6 (Google) Erreurs de calendrier à éviter

10 juillet، 2020 10:00

Les applications de calendrier sont censées nous tenir au courant des rendez-vous, des événements et des réunions. Ils sont destinés à nous aider à être productifs. Mais si vous ne profitez pas pleinement de l’application, vous risquez de passer à côté et donc de diminuer votre efficacité.

Voici plusieurs erreurs que vous pourriez commettre avec votre calendrier, en particulier Google Agendaet comment les corriger peut vous être bénéfique.

1. Ne pas utiliser l’accès multiplateforme

Lorsque vous devez consulter votre calendrier d’ici, de là et de partout, vous avez besoin d’un accès multiplateforme. Par exemple, si vous travaillez sur un ordinateur Mac et utilisez un appareil mobile Android, assurez-vous d’avoir un accès rapide à Google Agenda sur les deux. Sinon, vous pourriez manquer des événements importants et sauter juste pour en créer de nouveaux.

Vous pouvez utiliser Google Agenda sur le Web, vos appareils mobiles et avec des extensions de navigateur. Avec cette variété d’accès et d’outils, vous aurez toujours votre calendrier à portée de main. Cela vous permet de créer et de modifier des événements, de recevoir des rappels et de consulter votre agenda, où que vous soyez, vous gardant ainsi sur la bonne voie.

2. Ne pas se connecter à d’autres calendriers

Pour gagner du temps lorsqu’il s’agit d’ajouter des jours fériés, des anniversaires et des événements locaux, connectez-vous à d’autres calendriers. Cela vous permet de faire apparaître automatiquement des éléments sur votre calendrier. Ainsi, vous n’avez pas à perdre de temps à saisir la valeur d’une année d’événements dans votre calendrier ou à essayer de vous souvenir des anniversaires.

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Avec Google Agenda, vous pouvez afficher les anniversaires de ceux de vos contacts Google et même de vos cercles Google+. Vous pouvez vous abonner à une variété de calendriers courants tels que les vacances dans votre pays, divers sports professionnels et même les phases de lune.

De plus, vous pouvez ajouter un calendrier par URL, ce qui est pratique pour les événements locaux tels que le calendrier scolaire de votre enfant. Et, vous pouvez également inclure des calendriers partagés pour que vous et votre conjoint, par exemple, soyez toujours en phase.

Sélectionner Paramètres (icône d’engrenage) dans le coin supérieur droit. Choisir Paramètres dans la liste, puis cliquez sur le Calendriers onglet pour afficher vos calendriers. Pour connecter des calendriers supplémentaires, cliquez sur Parcourir les calendriers intéressants sur le côté droit.

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3. Ne pas utiliser de fonctionnalités utiles

Google Agenda est un outil robuste avec un éventail de fonctionnalités pour vous aider à rester organisé. Si vous ne explorez pas ces options utiles, vous évitez un excellent moyen de gérer facilement vos articles.

Voici quelques-unes de ces fonctionnalités pratiques et comment elles peuvent vous aider:

  • Code de couleurs événements vous permet de repérer rapidement les affaires, le personnel et les vacances en un coup d’œil.
  • Notifications vous aident à vous souvenir de vos événements et sont personnalisables pour le type et l’heure.
  • Événements répétés peut être créé avec une simple coche, vous évitant ainsi de les ressaisir chaque jour, semaine ou mois.
  • Événements d’une journée peut également être marqué d’une coche, vous permettant de bloquer facilement toute votre journée.
  • Créneaux de rendez-vous (comptes professionnels et scolaires) permet aux autres de visualiser et de réserver le temps dont vous disposez.

4. Ne pas utiliser de raccourcis clavier

Si vous accédez à Google Agenda via le Web, des raccourcis clavier sont disponibles pour effectuer des tâches de calendrier plus rapidement. Vous pouvez parcourir votre calendrier, modifier la vue et modifier les événements sans lever les doigts du clavier.

