L’application Web de Zoom facilite déjà la planification, le démarrage et la personnalisation de votre vidéoconférence pour parler avec votre équipe et faire avancer les choses. Mais si vous utilisez fréquemment Zoom pour le travail, il existe un moyen de le rendre encore plus pratique : combinez-le avec Outlook. Zoom permet une intégration utile avec Microsoft Outlook qui fonctionne très bien pour planifier des réunions en ligne et permettre à tout le monde d’y assister plus facilement. Voici ce qu’il faut faire et comment cela fonctionne.
Étape 1 : Téléchargez l’application Zoom pour Outlook
Microsoft a sa propre application pour intégrer Zoom, ce qui rend ce processus beaucoup plus facile. Accédez au Microsoft Store et téléchargez-le. Assurez-vous que vous téléchargez sur l’ordinateur que vous utilisez pour le travail et à des fins Outlook, et qu’Outlook est ouvert au démarrage du processus pour le rendre plus facile. C’est un téléchargement gratuit, alors sélectionnez Obtenez le maintenant pour commencer.
Lors du téléchargement, l’application vous demandera de vous connecter avec votre adresse Outlook et de signer un accord sur l’utilisation du service. Lorsque cela est terminé, regardez dans votre fenêtre Outlook et vous devriez voir une notification contextuelle indiquant: « Ajouter un complément à partir de l’Office Store.” Sélectionner Installer pour commencer le processus.
Étape 2 : Créer une nouvelle réunion Zoom
La possibilité d’utiliser Zoom dans Outlook existe maintenant, mais vous devez savoir ce qu’elle peut faire ! Commencez par ouvrir votre calendrier Outlook en ligne et sélectionnez Nouveau en haut pour créer un nouvel événement de calendrier. Remplissez le formulaire comme vous le feriez pour n’importe quelle réunion, en détaillant l’objectif de la réunion et en ajoutant des participants et des créneaux horaires jusqu’à ce qu’il soit prêt.
Lorsque vous avez terminé, regardez la barre de menu supérieure et sélectionnez les trois points à droite. Sélectionnez-les et votre complément Zoom devrait apparaître, ainsi que tous les autres compléments que vous utilisez peut-être déjà sur Outlook. Sélectionner Zoomet dans le menu suivant, sélectionnez Ajouter une réunion Zoom.
Si vous ne vous êtes pas encore connecté à Zoom sur cet ordinateur, Zoom vous demandera maintenant des informations de connexion. Fournissez-le, et l’événement de calendrier que vous avez créé sera désormais une réunion Zoom, avec les liens de réunion appropriés et tout le reste en place. Facile!
Étape 3 : Choisissez les paramètres de zoom dans Outlook
Normalement, une réunion Zoom créée via Outlook aura tous les paramètres normaux de votre profil Zoom en ligne. Cependant, vous pouvez également modifier cela facilement via Outlook pour personnaliser une réunion en fonction de ses besoins individuels.
Pour ce faire, sélectionnez la réunion dans votre calendrier Web Outlook. Sélectionnez ensuite votre complément Zoom comme précédemment, mais cette fois sélectionnez Paramètres dans le menu déroulant de Zoom. Cela ouvrira une nouvelle section pour choisir les paramètres de zoom pour cette réunion. Les options incluent :
- Changer le destinataire de la réunion
- Création d’un numéro d’identification de réunion pour le suivi
- Choisir si les participants auront la vidéo
- Choisir vos options audio
- Activer les options de jointure avant l’hôte
- Couper le son des participants à leur arrivée
- Enregistrement automatique de la réunion
Lorsque vous avez fini d’adapter la réunion à vos besoins, sélectionnez Mise à jour pour enregistrer toutes vos modifications.
Alternative pour l’application de bureau Outlook 2013/2016
Zoom pour Outlook fonctionne de manière très similaire si vous utilisez plutôt l’application de bureau, mais le téléchargement est un peu différent. Ici, vous voudrez ouvrir l’application, sélectionner Fichier, puis sélectionner Gérer les compléments.
Cela devrait ouvrir un site Web pour contrôler vos paramètres Outlook. Recherchez les signes plus et moins ici, sélectionnez le signe plus, puis sélectionnez Ajouter à partir de l’Office Store. Cela ouvrira une fenêtre de recherche dans laquelle vous devrez rechercher « Zoom pour Outlook.” Lorsque la bonne application apparaît, téléchargez et continuez comme avant. Vous pouvez trouver le Planifier une réunion option dans l’onglet Accueil de votre application Outlook. Puis, dans le Réunion onglet, vous verrez une icône de caméra vidéo avec une option pour Ajouter une réunion Zoom que vous pouvez sélectionner lorsque vous êtes prêt.
Remarque : Si vous êtes un administrateur et que vous activez les fonctionnalités de Zoom pour une équipe d’utilisateurs d’Outlook, votre processus d’inscription de tout le monde est très similaire à l’activation de Zoom pour l’application Outlook. Une fois connecté en tant qu’administrateur, regardez le menu de votre centre d’administration et vous devriez voir une option pour Compléments sous Paramètres. Ensuite, choisissez simplement Déployer le complémentet sélectionnez Je souhaite ajouter un complément à partir de l’Office Storeet procédez à la recherche de l’application comme précédemment.
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