Si vous ne voulez jamais oublier une chose, la meilleure façon d’aller de l’avant est de la noter dans votre liste de tâches, de définir un rappel et de poursuivre votre routine quotidienne. Suivez cela et vous n’oublierez jamais rien de votre vie. La seule chose à retenir ici est que vous disposez d’un système/application fiable pour enregistrer vos tâches et qu’il est disponible sur toutes les plateformes que vous connaissez et utilisez.
Deux applications que nous allons comparer aujourd’hui sont Google Keep et Todoist. Les deux applications adoptent une approche différente lorsqu’il s’agit de créer et de gérer des listes de tâches.
Google Keep est une application gratuite disponible sur toutes les plates-formes et vous permet de travailler avec du texte, des images et des notes audio.
Todoist est une application robuste qui est également disponible sur toutes les plateformes, prend en charge les sous-projets, utilise le langage naturel, s’intègre à des applications tierces et utilise des objectifs pour suivre les progrès.
1. Notes et listes de tâches
Une distinction cruciale est que Keep est une application de prise de notes qui prend en charge à la fois les notes et les listes de tâches. Todoist, d’autre part, est une application pour les listes uniquement, mais vous pouvez ajouter des commentaires. Dans Google Keep, une note peut être une note texte/image/audio ou une note avec des cases à cocher. Impossible d’être les deux à la fois – un peu limitatif.
Todoist est explicitement conçu pour fonctionner comme un gestionnaire de tâches où vous pouvez ajouter des tâches individuelles et créer des projets et des sous-projets pour gérer la charge de travail.
Keep et Todoist sont tous deux intelligents car ils déplacent les éléments cochés vers le bas de la liste. De plus, si vous créez une nouvelle tâche qui figure déjà dans la liste, Keep et Todoist vous le rappelleront.
Comme mentionné ci-dessus, vous pouvez utiliser Keep pour prendre des notes dans une variété de formats tels que du texte, des images et des notes audio. Vous pouvez également dessiner des notes intérieures si le gribouillage est votre truc. De plus, Keep convertira les notes audio en texte à la volée afin que vous puissiez les modifier comme vous le souhaitez. De même, il récupérera le texte des images à l’aide de l’OCR, ce qui peut être utile pour numériser des cartes de visite ou des panneaux.
Pour résumer, là où Keep vous permettra de prendre des notes dans une variété de formats vous offrant plus d’options de saisie, Todoist vous permettra de créer plus de niveaux et d’approfondir et de gérer des projets complexes avec plusieurs couches.
2. Gestion et tri
Noter les tâches dont vous êtes censé vous occuper est une chose, mais gérer ces tâches et les trouver en est une autre. Keep et Todoist vous permettront d’ajouter un rappel en fonction de la date et de l’heure ou du lieu. Les rappels basés sur la localisation sont particulièrement utiles lorsque vous faites des courses.
Todoist est plus flexible dans la gestion des tâches car il vous permet de déplacer les tâches entre les listes et les projets. Faites simplement glisser et déposez. Dans Keep, vous ne pouvez pas déplacer des tâches d’une note à une autre, mais vous pouvez uniquement les réorganiser.
Todoist vous permettra également de créer des sous-tâches et de les réorganiser facilement.
Keep et Todoist vous permettront de marquer des notes/tâches avec des étiquettes. Certaines personnes les appellent aussi des balises. Mais vous ne pouvez pas créer de projets dans Keep. Au lieu de cela, Keep utilise des repères visuels et vous permet de colorier les notes. Cela rend les choses intéressantes. Vous pouvez choisir différentes couleurs pour différents projets, ce qui facilite la distinction instantanée des notes.
Todoist vous permettra de définir des priorités pour les projets et les tâches en un coup d’œil, quelles tâches nécessitent votre attention immédiate et lesquelles pouvez-vous vous permettre de bloquer. Chaque niveau de priorité est marqué d’un drapeau d’une couleur différente.
Une fois que vous commencez à utiliser un service particulier pour vos séances de vidage de cerveau, les choses peuvent rapidement devenir incontrôlables avec des centaines de notes et de tâches qui traînent. C’est à ce moment que vous réalisez que vous avez besoin d’une fonction de recherche et de tri solide. Keep vous montrera une liste de balises ou d’étiquettes sur la gauche que vous pouvez utiliser pour trier et rechercher du texte. J’utilise Keep depuis un certain temps déjà et je trouve facilement ce que je cherche la plupart du temps.
Todoist est bien meilleur pour explorer les tâches. Vous pouvez les trier par priorité, étiquettes et projet, ce qui vous donne une perspective sur ce que vous voulez accomplir en ce moment. Tout est facilement accessible dans la barre latérale.
