Après Gmail, Microsoft Outlook est le fournisseur de messagerie le plus populaire. Les entreprises adorent Microsoft Outlook en raison de son intégration étroite avec le package Office 365. En ce qui concerne les consommateurs, Microsoft a fait un travail louable en termes de stockage, de disponibilité multiplateforme et de fonctionnalités.
L’application Outlook est disponible sur iOS, Android, Windows, macOS et Web. L’entreprise a acheté la populaire application Acompli et le calendrier Sunrise pour accélérer le développement de l’application mobile. En bref, il existe de bonnes raisons d’utiliser Outlook plutôt que ses concurrents à des fins personnelles. Mais avec seulement 15 Go de stockage gratuit, vous risquez de manquer de stockage. Et avec la tendance croissante des e-mails marketing inutiles et du spam, il est plus difficile que jamais de filtrer les e-mails pertinents des courriers indésirables.
Microsoft propose une fonction de boîte de réception ciblée, mais elle se limite à filtrer les e-mails pertinents pour l’utilisateur. Les règles Outlook sont un autre ajout utile. C’est la version Outlook d’IFTTT. Avec les règles, on peut créer plusieurs automatisations pour déplacer certains e-mails pour archiver ou supprimer la section des e-mails.
Créer une règle de suppression automatique à partir de l’e-mail
Premièrement, la fonction Règles n’est disponible que sur l’application Outlook Windows/Mac et Outlook Web. Dans cet article, je mentionnerai les étapes de la version Web d’Outlook.
Étape 1: Ouvrez Outlook Web et connectez-vous à l’aide des informations d’identification du compte Microsoft.
Étape 2: Sélectionnez un e-mail non pertinent et ouvrez-le.
Étape 3: Appuyez sur le menu à trois points et sélectionnez Créer une règle.
Étape 4: Créez une règle pour déplacer les messages de l’expéditeur vers les éléments supprimés.
Après cela, tous les e-mails de l’expéditeur seront directement déplacés vers la boîte de réception supprimée. Vous pouvez toujours y accéder à partir du menu Éléments supprimés dans les dossiers.
Créer des règles de suppression automatique à partir des paramètres Outlook
Le scénario ci-dessus déplace tous les e-mails de l’expéditeur vers les éléments supprimés, mais que se passe-t-il si quelqu’un souhaite supprimer des e-mails avec certains sujets ou certains mots clés du corps du message.
Par exemple, je ne souhaite pas recevoir les offres de prêt, les mises à jour sur le coronavirus ou tout autre courrier indésirable marketing de ma banque. Cependant, je souhaite recevoir le relevé mensuel et la facture de carte de crédit par courrier. Alors, comment mettre en place de telles règles ? Suivez les étapes ci-dessous.
Étape 1: Ouvrez Outlook Web et accédez à Paramètres.
Étape 2: Affichez tous les paramètres Outlook et le menu des paramètres dédiés apparaîtra.
Étape 3: Sélectionnez l’option Règles et sélectionnez Ajouter une nouvelle règle.
Étape 4: Appelons-le Bank Rules et ajoutons une condition.
Étape 5 : Ajoutez des mots-clés qui ne vous concernent plus, j’ai ajouté les termes du message tels que Prêt, EMI, etc.
Étape 6 : Créez une règle pour déplacer tous les e-mails dans le dossier de suppression et cliquez sur Enregistrer.
Désormais, chaque fois que vous recevez des e-mails contenant des mots-clés Loan, EMI ou Important, ils sont automatiquement déplacés vers le dossier de suppression.
Créons une autre règle utile. On y va? Toutes les entreprises envoient des e-mails liés au coronavirus aux utilisateurs. Bien que j’applaudis leurs efforts, il devient parfois fatiguant de lire quotidiennement des nouvelles sur le virus mortel. Avec l’aide des règles Outlook, vous pouvez supprimer automatiquement ces messages avant qu’ils ne vous parviennent.
Étape 1: Ouvrez Outlook Web et accédez à Paramètres > Courrier > Règles.
Étape 2: Donnons à la nouvelle règle le nom « Coronavirus » et ajoutons des conditions.
Étape 3: Ajoutez des conditions telles que si le corps du message comprend le mot-clé « Coronavirus », « COVID-19 », puis déplacez ces e-mails dans le dossier de suppression.
Les règles Outlook sont une fonction puissante et les possibilités sont infinies. Voici comment je l’utilise. Chaque fois que je suis en voyage de vacances, je crée une règle pour déplacer tous les e-mails entrants dans un dossier « Pendant le voyage » et ne jamais être interrompu pendant le temps passé en famille.
Se désinscrire des expéditeurs d’e-mails non pertinents
La fonction de suppression automatique est utile lorsque vous souhaitez filtrer les e-mails pertinents des faux. Mais que se passe-t-il si vous souhaitez arrêter complètement de recevoir des e-mails de l’expéditeur. Eh bien, vous pouvez toujours utiliser l’option de désabonnement de l’e-mail.
Mais trouver ce petit bouton de désabonnement dans chaque courrier peut être long et ennuyeux. Heureusement, avec Outlook Web, vous pouvez voir tous les expéditeurs d’e-mails avec un bouton de désabonnement en un seul endroit.
Étape 1: Ouvrez Outlook Web et accédez à Paramètres.
Étape 2: Accédez à Courrier > Abonnements.
Étape 3: Ici, vous verrez la liste des expéditeurs d’e-mails avec un gros bouton de désabonnement.
Étape 4: Désabonnez les inutiles du menu et vous pouvez également appuyer sur le menu à trois points pour bloquer l’expéditeur.
J’utilise cette fonctionnalité une fois par trimestre pour supprimer les e-mails non pertinents de la liste.
Utilisez Outlook comme un pro
Microsoft Outlook contient une excellente fonction de règles. Vous pouvez l’utiliser pour supprimer automatiquement, archiver automatiquement, les e-mails entrants, les déplacer vers différents dossiers pendant un certain temps et même désinscrire l’expéditeur inutile du menu unique. La solution mentionnée ci-dessus a fonctionné comme une merveille pour nous. Avez-vous trouvé une solution différente qui n’implique aucune application tierce ?
Ensuite :
Outlook vous permet de créer une signature personnalisée pour une meilleure personnalisation. Lisez l’article ci-dessous pour savoir comment le configurer.
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