Comment enregistrer vos documents Office 2016 dans le cloud

Plus de 1,2 milliard de personnes dans le monde utilisent Microsoft Office.

Réduisez les 80% des entreprises du Fortune 500 qui utilisent Microsoft avec des solutions d’entreprise basées sur le cloud. Même alors, la population restante est un énorme réseau inter-galactique d’utilisateurs. Certains peuvent encore s’en tenir à l’habitude d’un seul utilisateur d’enregistrer des fichiers sur le bureau, mais la tranche la plus grande devrait tirer parti de la connectivité cloud offerte par Office 2016.

Le cloud, qui devrait représenter un marché de 204 milliards de dollars d’ici 2016, est la voie à suivre pour la productivité des bureaux. Microsoft était en retard dans le jeu, mais maintenant c’est une partie du troupeau qui change la façon dont nous collaborons et grandissons. Office 365 a pris Microsoft au sommet des graphiques de popularité.

Où en êtes-vous avec vos compétences en collaboration cloud?

Commençons modestement en comprenant les différentes façons dont vous pouvez enregistrer vos fichiers Office 2016 dans le cloud. La collaboration commence à partir du sauver commander.

Accéder à la vue Backstage

Enregistrez un document la première fois en cliquant sur le sauver sur la barre d’outils d’accès rapide ou en affichant la vue Backstage en cliquant sur Fichier> Enregistrer ou Enregistrer sous. L’une des actions ouvre la page Enregistrer sous et vous donne les emplacements pour enregistrer votre fichier.

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Vous pouvez enregistrer le document dans un dossier spécifique sur votre bureau ou l’enregistrer dans le cloud sur OneDrive. Vous pouvez également ajouter un emplacement de stockage SharePoint si votre entreprise exécute la plateforme. Cliquer sur Ajouter un lieu pour inclure les emplacements.

Par défaut, Microsoft Office seulement fournit OneDrive comme option de stockage dans le cloud à l’utilisateur moyen.

Office 2016 - En coulisses

Les autres options cloud (c’est-à-dire les concurrents de Microsoft) ne sont pas disponibles à partir de l’écran ci-dessus. Vous pouvez parcourir les dossiers locaux (c’est-à-dire les clients de synchronisation) de Dropbox et Google Drive à partir du Ouvert ou Enregistrer sous boîte de dialogue, mais il n’y a aucun moyen d’accéder directement aux dossiers cloud à partir de l’écran ci-dessus.

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C’est l’écart que nous allons combler avec quelques outils et astuces.

Avantages de l’utilisation d’autres emplacements de stockage cloud

L’inclusion des deux autres options de stockage cloud dominantes apporte quelques avantages:

  • Il vous aide à ajouter des redondances et à éviter toute catastrophe de données.
  • Cela élargit la portée de votre collaboration car d’autres peuvent ne pas être sur la plate-forme Microsoft.
  • Il vous aide à diffuser rapidement vos documents en fonction de votre travail ou de vos besoins créatifs.
  • C’est plus rapide que de parcourir manuellement les emplacements de bureau des services cloud.
  • Il peut être facilement accessible et modifié à partir d’applications mobiles.

Enregistrer les fichiers Office 2016 dans Dropbox

Microsoft Office en ligne prend en charge Dropbox comme emplacement d’enregistrement dans Word, Excel et PowerPoint. L’intégration, introduit en 2014, permet à une équipe de travailler en collaboration sur le même fichier Word, Excel ou PowerPoint dans un dossier partagé avec Office Online. Les fichiers stockés dans Dropbox peuvent également être envoyés directement avec Outlook sans se soucier des contraintes de taille des pièces jointes.

Connectez-vous à Office.com et lancez Word, Excel ou PowerPoint

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En bas à gauche de la page, cliquez sur Ajouter un lieu puis cochez la case à côté de Dropbox. Dropbox est ajouté en tant que nouvel emplacement de sauvegarde.

Enregistrer les fichiers Office 2016 dans Dropbox

En faire l’emplacement d’enregistrement par défaut

L’ajout de Dropbox à Office 2016 sur le bureau est un processus plus élaboré. Vous pouvez utiliser le dossier Dropbox local comme emplacement d’enregistrement par défaut pour les fichiers Office.

Cliquer sur Fichier> Options> Enregistrer.

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Clique sur le Feuilleter et accédez au dossier de synchronisation local de Dropbox. Cliquez sur D’accord.

