Que vous soyez un ancien travailleur à distance ou que vous ayez récemment dû travailler à domicile, à un moment donné, vous devrez probablement organiser une réunion avec vos collègues via une vidéoconférence. Et bien que vous sachiez comment configurer un appel vidéo pour une réunion, il est également important de savoir comment appliquer l’étiquette de visioconférence appropriée.
Cela dit, nous avons élaboré un guide rapide des choses à faire et à ne pas faire en matière d’étiquette de visioconférence, pour vous aider à assister ou à mener vos réunions le plus facilement possible.
Le Dos
Testez votre matériel et votre connexion Internet au préalable
Rien ne provoque un arrêt brutal et gênant d’une visioconférence comme des vitesses Internet lentes, des problèmes de connectivité ou un matériel défectueux. L’une des choses les plus importantes à faire avant de rejoindre un appel ou d’en héberger un est de s’assurer que votre matériel fonctionne (microphone, haut-parleurs, écouteurs) et que vos vitesses Internet sont suffisamment rapides pour prendre en charge un niveau de qualité décent pour un appel vidéo. Heureusement, il existe un certain nombre de tests rapides de vitesse Internet en ligne que vous pouvez utiliser pour vérifier votre connexion Internet.
Pour les applications d’appel vidéo comme Skype, les vitesses requises pour les appels vidéo dépendent de la complexité de l’appel vidéo lui-même. Par exemple, selon Skype: la vitesse de téléchargement/téléchargement minimale requise pour un appel vidéo impliquant sept personnes ou plus serait de 4 Mbps/128 kbps. La vitesse recommandée pour un appel aussi important serait de 8 Mbps/512 kbps.
Lorsqu’il s’agit de tester votre matériel, la plupart des applications de visioconférence vous aideront à tester votre microphone, votre webcam et vos haut-parleurs pour confirmer qu’ils fonctionneront pendant la réunion. Vérifiez leur menu de paramètres si vous ne pouvez pas repérer le ou les tests tout de suite.
Même si vous rencontrez des problèmes, il est préférable de savoir si votre configuration présente un problème à l’avance afin de pouvoir le résoudre avant le début de votre réunion.
Flouter ou changer votre arrière-plan
Peut-être que vous n’avez pas de bureau à la maison. Ou peut-être avez-vous trouvé un endroit calme dans lequel vous pourriez assister à votre réunion, mais la pièce elle-même pourrait être en désordre ou avoir des murs avec un décor pas si fade. Si vous n’avez pas le temps (ou l’envie) de modifier la salle elle-même, vous pouvez toujours masquer l’apparence de l’espace que vous avez choisi via les fonctionnalités d’arrière-plan proposées dans certains clients de visioconférence. Par exemple, Zoom permet à ses utilisateurs d’ajouter un arrière-plan virtuel amusant à leur vidéo au lieu de simplement montrer le contenu de leurs pièces en désordre. Les deux Skype et Équipes Microsoft offrent une fonctionnalité de « flou d’arrière-plan » qui vous permet de flouter votre arrière-plan réel et place le focus de votre vidéo sur vous.
Sachez quand organiser une visioconférence et quand vous détendre
Tous les problèmes de travail ne doivent pas être résolus via des appels vidéo. Assurez-vous que le sujet de discussion est approprié pour une vidéoconférence. Si cela peut être géré via Slack ou un e-mail, utilisez ces méthodes. De manière générale, les conversations plus longues et les sessions de formation à distance sont les meilleures utilisations des appels vidéo.
Les visioconférences peuvent être difficiles à coordonner (d’autant plus que le nombre de participants augmente) et prendre du temps. Tout le monde ne peut pas simplement sauter sur un appel, alors gardez cela à l’esprit lorsque vous décidez d’avoir ou non une réunion par vidéoconférence.
