Comment nettoyer et gérer votre boîte de réception Gmail

Gmail – la boîte de réception de nos vies, le compartiment de notre entreprise – fait partie intégrante de millions d’entre nous qui cherchent à garder nos affaires quotidiennes en ordre. Au fur et à mesure que les clients de messagerie disparaissent, Gmail est devenu assez efficace ces dernières années pour diviser le flux incessant d’e-mails en différentes balises et étiquettes, sans parler de l’éloignement du spam.

Mais même si Gmail fait bien son travail, il y a encore beaucoup de petites choses supplémentaires que vous pouvez faire pour rendre votre boîte de réception encore plus ordonnée, en veillant à ce que tous les e-mails soient envoyés aux bons endroits et que vous n’ayez pas de surprises indésirables.

Transformer les étiquettes en boîtes de réception

Je reçois beaucoup d’e-mails que je considère suffisamment importants pour être consultés à un moment donné, mais pas assez importants pour que je veuille qu’ils apparaissent tout le temps en haut de ma boîte de réception « Principale ». Par exemple, je reçois tout un tas d’e-mails de sociétés de relations publiques de jeux qui contiennent parfois des informations qui me concernent, mais je veux les passer au crible à mon rythme.

Pour cela, j’ai créé une étiquette « Games PR » et j’obtiens ces e-mails pour ignorer la boîte de réception. Cela fait essentiellement de Games PR une boîte de réception distincte qui collecte passivement ces e-mails afin que je ne sois pas averti de leur arrivée et que je puisse les consulter à mon rythme.

Pour faire ça. vous pouvez commencer par cliquer sur la case à côté d’un (ou plusieurs) des e-mails pour lesquels vous souhaitez créer une nouvelle boîte de réception, puis en cliquant sur l’icône de menu à trois points juste sous la zone de recherche Gmail et en sélectionnant « Filtrer les messages comme ceux-ci ».

Une boîte apparaîtra montrant ces expéditeurs d’e-mails. Vous pouvez obtenir plus de détails ici et filtrer les e-mails par ligne d’objet ou même baser le filtre sur les mots qu’ils contiennent, mais nous gardons les choses simples pour le moment et mettons en place un filtre pour les e-mails d’expéditeurs spécifiques.

Lorsque vous êtes prêt, cliquez sur « Créer un filtre » qui fera apparaître un tas d’options concernant ce que vous voulez réellement faire avec les e-mails sélectionnés. Dans mon cas, je coche la case « Passer la boîte de réception » et la case « Appliquer le label », puis à côté de « Appliquer le label », je choisis le label « Games PR ». (Vous aurez la possibilité de créer une nouvelle étiquette ici si elle n’existe pas encore.)

Au bas de cette boîte, vous pouvez également sélectionner l’option pour appliquer le filtre à tous les e-mails précédents qui correspondent aux critères, de sorte que tous les e-mails passés de ces destinataires seront également envoyés dans la boîte de réception des relations publiques des Jeux.

Noter: créer une étiquette en soi ne « déplace » pas les e-mails vers d’autres boîtes de réception. (C’est l’option « Ignorer la boîte de réception » qui le fait efficacement.) Vous pouvez avoir plusieurs étiquettes pour certains e-mails si vous le souhaitez, et ces étiquettes apparaissent dans le volet gauche de Gmail.

Gérer la boîte de réception et les paramètres de filtrage

Il existe de nombreux algorithmes mystérieux qui dictent où Gmail les place dans votre boîte de réception. Mais vous pouvez aider Gmail dans une certaine mesure en utilisant la petite étiquette « Important » à côté des e-mails. C’est cette flèche jaune ou grise entre l’étoile et le nom de l’expéditeur.

S’il est jaune, cet e-mail est considéré comme important et remplacera tous les filtres pour apparaître dans votre boîte de réception principale. S’il est gris, cela signifie qu’il n’est « pas important » et qu’il fonctionnera conformément à vos règles de filtrage. Cliquez sur l’icône pour basculer entre le gris et le jaune, selon que vous jugez cet e-mail important ou non. Cela aidera Google à évaluer l’importance des futurs e-mails.

Si vous ne voulez pas que Google utilise son initiative concernant l’importance des e-mails, cliquez sur « Paramètres -> Boîte de réception » et en bas, sélectionnez « Ne pas remplacer les filtres ». À côté de l’en-tête « Marqueurs d’importance », vous pouvez également dire à Google de ne pas utiliser complètement de marqueurs et de ne pas utiliser vos actions passées pour prédire l’importance des e-mails.

Pendant que vous êtes dans les paramètres, cliquez sur « Filtres et adresses bloquées » pour voir tous les paramètres de filtre que vous avez configurés. Ici, vous pouvez modifier et supprimer tous vos filtres existants, ce qui mène au même écran dont nous avons parlé sous l’en-tête « Transformer les étiquettes en boîtes de réception ».

Se désinscrire des e-mails marketing et des newsletters

Au fil des ans, vous vous êtes probablement inscrit à des tonnes d’e-mails marketing qui sont si courants qu’ils sont devenus le bruit de fond importun de votre boîte de réception. Au lieu de définir des règles sur ce qu’il faut faire avec ces e-mails une fois qu’ils arrivent (suppression automatique, par exemple), vous devez vous assurer qu’ils ne sont pas envoyés en premier lieu en vous désabonnant d’eux.

Chaque e-mail marketing/newsletter que vous recevez doit avoir une option « Se désinscrire » en bas. Il s’agit généralement d’un très petit texte et en cliquant dessus, vous serez redirigé vers le site qui l’envoie. Habituellement, il suffit de cliquer sur ce bouton pour vous désinscrire, mais certains sites le rendent plus gênant en vous obligeant à vous connecter pour le faire. Quoi qu’il en soit, c’est un processus rapide et coupe ces e-mails à la source.

Dans la plupart des cas, Gmail est efficace pour filtrer ces types d’e-mails et les placer dans la catégorie « Promotions », qui doit être sélectionnable en haut de votre boîte de réception. Alors parcourez cet onglet Promotions, recherchez les plus gros contrevenants et commencez à vous désinscrire !

Conclusion

Il existe de nombreuses autres façons de gérer votre boîte de réception Gmail, mais celles-ci devraient au moins vous donner une idée de la façon de la mettre en ordre. Je ne jure que par les méthodes ci-dessus et rien d’autre et j’ai donc trouvé que ma boîte de réception était un endroit plus heureux. Comment gérez-vous votre boîte de réception Gmail ? Des plugins que vous recommandez? Faites le nous savoir!