Comment utiliser Google Forms pour votre entreprise

Lorsque vous devez créer un formulaire pour votre entreprise, il est essentiel de disposer d’un outil facile à utiliser. C’est ici que Google Forms peut venir pour vous aider. Avec des modèles utiles, des fonctionnalités utiles et une interface intuitive, vous pouvez rapidement créer et personnaliser le formulaire exact dont vous avez besoin.

Ici, nous vous montrons comment vous pouvez utiliser Google Forms pour les routines commerciales courantes.

Utilisation des modèles et des fonctionnalités

Google Forms propose diverses fonctionnalités pour créer des formulaires commerciaux. Vous pouvez démarrer rapidement avec l’un des modèles proposés et le modifier en fonction de vos besoins. Pour accéder aux options du modèle, connectez-vous à Google Forms et sélectionnez Galerie de modèles du haut.

Demande de travail

Le modèle de demande de travail contient les bases dont vous avez besoin pour un ordre de travail simple comme le nom, l’adresse e-mail, la description, la priorité et la date d’échéance.

Vous pouvez ensuite utiliser le Type pour distinguer la zone de travail. Tu peux garder ça question à choix multiples et il suffit de mettre à jour les réponses pour s’adapter à votre entreprise. Par exemple, une demande de travail pour le service informatique peut inclure des options pour les logiciels, le matériel et les services réseau.

Formulaire de commentaires

Le modèle de commentaires des clients peut être utilisé pour les commentaires des employés ou de la formation ainsi que pour les clients avec quelques ajustements simples.

Par exemple, vous pouvez ajouter un question dans la liste déroulante pour qu’un employé choisisse le département vers lequel sa rétroaction est destinée. Ou pour la formation, vous pouvez inclure un question de paragraphe afin que les stagiaires puissent proposer des suggestions pour la prochaine session.

Formulaire d’inscription

Le modèle d’enregistrement d’événement peut être utilisé pour la plupart des types d’événements. Pour les affaires, vous pouvez l’utiliser pour une conférence, un séminaire ou une session de formation.

Pour les événements de plusieurs jours comme une conférence, vous pouvez utiliser le question de la case à cocher pour que les participants choisissent les jours auxquels ils assisteront. Ou pour une session de formation, les stagiaires peuvent sélectionner un créneau horaire préféré.

Le modèle comprend également un section requise en bas où le participant doit reconnaître des frais. Vous pouvez l’utiliser pour des séminaires ou des conférences payants.

Demande de congé

Le modèle de demande de congé est un formulaire pratique et peut avoir tout ce que vous voulez déjà sans aucun ajustement nécessaire. Les sections comprennent le nom, la date du congé, l’heure de la journée et le type de congé. Une section pratique à la fin permet à l’utilisateur d’écrire un paragraphe pour sa raison de congé, s’il le souhaite.

Si vous souhaitez également capturer l’adresse e-mail de l’utilisateur, vous pouvez ajouter cette question rapidement. Cliquez simplement sur le plus icône pour ajouter une question, nommez-la Adresse e-mailet Google Forms sélectionnera automatiquement le question à réponse courte tapez pour vous. Vous pouvez en faire un question requise en faisant glisser l’interrupteur en bas.

Créer votre propre formulaire

Si vous préférez partir de zéro avec votre propre formulaire, c’est plus facile à faire que vous ne le pensez. De plus, vous pouvez enregistrer votre formulaire en tant que modèle et continuer à l’utiliser avec des modifications simples si nécessaire. Tout d’abord, dirigez-vous vers Google Forms pour ouvrir un formulaire sans titre en cliquant sur le Vide modèle de la Galerie de modèles.

Formulaire de mise à jour de l’équipe

Pour recevoir des mises à jour de vos employés ou de votre équipe, vous pouvez créer un formulaire pour obtenir des statuts. Ajoutez des questions de base telles que le nom et l’adresse e-mail, puis personnalisez simplement vos sections. Pour cet exemple, nous utiliserons une mise à jour de l’équipe de projet.

Vous pouvez ajouter un question déroulante avec des options pour quel projet le membre de l’équipe travaille. En fonction de la réponse (projet) qu’ils choisissent, vous pouvez les avoir passer à une autre section du formulaire. Cela vous permet de créer des sections pour des tâches spécifiques à ce projet et l’utilisateur y sera automatiquement dirigé.

1. Créez la question et les réponses de votre projet en cliquant sur le plus.
2. Créez les différentes sections de tâches en cliquant sur le Ajouter une section.
3. Nommez les sections et ajoutez les tâches par projet.
4. Revenez à la question du projet, sélectionnez Plus (trois points) icône et choisissez Aller à la section en fonction de la réponse.
5. À côté de chaque réponse, cliquez sur le La Flèche et choisissez la section vers laquelle l’utilisateur doit être dirigé lorsqu’il sélectionne cette réponse.

Formulaire de blessure

La création d’un formulaire de blessure est également assez facile. Après avoir ajouté le nom et l’adresse e-mail, vous pouvez ajouter des questions sur des éléments tels que la date et l’heure de la blessure, le lieu de l’événement et la gravité de la blessure. À l’aide de la question de gravité, vous pouvez sélectionner Échelle linéaire option de question:

1. Créez votre question de gravité en cliquant sur le plus.
2. Choisir Échelle linéaire des options de question.
3. Sélectionnez le échelle numérique que vous souhaitez utiliser dans les listes déroulantes.
4. Entrer Étiquettes pour les premier et dernier chiffres de l’échelle.

