Trouver le meilleur moment pour la réunion avec vos collègues de bureau n’est souvent pas une tâche facile. Vous devez d’abord leur demander quel est le moment qui leur convient, puis le faire correspondre à votre emploi du temps pour arriver au moment le mieux adapté à tous. Le travail de décider quand se rencontrer est relativement simple s’il y a moins de personnes parmi les participants, cependant, que diriez-vous si la réunion nécessite plus de personnes. Le travail devient vraiment difficile, certains ne sont pas disponibles ou des personnes abandonnent pour diverses raisons. Tout ce processus vous fait investir beaucoup de votre temps productif, n’est-ce pas !
Trouver le temps est une application qui peut vous aider à planifier des réunions plus rapidement. Un complément pour Microsoft Outlook, FindTime vous aide à décider facilement d’une heure de réunion avec une approche systématique et cela sans trop de votre implication. L’application vous suggère automatiquement les jours et les heures qui conviennent le mieux aux personnes qui doivent assister à la réunion. Par conséquent, vous aider à arriver assez facilement à l’heure du consensus. Lisez ci-dessous pour découvrir comment planifier des réunions plus rapidement.
Comment utiliser Microsoft FindTime sur Outlook
FindTime réduit le temps d’organisation. En tant qu’organisateur, vous proposez vos horaires sélectionnés à tous les participants et permettez à chacun de voter. Une fois qu’il y a un consensus obtenu par vote, FindTime envoie l’invitation à la réunion en votre nom, et élimine ainsi le temps que vous devez habituellement investir dans la coordination avec les gens et arriver au meilleur moment pour tous.
Pour commencer à utiliser FindTime
La première étape consiste à installer FindTime et pour ce faire, vous devez obligatoirement vous connecter aux comptes Office 365. Une fois connecté, vous pouvez installer FindTime à partir de la boutique Office. Une fois installé, redémarrez Outlook et vous pouvez voir l’icône FindTime située dans le coin supérieur droit de l’écran Outlook. Notez la différence d’apparence entre Outlook et Outlook sur le Web illustrée ci-dessous.
Sur l’application Outlook
Sur Outlook sur le Web
Ainsi, après avoir configuré l’application, vous pouvez désormais composer un nouvel e-mail ou répondre à un e-mail existant pour planifier une réunion.
Par exemple, si vous souhaitez organiser une réunion avec les personnes répertoriées en répondant à un e-mail existant. Cliquez sur « Répondre avec un sondage de réunion ».
Un panneau s’ouvre à travers lequel vous pouvez définir la durée de la réunion. La partie médiane et inférieure du panneau vous permet de voir le planning des personnes que vous souhaitez inviter à une réunion. Ici, vous pouvez sélectionner plusieurs créneaux horaires et les envoyer aux personnes concernées en leur demandant de voter.
Le statut des personnes est représenté par différentes couleurs et sur la base de celles-ci, vous pouvez décider quel créneau de réunion convient le mieux à tous.
Cliquez sur « Suivant » et vous verrez les créneaux horaires et les onglets présélectionnés comme « lieu de réunion ». Vous êtes maintenant prêt à faire une invitation. Cliquez sur « Insérer dans l’e-mail » pour créer une invitation.
Après avoir fait une invitation, cliquez sur « envoyer » dans la fenêtre de votre boîte de réception pour permettre aux gens de commencer à voter sur les plages horaires que vous avez sélectionnées. Toutes les personnes invitées peuvent voir le sondage en ligne sur qui vote pour quelle heure. Vous pouvez même savoir que d’autres connaissent votre machine à sous préférée.
Dès que les votes sont reçus, l’invitation est planifiée et votre réunion est configurée. L’organisateur reçoit également un e-mail concernant la confirmation d’invitation.
Remarque : Du côté des destinataires, ils ont juste besoin d’une adresse e-mail pour recevoir votre invitation et d’un accès Internet pour voter sur le site Web FindTime. En outre, ils peuvent voter à partir de n’importe quel appareil à partir duquel ils le souhaitent. Les destinataires n’ont pas besoin d’avoir FindTime installé sur leur PC ou leur téléphone portable, ni d’ailleurs un compte Office 365.
Visite findtime.microsoft.com pour commencer à utiliser FindTime et faites-nous savoir si vous aimez cette nouvelle application de Microsoft.
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