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Enregistrer dans le dossier local de Dropbox

Les fichiers batch de modification du registre fonctionnent-ils?

Un fichier batch est disponible [No Longer Available] qui modifie le registre dans Windows 7 ou 8 pour ajouter Dropbox en tant que service dans Office 2013. Mais cela ne fonctionne pas avec Office 2016, bien que vous puissiez accéder à la vue des coulisses et ajouter Dropbox en tant que service connecté.

Dropbox en tant que service connecté

Mais le Enregistrer dans Dropbox L’option de la page Enregistrer sous n’est pas meilleure que la navigation manuelle vers le dossier de synchronisation local sur votre ordinateur.

Voici le forum Dropbox où le problème est discuté. Le commentateur Andrew S a également mis à jour le fichier de commandes pour Office 2016, au cas où l’original ne fonctionnerait pas pour vous. Mais je ne pouvais pas le faire fonctionner dans mon installation et la discussion révèle que d’autres utilisateurs ne pouvaient pas non plus le faire fonctionner.

Enregistrer les fichiers Office 2016 sur Google Drive

Microsoft Office est peut-être en guerre avec Google Drive, mais ils jouent bien les uns avec les autres. Un plug-in officiel Google Drive pour Microsoft Office est le pont entre les deux suites bureautiques qui vous permet de modifier, d’envoyer par e-mail et de partager plus facilement les fichiers Office stockés dans Google Drive. Le plug-in Google Drive vous permet d’accéder aux fichiers directement à partir de vos programmes Microsoft Office sans dépendre du client de synchronisation Google Drive de votre bureau ou du navigateur.

Le plugin fonctionne avec Word, Excel, PowerPoint et Outlook (de la version 2007 à la version 2016). le driveforoffice.exe l’installateur est un téléchargement de 900+ Ko.

Plug-in Google Drive pour Office 2016

Après avoir installé le plug-in, donnez-lui l’autorisation requise pour accéder à votre compte Drive. Ouvrez Word, Excel, PowerPoint et Outlook. Le plug-in obtient une place dédiée sur le ruban.

Cliquez sur Fichier> Google Drive> Ouvrir à partir de Google Drive.

Accéder au plug-in à partir du ruban

Dans la boîte de dialogue, cliquez sur le fichier que vous souhaitez ouvrir.

Si vous sélectionnez un fichier enregistré en tant que Google Docs, Sheets ou Slides, il s’ouvrira dans l’application correspondante dans une fenêtre distincte. Vous pouvez bien sûr télécharger le fichier sur votre bureau dans le bon format de fichier Microsoft Office.

Vous pouvez enregistrer un fichier Office sur Google Drive dans n’importe quel dossier, puis le partager comme n’importe quel fichier Drive. Mais grâce au plug-in, vous pouvez le faire à partir d’Office lui-même.

Enregistrer sur Google Drive

Déconnexion de Google Drive> Paramètres> Compte.

Utilisation du plug-in Google Drive avec Microsoft Outlook

Le plug-in Google Drive est pratique pour joindre des fichiers stockés sur Drive avec n’importe quel e-mail envoyé via Outlook. Pour joindre un fichier de Drive à un e-mail…

En haut de l’application, cliquez sur Nouveau courriel.

Plug-in Google Drive avec Microsoft Outlook

Cliquez sur Insérer des fichiers à l’aide de Drive.

  • Pour envoyer sous forme de lien, cliquez sur Insérer en tant que lien Drive.
  • Pour joindre le fichier, cliquez sur Insérer comme pièce jointe.

Choisissez le fichier que vous souhaitez envoyer.

Cliquez sur Sélectionner.

Au lieu d’envoyer un fichier volumineux par e-mail, vous pouvez envoyer un lien vers le fichier dans Google Drive. Vous pouvez également utiliser le plug-in pour enregistrer les pièces jointes Outlook sur Google Drive (Enregistrer les pièces jointes dans Drive).

Enregistrer les fichiers Office 2016 sur iCloud

Il est naturel que chaque suite bureautique facilite considérablement le stockage des fichiers dans son service cloud correspondant et non dans celui de son concurrent. Mais Microsoft rend moins pénible l’utilisation d’iCloud Drive pour synchroniser des fichiers Office créés sur un Mac ou un PC avec un iPad ou un iPhone. Grâce aux applications Microsoft Office pour iOS, vous pouvez travailler sur des fichiers Microsoft Word, Excel ou PowerPoint sur un Mac ou un PC Windows, puis les ouvrir sur un iPad ou un iPhone via iCloud.

