10 meilleures pratiques d’intégration à distance pour les professionnels des RH

Les affaires changent – votre entreprise est-elle prête à changer avec elles ?

De plus en plus d’affaires se font en ligne. En fait, le nombre d’employeurs qui offrent du travail à distance a augmenté de 40 % entre 2013 et 2018. La pandémie mondiale a encore fait grimper les taux de travail à distance.

Par conséquent, apprendre les meilleures pratiques d’intégration à distance est plus crucial que jamais.

Le processus d’intégration peut être l’une des parties les plus déroutantes et les plus difficiles d’un emploi en ligne, tant pour l’employeur que pour l’employé. Sans supervision directe en personne, comment savez-vous que votre nouvelle recrue comprend son rôle ?

Il y a plusieurs choses que vous pouvez faire pour faciliter le processus d’intégration pour les deux parties. Lisez la suite pour découvrir 10 meilleures pratiques d’intégration à distance qui rationaliseront votre processus d’intégration et se traduiront par des embauches plus heureuses et plus productives.

1. Planifiez tout

Une once de prévention vaut mieux que guérir – c’est aussi vrai en affaires qu’en médecine. Votre première étape devrait consister à créer un plan d’intégration complet qui traite les problèmes potentiels avant qu’ils ne surviennent.

Créez une liste des questions et des problèmes courants qu’un nouvel employé pourrait avoir et découvrez comment y répondre rapidement à distance.

Votre processus d’intégration doit être minutieux et réactif. Il doit également être prêt au moment où votre employé travaillant à distance se connecte le premier jour.

Pour une liste de contrôle complète de ce que vous devez planifier, regarde ici pour les idées.

2. Comprendre la technologie

Les emplois en ligne nécessitent une technologie qu’un emploi au bureau pourrait ne pas avoir. Zoom, les portails des employés et plus encore aident vos employés à rester connectés tout en travaillant à distance, il est donc crucial que les employés comprennent la technologie.

Assurez-vous que votre processus d’intégration explique comment installer et utiliser les programmes clés. Si vos employés reçoivent des ordinateurs portables, des téléphones ou d’autres accessoires de travail, assurez-vous qu’ils arrivent à l’heure.

Votre processus d’intégration doit intégrer des moyens permettant aux employés de résoudre les problèmes techniques, tels qu’un document FAQ sur les programmes importants.

3. Attribuez des mentors

Une excellente façon d’aider une nouvelle recrue à se mettre sur pied est de lui assigner un mentor. Mettez-les en contact avec un employé qui connaît déjà le fonctionnement de l’entreprise.

Un mentor peut aider le nouvel employé à s’acclimater et peut résoudre les problèmes que votre plan d’intégration ne couvre pas (car il est impossible de vraiment couvrir tous les problèmes potentiels).

L’affectation de nouveaux employés à des mentors individuels permet également de s’assurer que les gestionnaires et le service des ressources humaines ne sont pas inondés de questions par les nouvelles recrues. Ils peuvent demander à leur mentor à la place.

4. Conserver les documents d’intégration

Une documentation complète est l’un des meilleurs outils de votre arsenal d’intégration. Vous pouvez mettre toutes sortes d’informations à portée de main de vos employés grâce à des programmes comme Google Docs ou le partage Dropbox.

Parmi les documents que vous devez préparer pour l’intégration figurent votre manuel de l’employé, les questions fréquemment posées sur la technologie et les logiciels, un répertoire du personnel, des documents et des vidéos de formation et toute autre information que vous jugez essentielle.

5. Utilisez diverses méthodes

Les documents sont un moyen pratique de transmettre des informations à vos employés, mais ils ne sont pas la seule chose sur laquelle vous devez vous fier. Essayez d’intégrer une variété de formats différents dans votre processus d’intégration.

Les vidéos sont un excellent moyen de garder les employés engagés. Ils vous permettent de traduire vos présentations d’orientation régulières dans l’espace de travail à distance.

Les infographies et les graphiques sont d’autres formats pratiques pour envoyer des données importantes aux nouvelles recrues.

L’utilisation de plusieurs formats aide les employés à assimiler les informations quel que soit leur style d’apprentissage, ce qui rend le processus d’intégration beaucoup plus fluide.

6. Pensez au budget

Le budget est toujours une considération, peu importe ce que fait votre entreprise. Le processus d’intégration ne fait pas exception. Cependant, l’intégration pour le travail à distance a des coûts associés différents de ceux de l’orientation en personne.

Les salaires des travailleurs à distance peuvent être différents, par exemple. Il y a aussi le remboursement à considérer. Par exemple, un travailleur à distance peut avoir besoin d’une allocation pour payer les fournitures de son bureau à domicile.

Les cadeaux d’intégration peuvent également être une bonne idée. Affectez une partie de votre budget pour envoyer quelque chose de spécial à votre nouvelle recrue. Cela les fera se sentir plus comme une partie de l’équipe.

7. Concentrez-vous sur la clarté

Comme cela a été discuté, l’un des plus grands obstacles à l’intégration à distance est le fait que vous ne serez pas là pour répondre aux questions d’un nouvel employé. Cela signifie que vos documents d’intégration doivent être aussi clairs que possible.

Assurez-vous que les responsabilités professionnelles du nouvel employé sont décrites de manière complète et compréhensible. Ne laissez aucune place à la confusion ! Gardez le langage de vos documents simple, concis et lisible.

8. Fournir des ressources

Vos employés devront probablement mettre en place un bureau à domicile. Votre entreprise doit les aider à le faire si vous voulez qu’ils fonctionnent au mieux. Cela signifie envoyer la technologie nécessaire et aider avec les fournitures de bureau.

Assurez-vous que le nouvel employé dispose de tout le matériel dont il a besoin avant le début de sa première journée. Aider avec les fournitures de bureau grâce au remboursement. Fournissez les outils dont votre employé a besoin pour utiliser correctement son nouvel équipement.

9. Utilisez un processus d’évaluation

Vous devez savoir que votre processus d’intégration fonctionne. Cela signifie évaluer vos employés pour vous assurer qu’ils comprennent ce que l’on attend d’eux.

L’évaluation doit être la première chose que vous faites dans le processus d’intégration, afin que vous puissiez établir une base de référence. Une deuxième évaluation devrait avoir lieu à la fin du processus, afin que vous puissiez voir si l’orientation a fonctionné.

Une évaluation approfondie aide votre entreprise de deux façons. Premièrement, il élimine les employés qui font un mauvais travail. Deuxièmement, cela vous aide à identifier les domaines sur lesquels votre intégration doit se concentrer.

10. Modifier et mettre à jour le plan

C’est l’étape la plus cruciale de toutes : continuez à mettre à jour votre plan d’intégration. Ne présumez pas que les documents et les vidéos que vous créez au début du processus sont parfaits ou resteront pertinents pour toujours.

Évaluez régulièrement le plan et voyez ce qui doit être amélioré. Utilisez les commentaires des employés et les données des évaluations pour déterminer ce que vous pouvez améliorer et mettre en œuvre ces changements rapidement.

Un bon plan doit évoluer pour répondre à vos besoins et à ceux de vos employés.

Restez à jour sur les meilleures pratiques d’intégration à distance

Lorsque vous utilisez les meilleures pratiques d’intégration à distance, vous améliorez les choses pour tout le monde. Les nouvelles recrues ont plus de facilité à s’acclimater à leur poste et votre service RH a moins de questions auxquelles répondre.

Vous cherchez d’autres façons d’améliorer et de moderniser votre entreprise? Consultez nos blogs commerciaux et technologiques pour plus de conseils.