Comment utiliser Google Drive pour maximiser la productivité

Google Drive est l’un des services de stockage en nuage les plus populaires. Ce service de stockage en nuage vous offre 15 Go de stockage gratuit avec la possibilité d’acheter de l’espace supplémentaire, dès que vous créez un compte Google.

Avec Google Drive, vous pouvez accéder à votre fichier sur n’importe quel appareil auquel vous avez ajouté votre compte Google. Vous pouvez également profiter d’un accès hors ligne à vos fichiers.

Comment s’inscrire à Google Drive

Vous pouvez obtenir votre compte Google Drive de deux manières. Tu peux aller à Google Drive et inscrivez-vous là-bas, ou vous pouvez créer un compte Gmail qui créera automatiquement un compte Drive pour vous.

Une fois que vous vous êtes inscrit, Google vous présentera brièvement ce que vous pourrez faire avec Drive. Lorsque vous accéderez à votre nouveau compte Drive, un fichier PDF vous attendra et vous donnera des conseils sur l’utilisation de Drive.

Comment télécharger votre premier fichier Google Drive

Pour télécharger votre premier fichier, cliquez sur le menu déroulant à droite de Mon Drive. Vous pouvez également cliquer sur le signe plus coloré en haut à gauche qui dit Nouveau.

En bas à droite, vous pouvez voir que votre fichier est en cours de téléchargement et, une fois terminé, il apparaîtra juste à côté du « PDF de démarrage ». Si vous devez télécharger un dossier entier, choisissez l’option « Télécharger le dossier ».

Cliquez sur le fichier que vous souhaitez ajouter et Drive vous affichera un message vous demandant si vous êtes sûr du téléchargement et combien d’éléments seront ajoutés. Vous pouvez ajouter toutes sortes de fichiers à conduire, tels que des vidéos, des images, des fichiers audio et des documents.

Comment créer, partager et gérer un dossier Google Drive

Il existe trois façons de créer un dossier sur Drive. Vous pouvez soit cliquer avec le bouton droit sur un espace vide à côté d’un fichier, cliquer sur le menu déroulant Mon Drive ou cliquer sur le bouton coloré Nouveau plus. Les trois options vous montreront l’option « Nouveau dossier ».

Chaque dossier que vous créez sera toujours dans la section Dossier. Pour faciliter la recherche d’un dossier spécifique, vous pouvez lui attribuer une couleur particulière. Vous pouvez le faire en cliquant avec le bouton droit sur le dossier et en plaçant le curseur sur l’option de changement de couleur. Lorsque la palette de couleurs apparaît, cliquez sur la couleur souhaitée.

En cliquant avec le bouton droit sur un dossier, vous pouvez également faire des choses telles que partager votre dossier avec d’autres, créer un lien partageable à envoyer, déplacer le dossier, ajouter aux favoris, renommer, rechercher dans le dossier, le télécharger sur votre ordinateur, ou effacer le dossier.

Lorsque vous envoyez le fichier pour la première fois, vous verrez deux options si Google détecte qu’un ou plusieurs des collaborateurs n’ont pas de compte Google.

Vous pouvez soit envoyer une invitation, soit leur envoyer un lien où ils pourront voir ou modifier le fichier. Si jamais vous souhaitez rendre un fichier public dans la section « Qui a accès », cliquez sur l’option bleue « Modifier ».

Dans la fenêtre suivante, vous pouvez soit rendre le lien public sur le Web, accessible à toute personne disposant du lien (aucune connexion requise), soit donner accès uniquement à des personnes spécifiques.

Avant d’envoyer l’invitation, vous pouvez donner à la personne l’autorisation de modifier, d’ajouter et d’organiser ou de lui faire uniquement afficher le dossier.

Vous pouvez le faire en cliquant sur le menu déroulant à droite de l’icône en forme de crayon.

Si jamais vous changez d’avis et que vous souhaitez soit révoquer l’autorisation, soit leur permettre de modifier, vous pouvez apporter ces modifications même après avoir envoyé les invitations.

Pour modifier l’autorisation, cliquez sur le dossier dont vous souhaitez modifier les autorisations. Placez le curseur sur l’icône du groupe et cliquez sur l’option Paramètres de partage.

Lorsque la nouvelle fenêtre apparaît, cliquez sur l’option Avancé. À droite de l’utilisateur, vous verrez une icône de crayon avec un menu déroulant et choisissez la nouvelle autorisation. Cette option vous permettra également de faire d’un autre utilisateur le nouveau propriétaire.

Comment faire une copie d’un fichier

Dans Google Drive, vous pouvez faire une copie d’un fichier, pas d’un dossier. Pour faire une copie d’un fichier, faites un clic droit sur le fichier et choisissez l’option « Faire une copie ».

Le fichier copié sera renommé avec le préfixe « Copie de » afin que vous puissiez identifier quel fichier est l’original et lequel est la copie.

Comment sélectionner et télécharger plusieurs fichiers Google Drive

Pour sélectionner plusieurs fichiers, appuyez sur Commander (pour Mac) ou Ctrl (pour Windows) et choisissez les dossiers que vous souhaitez télécharger. Lorsque tous les dossiers sont en surbrillance, faites un clic droit et choisissez l’option « Télécharger ».

Comment utiliser les fichiers Google Drive hors ligne

Pour pouvoir accéder à vos fichiers Google Drive hors ligne, vous devez être en ligne (pas en mode navigation privée), utiliser Chrome et installer le Google Documents hors connexion extension. C’est aussi une bonne idée de voir si vous avez suffisamment d’espace pour les fichiers que vous souhaitez afficher hors ligne.

Pour activer cette option, cliquez sur la roue dentée en haut à droite et accédez à Paramètres. Dans la section Général, cochez la case « Créez, ouvrez et modifiez vos documents, feuilles et diapositives Google récents sur cet appareil en mode hors connexion ». Cliquez sur le bouton bleu Terminé. Vous devez être en ligne lorsque vous faites cela.

Si les modifications ont été enregistrées correctement, vous verrez une coche grise sur laquelle vous devrez cliquer. Activez l’option d’aperçu hors ligne et tous les documents qui ne sont pas accessibles hors ligne seront grisés. Pour accéder hors ligne aux fichiers qui ne sont pas grisés, faites un clic droit dessus et activez l’option « Disponible hors ligne ».

Conclusion

Google Drive est utile lorsque vous devez enregistrer et gérer divers fichiers avec d’autres utilisateurs. Vous disposez d’une grande variété d’options pour gérer vos fichiers, et même si votre connexion Internet échoue, vous pourrez toujours accéder à vos fichiers. Dans quelle mesure trouvez-vous Drive utile pour vous ? Partagez votre opinion dans les commentaires.