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Notez que le support est limité car vous ne pouvez pas créer un nouveau document et l’enregistrer sur iCloud. Vous ne pouvez accéder qu’aux documents déjà créés et stockés dans iCloud. De plus, l’option d’utiliser iCloud n’est pas évidente au début.

Voici comment trouver iCloud dans les applications Office sur iOS après avoir lancé l’une des applications Office.

Office vers iCloud

Appuyez sur le Ouvert icône (en bas à droite de l’interface de votre application).

Appuyez sur Plus. Le lecteur iCloud s’ouvre avec l’interface de sélection de documents par défaut. Ouvrez, modifiez et enregistrez tous les fichiers Office sur votre compte iCloud Drive.

Il n’y a aucun moyen d’enregistrer iCloud en tant qu’emplacement permanent dans les options, comme pour Box et Dropbox. Mais quelque chose vaut mieux que rien pour nous tous qui préférerions utiliser iCloud plutôt que OneDrive ou Dropbox.

Les applications Office prennent également en charge Google Drive comme emplacement à partir duquel vous pouvez ouvrir des fichiers. Il n’existe pas encore de fonctionnalité «Enregistrer sur Google Drive».

Travailler avec Outlook et Evernote

Deux outils de productivité s’associent à l’aide du Complément Evernote pour Outlook. Enregistrez les e-mails et les pièces jointes d’Outlook directement dans Evernote. Vous pouvez personnaliser vos options. Par exemple, vous pouvez couper toutes les pièces jointes à Evernote en un clic et vous pouvez également enregistrer l’intégralité du fil d’e-mail, plutôt que de couper le contenu de l’e-mail sélectionné. Vous pouvez également joindre des notes de votre compte Evernote à tout e-mail que vous rédigez dans Outlook.

Commencez à enregistrer vos e-mails avec le Guide de démarrage rapide.

Evernote pour Outlook est disponible pour les utilisateurs des nouveaux utilisateurs d’Outlook.com et d’Office 365 utilisant Outlook 2013, Outlook 2016 et Outlook sur le Web.

Essayez l’automatisation avec Flow et IFTTT

Prenant plus d’une feuille d’IFTTT, Microsoft a créé son propre service d’automatisation appelé Microsoft Flow. Microsoft Flow dispose d’un site Web dédié avec des modèles prêts à l’emploi pour simplifier votre travail. À l’heure actuelle, Microsoft a connecté 41 services Web différents à vos opérations principales d’Office.

Essaie le Synchroniser les fichiers catégorie pour explorer les différents scénarios commerciaux auxquels vous pouvez appliquer des «flux». Par exemple, copier les nouveaux fichiers de Box dans un dossier spécifique dans OneDrive.

Flow est à un stade précoce de l’aperçu, et d’autres recettes et intégrations devraient suivre.

IFTTT n’a pas besoin d’être présenté aujourd’hui. Gavin nous a déjà expliqué les nombreuses tâches Office que vous pouvez automatiser avec des recettes IFTTT intelligentes. L’année dernière, les canaux Office 365 ont été mis en ligne. Vous trouverez des centaines de recettes de productivité, mais pour commencer, concentrons-nous sur les Canal IFTTT OneDrive.

Le canal OneDrive IFTTT

Pour vous donner une idée rapide, regardez trois recettes qui vous aident à déplacer vos fichiers Office dans le cloud.

Votre bureau est-il dans le cloud?

Aujourd’hui, vous pouvez accéder à vos fichiers de n’importe où. La collaboration est l’une des principales raisons pour lesquelles vous devriez passer à Microsoft Office 2016. Mais vous pouvez aller encore plus loin dans le travail d’équipe en vous appuyant non seulement sur les outils de collaboration d’Office, mais également en bénéficiant des avantages d’autres applications de stockage dans le cloud.

Vous n’avez plus besoin de choisir entre la version installée de Microsoft Office ou celle basée sur le cloud. Utilisez les deux en enregistrant vos documents dans le cloud. Mais le fais-tu?

Dites-nous. Êtes-vous un grand utilisateur de OneDrive ou de tout autre service de stockage dans le cloud? Comment enregistrer vos documents Office dans le cloud?

Crédits d’image:Stockage en ligne par dencg via Shutterstock

Moyens Staff
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