous pouvez donc y accéder à partir de la boîte de réception principale et de l’étiquette ajoutée. Si vous souhaitez supprimer des e-mails des étiquettes existantes, vérifiez comment déplacer les étiquettes de la section suivante.

Conseil: Découvrez ce qu’est un forum dans Gmail et comment en créer un.

3. Déplacer un e-mail vers une étiquette

Si vous souhaitez une boîte de réception propre, vous pouvez supprimer vos e-mails d’étiquette de boîte de réception et les conserver uniquement dans leurs étiquettes dédiées. Lorsque vous le faites, vous ne trouverez les e-mails que sous les étiquettes qui y sont ajoutées et non dans la boîte de réception principale.

Vous pouvez déplacer un e-mail vers une étiquette de trois manières. Tout d’abord, ouvrez l’e-mail requis et cliquez sur l’icône Déplacer vers. Sélectionnez l’étiquette requise dans le menu.



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Deuxièmement, ajoutez d’abord l’étiquette requise à votre e-mail. Cliquez ensuite sur l’icône en forme de croix à côté des étiquettes dont vous souhaitez supprimer l’e-mail. Disons la boîte de réception. Conservez uniquement les libellés où vous souhaitez que l’e-mail apparaisse.



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Enfin, faites glisser et déposez l’e-mail de la liste des e-mails sur l’étiquette requise dans la barre latérale gauche.



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Conseil: Découvrez ce qu’est une archive dans Gmail et comment archiver les e-mails.

4. Ajouter de la couleur aux étiquettes

Pour identifier facilement vos e-mails, vous pouvez coder en couleur les étiquettes. Par exemple, vous pouvez utiliser la couleur rouge pour les e-mails hautement prioritaires ou ajouter des couleurs de marque aux étiquettes, etc. Les étiquettes colorées apparaîtront dans la liste des e-mails.



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Pour ajouter une couleur à n’importe quelle étiquette, passez votre souris sur l’étiquette dans la barre latérale gauche. Cliquez sur la flèche vers le bas ou sur l’icône à trois points à côté du nom de l’étiquette. Sélectionnez Couleur de l’étiquette dans le menu. Choisissez ensuite une couleur dans la liste. Si vous n’aimez pas les couleurs proposées, cliquez sur Ajouter une couleur personnalisée.



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5. Renommer les étiquettes

Pour renommer une étiquette, cliquez sur l’icône à trois points à côté du nom de l’étiquette de la barre latérale gauche. Sélectionnez Modifier. Tapez ensuite un nouveau nom pour votre étiquette. Il s’appliquera automatiquement aux e-mails sous cette étiquette.



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6. Créer des étiquettes imbriquées

Les étiquettes imbriquées sont comme des sous-dossiers. Vous avez l’étiquette principale, puis vous pouvez créer des étiquettes imbriquées en dessous. De cette façon, vous pouvez mieux organiser vos e-mails. L’e-mail n’apparaîtra que dans les étiquettes imbriquées. Mais le nom de l’étiquette aura les noms de toutes les étiquettes supérieures ajoutées. Par exemple, vous pouvez avoir une étiquette Factures principale suivie d’étiquettes imbriquées – électricité, gaz, eau, etc.



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Conseil: Vous pouvez créer plusieurs hiérarchies d’étiquettes, c’est-à-dire que vous pouvez avoir une sous-étiquette sous une étiquette imbriquée.

Pour créer une sous-étiquette sous une étiquette, cliquez sur l’icône à trois points à côté du nom de l’étiquette. Choisissez Ajouter une sous-étiquette.



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Alternativement, pendant que vous créez une étiquette, vous devez avoir remarqué l’étiquette Nest sous la nouvelle option d’étiquette. Cochez la case à côté et sélectionnez l’étiquette sous laquelle vous voulez qu’elle soit la sous-étiquette.



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Conseil: pour imbriquer une étiquette existante, cliquez sur l’icône à trois points à côté. Choisissez Modifier. Ensuite, dans la fenêtre contextuelle, sélectionnez l’étiquette Nest sous.

7. Supprimer l’étiquette d’un e-mail

Pour supprimer une étiquette d’un e-mail, ouvrez l’e-mail. Cliquez maintenant sur l’icône en forme de croix à côté du nom de l’étiquette pour la supprimer. Vous pouvez également cliquer sur le bouton Supprimer l’étiquette en haut. Vous pouvez également décocher les étiquettes dont vous n’avez pas besoin dans l’option Étiquettes.



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8. Supprimer plusieurs e-mails d’une étiquette

Parfois, vous souhaitez supprimer une étiquette particulière de plusieurs e-mails. Si vous utilisez la méthode ci-dessus, cela prendra du temps. Il y a une meilleure alternative.