Vous pouvez également trier les tâches selon qu’elles sont dues aujourd’hui ou dans les 7 prochains jours. De cette façon, vous pouvez vous concentrer sur la semaine à venir au lieu de vous soucier du mois suivant. Encore une fois, un excellent moyen de hiérarchiser votre flux de travail.
Todoist vous permettra également de trier les tâches et les projets en fonction du nom et de la personne responsable si vous travaillez dans un environnement collaboratif.
Vous pouvez attribuer des rappels à des notes, qui peuvent être soit une note, soit une liste, et Keep vous le rappellera au bon moment. Un coup d’œil rapide dans la barre latérale vous permettra de voir toutes vos notes et rappels séparément.
Enfin, il y a des points Karma dans Todoist qui agissent comme une motivation pour accomplir vos tâches et obtenir la satisfaction de cocher cette tâche dans la liste. L’idée est simple. Vous définissez un objectif et créez une liste de tâches qui vous aideront éventuellement à l’atteindre. Au fur et à mesure que vous travaillez vers vos objectifs et que vous cochez plus de tâches, vous gagnez plus de points.
Une différence essentielle est que vous pouvez ajouter des fichiers aux tâches dans Todoist alors que les notes dans Keep ne prennent en charge que les images et les liens.
Franchement, si vous avez besoin d’incitation pour terminer votre travail, vous n’êtes peut-être pas dans la bonne profession. Mais bon, ce n’est que moi. Idéalement, vous devriez tellement l’apprécier que vous le faites parce que c’est amusant. Bon, assez parlé de philosophie.
3. Intégrations et collaboration
Keep est un produit Google, ce qui signifie, et vous le saviez probablement déjà, qu’il s’intègre également à d’autres applications Google telles que Docs, Slides, Forms, Sheets et Gmail. Vous pouvez facilement créer une note pour n’importe quel document ou feuille, mais une note Keep ne peut être transformée qu’en document. Cela a du sens.
Contrairement à Keep, Todoist est livré avec une API robuste qui fonctionne avec de nombreuses applications tierces, y compris toutes les applications Google ainsi que d’autres comme Slack, Dropbox, Workflow, IFTTT, Spark, Newton, Toggl, Amazon Alexa, etc. Cela rend Todoist idéal également en tant que solution d’entreprise.
Collaborer sur Keep est aussi simple que de cliquer sur le bouton Partager et d’envoyer une invitation par e-mail. Il/elle peut alors commencer à compléter la note ou la liste de contrôle. Idéal lorsque vous magasinez dans un centre commercial et que vous avez besoin d’harmoniser les articles que chacun de vous a ajoutés.
Todoist fonctionne de la même manière où vous pouvez inviter n’importe qui à ajouter ou à modifier une liste de tâches en temps réel. Pour ce faire, envoyez une invitation par e-mail. Parce que Todoist est conçu pour les entreprises et les entreprises, vous pouvez également inviter des collaborateurs d’autres projets s’ils utilisent déjà Todoist. Comme lorsque vous avez besoin de l’aide de l’administrateur pour résoudre un problème spécifique.
4. Tarification et plateformes
En tant que produit Google, Keep est gratuit, sans limite de taille ou de nombre de notes. Cela ne comptera pas non plus pour les 15 Go de stockage gratuit de votre Google Drive. Todoist propose différents plans en commençant par la gratuité où vous ne pouvez pas définir de rappels ou ajouter d’étiquettes, premium à 29 $ pour les particuliers et 29 $ par utilisateur pour les entreprises. La plupart des utilisateurs auront besoin d’un plan premium en raison des limitations qu’ils ont définies.
Keep et Todoist sont tous deux disponibles sur toutes les plateformes comme Windows et Mac, Android et iOS, et ont des extensions/add-ons pour les navigateurs populaires comme Firefox et Chrome. Vous pouvez ainsi découper des pages Web et synchroniser toutes vos données sur tous les appareils.
Les notes sont éternelles
La plupart d’entre nous qui avons l’habitude de prendre des notes ont des centaines et des milliers de notes sous le ventre. Le vrai problème survient lorsque vous devez changer de base et utiliser une application ou un service différent. Il est préférable de bien commencer, de penser à long terme et de sélectionner une application de notes/tâches qui répond à vos besoins dès le début.
Si vous avez besoin d’un simple outil de prise de notes avec un gestionnaire de liste de tâches, Google Keep est très polyvalent et puissant. Todoist est plus adapté aux utilisateurs avancés ayant une vie professionnelle compliquée, plusieurs projets ou ceux qui ont besoin d’une solution d’entreprise.
Ensuite : vous voulez savoir comment Google Keep se compare à Google Tasks ? Consultez le lien ci-dessous pour savoir en quoi ils diffèrent.
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