Tout le monde mérite des vacances ou une petite pause dans la vie professionnelle. Cependant, si vous partez en congé pendant quelques jours et que vous n’êtes pas disponible au bureau pour vous occuper des clients, il est conseillé de définir des réponses automatiques ou des e-mails d’absence du bureau dans Outlook. De cette façon, vous pouvez informer les autres quand, pourquoi et pendant combien de temps vous serez indisponible. Vous pouvez également mentionner qui contacter en votre absence en utilisant les réponses d’absence du bureau.
Vous pouvez facilement configurer et planifier le courrier d’absence du bureau dans les applications Web Outlook, Windows et Mac. Malheureusement, vous ne pouvez pas faire la même chose à partir des applications mobiles Outlook. Dans cet article, nous couvrirons les trois plates-formes et vous montrerons comment planifier des notifications d’absence du bureau dans Outlook.
Planifier le courrier d’absence du bureau dans Outlook Web
Les applications de bureau Outlook conviennent, mais Outlook Web reste le plus riche en fonctionnalités du trio. De nouvelles fonctions telles que Outlook Spaces arrivent d’abord sur Outlook Web, puis s’étendent à d’autres plates-formes.
Voici comment définir des réponses automatiques sur Outlook Web.
Étape 1: Visitez Outlook sur le Web.
Étape 2: Cliquez sur l’icône Paramètres dans le coin supérieur droit et sélectionnez Afficher tous les paramètres Outlook.
Étape 3: Sélectionnez Mail dans la barre latérale gauche et cliquez sur Réponses automatiques.
Étape 4: Activer le basculement des réponses automatiques.
Étape 5 : Vous pouvez définir vos réponses pour qu’elles commencent et se terminent à une heure précise. Sinon, ils continueront jusqu’à ce que vous les désactiviez. Activez Envoyer des réponses uniquement pendant une période donnée. Sélectionnez Heure de début et Heure de fin.
Étape 6 : Tapez votre réponse personnalisée avec tous les détails pertinents et cliquez sur le bouton Enregistrer en bas.
Lors de la rédaction d’une réponse, vous pouvez utiliser l’éditeur de texte enrichi d’Outlook pour composer une réponse parfaite. Vous pouvez également activer Envoyer des réponses dans le menu Contacts en bas. Mais nous ne le recommanderons pas car si vous activez l’option, seuls les contacts Outlook enregistrés recevront une réponse automatique. D’autres pourraient manquer la réponse d’absence du bureau.
Planifier le courrier d’absence du bureau dans Outlook Mac
Microsoft gère actuellement deux applications Outlook sur Mac. Une bascule New Outlook dans l’application Outlook sur Mac vous amène à la nouvelle expérience Outlook que Microsoft prévoit bientôt.
La fonction Absent du bureau n’est disponible que dans l’ancienne application Outlook Mac. Voici comment l’utiliser.
Étape 1: Ouvrez l’application Outlook sur Mac.
Étape 2: Sélectionnez Outils dans la barre de menus.
Étape 3: Cliquez sur Absent du bureau.
Étape 4: Activez Envoyer des réponses automatiques pour le compte « Outlook ».
Ici, vous avez la possibilité de créer différentes réponses automatiques au sein de votre organisation et à l’extérieur de votre organisation.
Étape 5 : Sélectionnez l’heure de début et l’heure de fin et appuyez sur ok en bas.
Malheureusement, il manque à l’application Outlook Mac l’éditeur de texte enrichi pour composer des réponses automatisées.
Configurer les réponses automatiques dans Outlook Windows
Sous Windows, nous avons l’application Mail intégrée au système d’exploitation et l’application Outlook qui fait partie du package Microsoft 365. Pour l’exemple ci-dessous, nous utiliserons l’application Outlook de Microsoft 365.
Étape 1: Ouvrez Outlook sur Windows.
Étape 2: Gardez le menu Courrier ouvert et sélectionnez Fichier dans la barre de menus.
Étape 3: À partir de la page Info, vous trouverez l’option Réponses automatiques. Clique dessus.
Étape 4: Activez Envoyer des réponses automatiques et sélectionnez l’heure de début et l’heure de fin.
Étape 5 : Tapez votre réponse automatique à l’aide d’un éditeur de texte fonctionnel et OK en bas.
Un domaine où Outlook pour Windows bat Outlook Mac et Outlook Web est celui des règles dans les réponses automatiques.
Après avoir tapé votre réponse automatique, vous pouvez cliquer sur Règles, et cela ouvrira un menu dédié pour définir des règles.
Sélectionnez Ajouter une règle et vous pouvez créer différentes règles d’automatisation dans Outlook. Par exemple, vous pouvez transférer automatiquement des e-mails spécifiques vers une adresse e-mail différente.
Vous pouvez également configurer Outlook pour supprimer automatiquement certains e-mails contenant des mots-clés marketing. Ainsi, à votre retour de vacances, vous ne serez pas bombardé de centaines d’e-mails.
Un autre scénario peut être des réponses personnalisées. Disons que certains clients sont plus importants pour vous. Vous pouvez ajouter leur adresse e-mail dans les règles et définir une réponse e-mail personnalisée pour eux. La réinitialisation continuera à obtenir des réponses automatiques normales dans Outlook. Les possibilités sont infinies ici.
Définir des réponses automatiques dans Outlook
La mise en place de réponses automatiques en dehors des heures de bureau montre votre approche professionnelle de votre travail. Vos clients, clients et ceux qui vous contactent par e-mail apprécient une mise à jour par e-mail. Suivez les étapes ci-dessus et configurez le courrier d’absence du bureau dans Outlook.
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