Comment utiliser Evernote comme outil de gestion de projet

Lorsque j’ai décidé que je devais reprendre le contrôle d’Evernote, j’avais 19 cahiers contenant plus de 500 notes (c’est-à-dire après avoir récemment supprimé 1 000 notes dans probablement huit ou dix cahiers). J’avais 43 balises, la plupart avec seulement quelques notes.

Certains de mes cahiers contenaient des articles «utiles». Certains ont tenu mes objectifs et mes feuilles de suivi des habitudes. D’autres avaient des choses que je trouvais drôles, des recettes, des trucs liés à la carrière et des informations financières. Bref, c’était un énorme gâchis.

Voici comment j’ai transformé ce chaos en un fantastique système de gestion de projet personnel et ce qu’il peut vous apprendre à prendre soin de votre configuration Evernote.

1. Nettoyez vos cahiers

C’est la partie difficile. J’ai dû me débarrasser de beaucoup de choses. Pour que cela se fasse rapidement, j’ai parcouru chaque cahier et je me suis demandé s’il y avait quelque chose que je reviendrais certainement ou que je ne pourrais pas trouver facilement en ligne.

Dans la plupart des cas, il n’y en avait pas. Je pouvais toujours rechercher des conseils sur les livres auto-édités ou le dépôt de taxes avec une recherche rapide sur Google. J’ai réduit mon compte Evernote existant à sept cahiers.

Une partie facultative de cette étape est la consolidation. Si vous avez plusieurs notes sur le même sujet, vous pouvez les copier et les coller dans une seule note. J’ai beaucoup de notes sur les lettres de requête et les hauteurs, par exemple. Ceux-ci seront tous entrés dans une seule note.

Vous pouvez également consolider des blocs-notes en piles. Par exemple, j’ai combiné «Humour» et «Média» dans une pile «Fun» pour les empêcher d’encombrer ma barre de navigation.

2. Créer des cahiers de projet et des piles

Maintenant, vous devrez créer des blocs-notes et des piles pour votre système de gestion de projet. Je vais créer les piles et les cahiers suivants:

• Se servir de
  • Des articles
  • Longues formes
• Hubstaff
  • Blog
  • Conversion
  • Bulletin
• Autre
  • Mountain Weekly
  • Knightworks
  • République de carton
  • Jeu occasionnel Insider

Je suis sûr que d’autres viendront, mais c’est par là que je vais commencer. J’ai également ajouté des numéros pour qu’ils restent dans mon ordre préféré en haut de la liste des cahiers:

Maintenant, je peux accéder aux piles et aux ordinateurs portables auxquels j’ai besoin d’accéder le plus rapidement possible.

3. Créez une liste principale

Même si vous avez un système de bloc-notes bien organisé, vous allez vouloir un emplacement central pour référencer vos différents projets. À titre d’exemple, voici ma liste principale actuelle:

Dans ma liste principale, j’ai pris note des divers travaux en freelance et à contrat que je fais, ainsi que mes taux de rémunération pour chacun. Cela m’aide à me rappeler comment prioriser mon temps. Tous les projets à court terme seront également ajoutés ici, donc je n’oublie pas de travailler dessus.

Comme vous pouvez le voir, les «emplacements indépendants» sont liés – ce lien m’amène à une note où je garde une trace de mes emplacements potentiels. Il pourrait plutôt aller dans une feuille de calcul Google Drive, un tableau Trello ou tout autre élément utile.

J’ai également une section «Potentiel / brûleur arrière» pour garder une trace des choses que je comme pour travailler, mais je n’ai pas le temps pour le moment. Encore une fois, cela sert à garder les choses en tête de mon esprit.

Bien sûr, vous pouvez personnaliser votre liste principale comme vous le souhaitez. Vous pouvez inclure les dates d’échéance à venir ou des liens vers de nombreuses autres notes. Ou conservez une liste de tâches qui vous rappelle ce que vous devez faire ensuite pour chaque projet.

Cette note devrait servir de tableau de bord de référence. Selon les types de projets que vous avez, vous voudrez le personnaliser avec les informations les plus utiles pour votre situation particulière. Lorsque vous ne savez pas sur quoi travailler ensuite, c’est là que vous irez.

Vous pouvez également utiliser cette section pour une liste de tâches principale. Il est facile d’ajouter des cases à cocher aux notes Evernote: appuyez simplement sur le bouton case à cocher en haut de la note.

4. Organiser les notes du projet

Il existe différentes manières d’organiser vos notes de projet dans vos blocs-notes.

Je préfère avoir beaucoup d’informations dans chaque note afin que je puisse aller à un seul endroit pour trouver des informations. Par exemple, dans mon cahier d’écriture, j’ai quelques notes qui contiennent une énorme quantité d’informations sur un seul sujet.

Ma note «Newsgathering» contient un certain nombre d’articles sur la recherche de choses à rapporter. Il contient près de 9 000 mots.

C’est l’une des choses les plus utiles que j’ai faites avec mes notes.

Vous voudrez peut-être conserver chacun de ces articles dans une note différente. Tout dépend de votre style d’organisation personnel. L’essentiel ici est de conserver autant d’informations que possible dans vos cahiers.

Toutes vos notes, notes, plans, projets, e-mails pertinents (si vous le souhaitez) et tout autre élément lié à votre projet doivent rester dans ces cahiers.