Formulaire de demande de transfert

Si votre entreprise autorise les transferts, que ce soit vers une autre ville, une installation locale ou un département, vous pouvez configurer un formulaire de transfert en quelques minutes. Encore une fois, incluez des questions pour le nom et l’adresse e-mail, puis personnalisez vos sections et vos questions. Pour cet exemple, nous utiliserons le grille à choix multiples question:

1. Créez votre question de transfert en cliquant sur le plus.
2. Choisir Grille à choix multiples des options de question.
3. Ajoutez vos réponses pour les lignes et les colonnes.
4. Sélectionnez le Plus (trois points) icône et choisissez Limite à une réponse par colonne pour éviter toute confusion.

Mise en place de la question:

Comment la question s’affichera:

Trucs et astuces

Google Forms offre une belle variété de fonctionnalités pour les questions et réponses. Mais, vous pouvez profiter d’options encore plus utiles comme celles-ci:

Réutilisation des formulaires en tant que modèles

Ouvrez le formulaire, cliquez sur le Plus (trois points) dans la barre de navigation supérieure, puis sélectionnez Faire une copie. Vous pouvez ensuite donner au formulaire son propre nom, sélectionner son dossier et le partager avec les mêmes personnes. Ceci est idéal lorsque vous souhaitez utiliser votre formulaire comme modèle.

Pour modifier le formulaire, ouvrez-le simplement depuis votre écran principal Google Forms et ajustez-le si nécessaire.

Ajout de la validation des données

Les types de questions à réponse courte, paragraphe et case à cocher offrent une option de validation des données. Cela vous permet de vous assurer que vous recevez la ou les réponses que vous souhaitez.

Par exemple, en utilisant une question de case à cocher, vous pouvez exiger que l’utilisateur entre au moins deux réponses. Ou, pour une question de paragraphe, vous pouvez limiter le nombre de caractères de la réponse.

Pour utiliser cette fonction, sélectionnez Plus (trois points) dans la question et choisissez La validation des données. Selon le type de question que vous utilisez, vous verrez vos options de paramètres. Remplissez simplement les champs et entrez un message d’erreur personnalisé si vous le souhaitez.

Personnalisation de l’apparence

Google Forms propose une sélection de thèmes que vous pouvez utiliser pour rendre vos formulaires plus attrayants. Cliquez simplement sur le palette dans la barre de navigation supérieure, sélectionnez image et parcourez par catégorie. Vous pouvez également télécharger votre propre photo ou ouvrir un album en cours.

Outre un thème général pour votre formulaire, vous pouvez inclure des photos et des vidéos YouTube dans vos questions. Les photos sont pratiques si vous souhaitez insérer le logo de votre entreprise ou une photo de votre bâtiment. Les vidéos sont des ajouts intéressants pour les didacticiels ou les clips de formation.

Cliquez simplement sur image ou vidéo à droite de la question et faites votre sélection dans la fenêtre qui s’ouvre.

Options supplémentaires pour les entreprises

De toute évidence, le but de Google Forms est de créer des formulaires. Cependant, vous pouvez aller encore plus loin pour votre entreprise. Voici quelques idées:

Créer un quiz

Vous aimeriez peut-être suivre une session de formation des employés avec un test de connaissances. Google Forms vous permet de transformer facilement un formulaire en questionnaire.

Ouvrez votre formulaire, cliquez sur le équipement dans la navigation supérieure et sélectionnez Quiz dans la fenêtre qui s’ouvre. Déplacez le curseur à côté de Faites-en un quiz. Vous pouvez ensuite revoir et ajuster les options de classement et ce que le répondant peut voir.

Faites-en plus avec les modules complémentaires

Google Forms propose une variété de modules complémentaires qui peuvent être utiles. Vous pouvez recevoir des notifications par e-mail pour vos formulaires, créer des champs dynamiques pour vos questions et envoyer vos formulaires à Business Hangouts.

Des modules complémentaires comme AppSheet vous permettent de créer une application mobile basée sur votre formulaire. De plus, l’outil bkper vous permet d’utiliser des formulaires pour enregistrer des données dans vos livres financiers telles que les revenus et les dépenses.

Pour afficher vos options de module complémentaire, ouvrez un formulaire, cliquez sur le Plus (trois points) dans la barre de navigation supérieure, puis sélectionnez Modules complémentaires.

Concevoir un workflow

Vous n’avez peut-être pas considéré Google Forms comme un outil de flux de travail, mais il peut être très utile à cet égard. Par exemple, vous pouvez créer un processus qui vous permet d’obtenir des données, de les documenter et d’en faire rapport.

Vous pouvez créer votre formulaire, utiliser la logique de saisie, incorporer des modules complémentaires et partager votre formulaire facilement. Pour une explication détaillée de la conception d’un flux de travail, consultez cet article détaillé de Will Conway.

Avez-vous essayé Google Forms for Business?

Google Forms est un outil intuitif pour créer des formulaires commerciaux. Et, grâce à sa flexibilité, aux options de partage et aux modèles, la création et l’envoi de formulaires peuvent être effectués en quelques minutes.

Avez-vous déjà essayé Google Forms pour votre entreprise? Si oui, quelle est votre fonction préférée?

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