Ouvrez l’étiquette requise dans la barre latérale gauche de Gmail. Vous trouverez tous les e-mails portant ce libellé. Sélectionnez les e-mails dont vous souhaitez supprimer le libellé. Une fois sélectionné, cliquez sur le bouton Supprimer l’étiquette en haut.



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9. Trouver des e-mails sans étiquettes

Avant de supprimer des libellés, vérifiez si l’e-mail contient des libellés. Si un e-mail n’a pas de libellé, vous ne le trouverez pas dans la boîte de réception principale. Ces e-mails orphelins vont dans le dossier Tous les messages accessible depuis la barre latérale gauche.



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10. Fusionner les étiquettes

Supposons que vous souhaitiez fusionner les e-mails de deux libellés Gmail existants dans un nouveau libellé. Il y a plusieurs façons d’y parvenir.

Tout d’abord, créez une nouvelle étiquette. Sélectionnez ensuite tous les e-mails de la première étiquette et glissez-déposez vers l’étiquette nouvellement créée. De même, déplacez les e-mails de la deuxième étiquette vers la nouvelle étiquette. Supprimez ensuite les deux premières étiquettes.

Conseil: Au lieu de glisser-déposer, vous pouvez utiliser l’option Déplacer vers pour déplacer les étiquettes.

Dans la deuxième méthode, vous devez utiliser l’aide de la recherche de Gmail. Tout d’abord, créez une nouvelle étiquette. Saisissez ensuite le nom des étiquettes que vous souhaitez fusionner dans la barre de recherche. Ils doivent être au format ‘label:name1 OU label:name2’, où name1 et name 2 sont les noms des étiquettes. Par exemple, label:notes OU label:GT. Sélectionnez tous les e-mails qui apparaissent dans les résultats de la recherche. Glissez-déposez vers la nouvelle étiquette ou utilisez l’option Déplacer vers. Supprimez les étiquettes d’origine.

Conseil: Si le nom de votre étiquette contient un espace, remplacez-le par un tiret -.



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11. Ajouter automatiquement des étiquettes aux nouveaux e-mails

Avec l’aide des filtres Gmail, vous pouvez créer un filtre où les e-mails reçus répondant aux critères de filtre appliqueraient automatiquement une certaine étiquette.

Pour ce faire, suivez ces étapes :

Étape 1: Cliquez sur l’icône Paramètres dans Gmail. Sélectionnez ensuite Voir tous les paramètres dans le menu.



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Étape 2: Cliquez sur l’onglet Filtres et adresses bloquées. Cliquez ensuite sur Créer un nouveau filtre.



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Étape 3: Définissez les critères du filtre dans la fenêtre contextuelle. Vous pouvez utiliser l’objet ou l’adresse de l’e-mail. Cliquez sur Créer un filtre.



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Étape 4: Il vous sera demandé de choisir une action pour le filtre. Cochez la case en regard de Appliquer l’étiquette et sélectionnez l’étiquette dans la liste. Cliquez sur Créer un filtre.



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12. Afficher ou masquer les étiquettes

La barre latérale gauche de Gmail peut contenir 500 étiquettes. Je suis sûr que vous n’auriez pas besoin de ces nombreuses étiquettes. Cependant, au lieu de supprimer des étiquettes, vous pouvez masquer l’affichage des étiquettes dans la barre latérale gauche. Vous ne pouvez afficher que les étiquettes requises.

Pour ce faire, cliquez sur l’icône à trois points de l’étiquette dans la barre latérale gauche. Cochez la case à côté de Afficher/masquer partout où cela est nécessaire en fonction de vos besoins. Sinon, accédez à Paramètres Gmail > Libellés. Ici, vous verrez toutes les étiquettes, y compris les étiquettes système. Cachez-les ou affichez-les selon vos préférences.



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Conseil: Découvrez comment créer une signature électronique dans Gmail.

13. Supprimer l’étiquette

Si vous n’avez pas du tout besoin d’une étiquette, vous pouvez la supprimer. La suppression d’un libellé ne supprimera pas les e-mails associés. Ils continueront d’apparaître dans d’autres étiquettes s’ils sont ajoutés. Cependant, si aucune étiquette n’est ajoutée, vous les trouverez dans le dossier Tous les messages, comme indiqué ci-dessus.

Noter: La suppression d’une étiquette supprimera toutes ses sous-étiquettes.

Pour supprimer une étiquette, ouvrez le menu à partir de l’icône à trois points de l’étiquette. Sélectionnez Supprimer l’étiquette. Sinon, allez dans Paramètres Gmail > Libellé. Appuyez sur Supprimer à côté de votre étiquette.



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Organiser Gmail

Les libellés ne sont que l’un des moyens d’organiser votre boîte de réception Gmail. Vous pouvez utiliser d’autres fonctionnalités telles que les archives, les onglets, etc. Consultez notre guide sur la façon d’organiser efficacement Gmail.

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