Utilisez Google Agenda pour avertir vos collègues que vous allez être en retard

Google Calendar est l’une des fonctionnalités les plus sous-estimées fournies par le géant des moteurs de recherche. Les gens ont tendance à l’utiliser comme un calendrier ordinaire sans se rendre compte qu’il s’agit d’une application interactive qui peut être utilisée de nombreuses manières utiles.

Par exemple, vous pouvez utiliser Google Agenda pour créer une alerte lors d’une réunion. L’alerte informera automatiquement les autres participants à la réunion lorsque vous êtes en retard pour une conférence de groupe. Vous trouverez ci-dessous les étapes pour activer cette fonctionnalité sur votre agenda Google.

Aviser vos collègues

Ouvrez le Google Agenda application et connectez-vous à votre compte Google. Cela fera apparaître toutes les informations dont dispose Google concernant vos dates et vos rendez-vous.

Si vous utilisez Google Agenda sur votre ordinateur, votre agenda devrait apparaître, avec une liste des personnes qui vont vous rejoindre pour la réunion et les moyens de les contacter.

Choisissez parmi les trois options « Partir » : oui, non et peut-être.

Cliquez sur l’icône « Envoyer un e-mail aux invités » dans le coin supérieur droit.

Composez un e-mail à envoyer aux autres clients expliquant votre arrivée tardive.

Vous pouvez également appuyer sur l’icône en forme de crayon en haut de votre notification d’événement. Cela vous amènera à une page avec une variété d’options pour modifier les événements. Cliquez sur « Ajouter une note/des invités » pour envoyer un message aux autres membres du groupe concernant votre arrivée tardive.

Via l’application Android

Accédez à votre application Google Agenda sur votre téléphone Android.

Sélectionnez « Paramètres -> Général -> Réponses rapides ».

Choisissez l’un des messages prédéfinis ou créez-en un nouveau.

Appuyez sur « Envoyer un e-mail aux invités » dans le menu des notifications. Cela vous évitera de contacter individuellement chaque membre du groupe.

Reporter la réunion

Il est possible que vous deviez complètement reporter la réunion si non seulement vous êtes en retard mais vous vous retrouvez dans l’impossibilité d’assister à la réunion du tout. Dans ce cas, Google Agenda permet aux autres membres du groupe de donner leur avis sur l’heure future qui leur conviendra le mieux comme nouvelle heure de réunion.

Créez simplement un nouvel événement et ajoutez tous les membres de la réunion au groupe. Appuyez maintenant sur les heures suggérées sous chacun des noms de vos invités. Un menu déroulant apparaîtra révélant la liste des moments où tous les invités sont libres d’avoir une autre réunion.

Conclusion

En plus d’informer les autres que vous allez être en retard, il est généralement considéré comme une courtoisie de leur envoyer un message, qui peut également être prédéfini à l’aide de Google Agenda. Le message peut aller d’une brève phrase indiquant aux autres que vous allez être en retard, à une explication de la raison de votre retard ou simplement à des excuses. L’objectif principal est de permettre aux autres participants de la réunion de savoir que vous avez été retenu afin qu’ils puissent décider de commencer ou non sans vous.