Trouvez un espace calme et privé ou utilisez une machine à bruit blanc
Il est important de trouver un espace calme pour vos appels vidéo afin que vous puissiez entendre votre réunion et que vous ne perturbiez pas les autres pendant que votre micro doit être allumé. Mais si vous travaillez à domicile et que vous avez des enfants ou des animaux de compagnie, il peut être difficile de trouver une pièce calme pour assister à votre réunion par vidéoconférence. Lorsque le bruit de fond est inévitable ou si votre travail nécessite de l’intimité, il peut être utile d’utiliser une machine à bruit blanc pour aider à étouffer les bruits de fond excessifs et étouffer vos propres conversations privées.
Les choses à ne pas faire
Ne parlez pas les uns sur les autres. Utilisez la fonction de chat pour poser des questions
Il y a de fortes chances que vous ayez des questions sur le contenu présenté ou discuté lors de votre réunion. Mais il peut être difficile d’attirer l’attention de tout le monde pendant la réunion pour poser votre question. Vous pouvez essayer d’interrompre ou de parler à quelqu’un pour pouvoir poser votre question. Mais c’est grossier. De plus, il peut être perturbant de devoir constamment arrêter le déroulement de la réunion pour répondre aux questions au fur et à mesure qu’elles se présentent.
Alors, que devrais-tu faire? La meilleure méthode, la moins intrusive, consiste à utiliser la fonction de chat de votre application de visioconférence, si elle en possède une. De cette façon, vous et vos collègues pouvez soumettre toutes les questions que vous souhaitez pendant la réunion sans interrompre de manière audible quiconque parle. Et puis, pendant une accalmie naturelle de la réunion, le présentateur ou l’hôte de la réunion peut répondre à ces questions à sa convenance, car les questions seront visibles par tout le monde dans la barre latérale des messages de discussion.
Ne gardez pas votre micro allumé si vous ne parlez pas
Si ce n’est pas votre tour de parler pendant la réunion, coupez le son de votre microphone. Sinon, votre visioconférence diffusera les sons de vos mouvements. Ceci est particulièrement important si vous avez l’intention de manger pendant la réunion, si vous avez tendance à gigoter bruyamment ou si vous vous trouvez dans un endroit qui n’est pas très calme comme un café ou peut-être votre maison. Ces bruits de fond peuvent être très gênants et interrompre vos collègues lorsque c’est leur tour de parler. Les clients d’appel vidéo comme Zoom auront souvent une icône de microphone sur laquelle vous pouvez appuyer pour désactiver ou réactiver votre microphone pendant la réunion.
Ne vous laissez pas distraire pendant la réunion
Vous pourriez être tenté de travailler sur d’autres tâches pendant la visioconférence. Si possible, essayez de ne pas faire cela et concentrez-vous uniquement sur la réunion en cours et sur la présence de vos collègues. La chose à propos de la visioconférence est que votre présence vidéo a tendance à être amplifiée et il sera plus évident pour vos collègues que vous ne faites pas attention si vous semblez constamment bouger, vous déplacer ou regarder ailleurs alors que quelqu’un d’autre est en parlant. Prendre des notes sur le contenu discuté pendant la réunion est bien, mais d’autres activités doivent être réduites au minimum ou évitées.
N’ayez pas l’air négligé : habillez-vous pour votre public
Toutes les visioconférences ne sont pas créées égales et vos tenues doivent correspondre aux attentes de votre public. Donc, s’il ne s’agit que de votre famille et de vos amis, vous pourriez probablement vous en sortir avec votre combo pantalon de survêtement/t-shirt le plus confortable. Mais avec vos collègues, il est probablement préférable de respecter le code vestimentaire de votre entreprise, au moins à partir de la taille, même si cela ne fonctionne que si vous savez que vous ne vous lèverez pas pour vous déplacer pendant la réunion.
Dans l’ensemble, il est préférable de faire correspondre l’apparence de votre appel vidéo à la façon dont vous auriez normalement l’air au bureau.
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