Bien sûr, cela pourrait ne pas toujours être possible. Si votre entreprise gère le projet sur Trello, vous pourriez être mieux servi en établissant un lien vers ce tableau Trello à partir de votre liste principale. Mais autant d’informations que possible devraient être facilement accessibles à partir de votre cahier de projet.

5. Ajouter des raccourcis

Le but d’un système de gestion de projet personnel est de s’assurer que vous pouvez trouver tout ce dont vous avez besoin quand vous en avez besoin. C’est exactement ce que les raccourcis vous aident à faire.

Bien que le fait de garder les cahiers et les piles au minimum vous aidera à trouver des choses plus facilement, il y aura probablement des notes ou des cahiers que vous souhaitez ouvrir en un seul clic. Faites simplement glisser des cahiers ou des notes dans la zone des raccourcis pour les y verrouiller, où vous pourrez toujours les trouver.

6. Configurer les rappels et les dates d’échéance

Les rappels et les dates d’échéance d’Evernote sont très utiles lorsque vous gérez un certain nombre de projets. L’ajout d’un rappel est aussi simple que de cliquer sur l’horloge en haut de n’importe quelle note et de sélectionner une date de rappel. Vous verrez également toutes les notes pour lesquelles vous avez des rappels en haut de votre bloc-notes:

Ajoutez des rappels à toutes les notes que vous devez traiter un certain jour.

Je fixe généralement des rappels avant les dates d’échéance, donc je note la date d’échéance en haut de la note. Cela me permet de le voir dans la vue d’extraits:

Gardez à l’esprit que si vous avez un tas de tâches différentes dans une seule note, vous ne pourrez pas définir de rappels différents pour chaque tâche. Vous ne pouvez définir un rappel que pour une note entière, il est donc préférable de conserver chaque tâche dans une note différente.

Découvrez des conseils supplémentaires pour vous souvenir de tout avec Evernote.

7. Développer un système de balises

Comme pour quelques autres choses, la façon dont vous utilisez les balises dépend de la façon dont vous souhaitez gérer vos projets. Vous pourriez, par exemple, vouloir une balise spécifique pour certains types de projets – je pourrais utiliser «écriture», «édition», «recherche», «analyse», etc.

Vous pouvez plutôt utiliser des balises de priorité: élevée, moyenne, faible; 1, 2, 3; maintenant, demain, la semaine prochaine; ou tout système similaire. Vous pouvez utiliser un système de collecte et de classement comme cela a été présenté dans cet article phénoménal sur les balises Evernote.

De nombreuses personnes ont conçu des systèmes de marquage pour la méthode de productivité Getting Things Done. Code avec Sonia a un excellent exemple d’utilisation d’une grande variété de balises imbriquées pour classer ses notes en fonction de ce qu’elles sont, du moment où elle doit s’en occuper et de l’emplacement auquel elles sont liées.

Ou vous pouvez décider de ne pas utiliser de balises. J’ai tendance à m’en passer, et juste aux formidables capacités de recherche d’Evernote pour trouver ce dont j’ai besoin. C’est à vous.

8. Intégrez vos autres applications

Evernote possède de nombreuses excellentes intégrations qui l’aident à fonctionner avec d’autres applications. Feedly et Pocket peuvent envoyer des articles directement à Evernote. Trello a une mise sous tension qui vous permet de lier des notes et des cartes. N’oubliez pas que le lait peut se synchroniser avec Evernote afin que vos rappels s’affichent dans votre application de gestion des tâches.

Si vous utilisez une autre application de gestion des tâches, TaskClone peut vous aider à vous synchroniser. Zapier et IFTTT les deux lient Evernote à toutes sortes d’autres applications. Pour avoir une idée de ce que vous pouvez faire, consultez le top Recettes Evernote dans IFTTT. Vous pouvez faire beaucoup de grandes choses, selon les appareils et autres applications que vous utilisez.

Plus vous pouvez automatiser, mieux c’est!

9. Collaborez

Si vous utilisez Evernote comme système de gestion de projet personnel, vous n’aurez probablement pas besoin d’utiliser la plupart des outils de collaboration. Cependant, si vous travaillez avec d’autres utilisateurs d’Evernote, ils peuvent être extrêmement précieux – après tout, la communication est cruciale pour une gestion de projet efficace.

Partager des notes est aussi simple que d’appuyer sur Partager bouton en haut de la note pour envoyer un lien par e-mail. Vous pouvez facilement partager des notes et des carnets de cette façon, et vous pouvez publier un lien public vers la note sur les réseaux sociaux.

Discuter avec des collègues peut également être utile, surtout si vous avez un bloc-notes collaboratif que vous utilisez tous. Frappé Fichier> Nouveau chat ou Affichage> Chat professionnel pour ouvrir les boîtes de dialogue de chat. Tapez un nom ou une adresse e-mail dans la barre supérieure de la fenêtre de discussion et accédez à la discussion.

Gestion de projet Evernote pour votre vie

Evernote est un excellent endroit pour simplement vider toutes les choses dont vous pensez avoir besoin à l’avenir. Mais quand il est configuré comme un système de gestion de projet hautement organisé, il sera beaucoup plus utile. Et vous n’avez pas à appliquer ces principes uniquement pour travailler: ils peuvent aussi être pour des projets personnels. Vraiment, ils peuvent être utilisés pour n’importe quoi.

Alors nettoyez votre compte Evernote en désordre, organisez-le et faites un plan. Vous serez content de l’avoir fait.

Et jetez un œil sur monday.com pour une collaboration d’équipe sur vos projets.

Crédits image: Mikhail Mishchenko / Shutterstock