Comment transférer automatiquement des e-mails dans Outlook

Vous prévoyez des vacances ou vous sortez du bureau pendant quelques jours ? Pendant ces périodes, vous souhaiterez peut-être garder une trace des e-mails importants qui pourraient nécessiter votre attention immédiate. La méthode habituelle consiste à ajouter l’adresse e-mail professionnelle ou secondaire sur votre téléphone, mais cela pourrait vous déranger avec des centaines d’e-mails inutiles. Dans de telles situations, vous pouvez toujours utiliser la fonction de transfert automatique dans le courrier Outlook.

Outlook propose plusieurs façons de transférer automatiquement des e-mails vers une adresse e-mail distincte. Vous pouvez également définir des mots-clés spécifiques tels que Avis, Erreur, Attention, etc. pour laisser le service filtrer les e-mails à transférer ou non.

Dans cet article, nous parlerons des deux principales façons de transférer automatiquement des e-mails dans Outlook. Suivez les étapes ci-dessous, définissez la fonction de transfert automatique dans Outlook et ne vous souciez que des e-mails importants dans votre boîte de réception. Nous parlerons également de la façon de définir une réponse automatique sur Outlook.

Noter: Les fonctionnalités de l’application de bureau Outlook varient selon les plates-formes de bureau. Pour cet article, nous utiliserons Outlook Web pour fonctionner sur Mac, Windows, Linux et Chrome OS.

Utiliser le transfert Outlook

En utilisant l’option de transfert par défaut d’Outlook, vous pouvez transférer tous les e-mails de votre messagerie Outlook vers votre messagerie principale. Suivez les étapes ci-dessous pour le configurer.

Étape 1: Accédez à Outlook Web sur le navigateur de bureau.

Étape 2: Connectez-vous à l’aide des informations d’identification du compte Microsoft.

Étape 3: Appuyez sur l’icône Paramètres dans le coin supérieur droit.

Étape 4: Sélectionnez Afficher tous les paramètres Outlook.

Étape 5 : L’étape ouvrira la fenêtre complète des paramètres Outlook.

Étape 6 : Accédez à Courrier > Transfert.

Étape 7 : Activez l’option de transfert et entrez l’e-mail vers lequel vous souhaitez transférer les e-mails Outlook.

Étape 8 : Activez ou désactivez l’option Conserver une copie des messages transférés et appuyez sur le bouton Enregistrer en bas.

C’est ça. À partir de maintenant, vous verrez tous les e-mails de transfert automatique d’Outlook vers votre autre adresse e-mail. Mais comme je l’ai mentionné plus tôt, la pratique va transférer tous les courriers et pourrait encombrer votre boîte de réception. Pour éviter de tels problèmes, vous devez utiliser la fonction Règles d’Outlook pour définir certaines règles de transfert d’e-mails.

Créer des règles Outlook

Outlook Rules est l’un des meilleurs ajouts au service Outlook. À l’aide des règles Outlook, vous pouvez créer des règles puissantes et personnalisables pour pimenter l’expérience.

Étape 1: Accédez à Outlook Web sur le navigateur de bureau et connectez-vous à l’aide des informations d’identification du compte Microsoft.

Étape 2: Appuyez sur l’icône Paramètres dans le coin supérieur droit.

Étape 3: Sélectionnez Afficher tous les paramètres Outlook.

Étape 4: L’étape ouvrira la fenêtre complète des paramètres Outlook.

Étape 5 : Accédez à Courrier > Règles.

Étape 6 : Sélectionnez l’option « Ajouter une nouvelle règle ». Ajoutez un nom pertinent à la règle et passez à l’option de condition.

Étape 7 : Vous pouvez choisir parmi un tas de conditions telles que Sujet, Mot-clé, Marché avec, Personnes, et plus encore. Par exemple, j’ai sélectionné « L’objet ou le corps comprend » et j’ai ajouté Important, Urgent, Erreur dans la section « Mot à rechercher ».

Étape 8 : Vous pouvez ajouter autant de conditions que vous préférez dans la règle. Par exemple, vous pouvez ajouter une autre condition avec l’option « Le corps du message comprend » et ajouter les mots pertinents à rechercher.

Étape 9 : Après avoir ajouté les conditions pertinentes, accédez à Ajouter une action et sélectionnez Acheminer > Transférer vers. Sélectionnez une adresse e-mail à laquelle vous souhaitez que les e-mails soient transférés.

Vous pouvez également ajouter une exception dans une règle. Appuyez sur « Ajouter une exception » et définissez une condition distincte pour cela. Appuyez sur le bouton Enregistrer dans le coin inférieur et vous êtes prêt à partir.

Désormais, chaque fois qu’un e-mail entrant arrive avec des mots-clés de sujet ou de corps pertinents, Outlook exécute la règle et agit en conséquence.

Supprimer les règles

Une fois votre objectif terminé, vous devrez peut-être supprimer la règle afin qu’Outlook cesse de transférer les e-mails à l’avenir. Suivez les étapes ci-dessous pour supprimer les règles Outlook.

Étape 1: Sur le site Web Outlook, accédez à Paramètres Outlook > E-mail > Règle.

Étape 2: Appuyez sur la petite icône de suppression et supprimez la règle d’Outlook.

Définir des réponses automatiques

Outlook vous permet également de définir des réponses automatiques pour informer le destinataire que vous avez reçu son courrier et que vous prévoyez de revenir bientôt avec une réponse appropriée. Suivez les étapes ci-dessous pour définir des réponses automatiques sur Outlook.

Étape 1: Ouvrez Outlook Web et appuyez sur l’icône Paramètres dans le coin supérieur droit.

Étape 2: Allez dans Courrier > Réponses automatiques.

Étape 3: Activez les réponses automatiques. Sélectionnez le délai d’exécution de la réponse automatique pour le courrier Outlook.

Étape 4: Vous pouvez également activer Envoyer des réponses uniquement aux contacts qui ignorent les e-mails d’autres contacts et envoient uniquement les réponses automatiques aux contacts.

J’aime la façon dont Outlook propose un éditeur de texte enrichi pour personnaliser votre réponse automatique. Vous pouvez jouer avec les effets gras, italiques, soulignés et même utiliser différentes couleurs.

Utilisez Outlook comme un pro

Outlook est un merveilleux service de messagerie. Cela fonctionne encore mieux avec l’abonnement Microsoft 365 car le module complémentaire supprime toutes les publicités inutiles de la plate-forme. En plus de cela, il regorge de fonctions utiles telles que la suppression automatique, le transfert automatique et plus encore à l’aide de la fonction Règles Outlook.