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Pour activer les raccourcis clavier, ouvrez Google Agenda dans votre navigateur et sélectionnez Paramètres (icône d’engrenage) dans le coin supérieur droit. Choisir Paramètres de la liste et sur le Général onglet défiler vers le bas pour Activer les raccourcis clavier. Sois sûr que Oui est sélectionné et cliquez sur sauver.

Alors arrêtez de perdre du temps et de l’énergie à jongler avec votre souris et votre clavier. Découvrez quelques-uns de ces raccourcis que vous pouvez utiliser pour gérer rapidement les affaires de calendrier:

  • Aller aux paramètres: S
  • Déplacer vers le jour actuel: T
  • Rafraîchissez votre calendrier: R
  • Vue de jour: 1 ou
  • Vue hebdomadaire: 2 ou W
  • Vue mensuelle: 3 ou M
  • Créez un événement: C
  • Supprimer un événement: Retour arrière ou Supprimer
  • Afficher les détails de l’événement: E
  • Enregistrer un événement (à partir de la page des détails): >

5. Événements ne détaillant pas correctement les événements

Vous trouvez-vous trop de détails sur les événements que vous créez et qui absorbent énormément de temps? Ou êtes-vous un sous-détaillant qui manque des informations et que vous payez plus tard? Ces deux activités peuvent être une perte de temps pour diverses raisons.

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Lors de la création d’événements, il est plus efficace d’inclure les détails les plus importants pour l’objectif de l’événement. Un exemple parfait est une réunion où vous envoyez aux participants l’événement pour leur calendrier.

Événements trop détaillés

Si vous passez plus de quelques minutes à créer un événement de réunion dans votre calendrier, vous incluez probablement plus de détails que nécessaire.

Par exemple, si vous décidez d’ajouter les coordonnées de chaque participant, 10 pièces jointes qui peuvent ne pas être pertinentes, une carte du lieu de la réunion qui se trouve juste au coin de la rue et sept rappels par e-mail, vous en faites trop et n’êtes pas efficace.

Événements sous-détaillés

Ne pas inclure les détails appropriés pour un événement est tout aussi inefficace que d’en avoir trop. Bien que la création d’un événement soit une tâche rapide, vous avez toujours besoin des informations les plus cruciales. Sinon, vous perdrez du temps dans les deux sens à répondre aux questions des participants avant même de vous rencontrer.

En utilisant l’exemple de la réunion, si vous créez un événement intitulé Discuter du problème de la semaine dernière sans aucun autre détail, vous obtiendrez probablement des yeux des participants. Dans cette situation, vous devez inclure au minimum une brève description, un bref ordre du jour et tout document ou e-mail pertinent concernant le problème. Et bien sûr, le titre devrait être plus précis.

Détails essentiels

Quand il s’agit exactement de ce que vous devez inclure lors de la création d’un événement, pensez aux cinq W:

  • OMS doit y assister?
  • Quoi concerne l’événement?
  • Quand (date et heure) a-t-elle lieu?
  • a-t-il lieu?
  • Pourquoi (but) rencontrez-vous?

Ajoutez un ordre du jour de réunion et des pièces jointes pertinentes et vous êtes prêt. Cela fonctionne aussi bien pour les situations personnelles que professionnelles. Si vous créez un événement pour un rendez-vous médical personnel, la fête d’anniversaire d’un ami ou un concert de musique à venir, ajoutez simplement les détails importants et vous avez terminé.

6. N’incluant pas les pièces jointes pertinentes

Comme mentionné, lorsque vous créez un événement, vous devez profiter de la fonction de pièce jointe de votre calendrier. Cela aide non seulement tu d’avoir exactement ce dont vous avez besoin pour l’événement à l’avance, mais le fournit également à autres que vous pouvez inviter.

Voici plusieurs exemples de types de pièces jointes utiles pour les événements professionnels et personnels:

  • Plans de projet.
  • Les diagrammes de Gantt.
  • Documents d’exigences.
  • Courriels importants.
  • Cartes de visite.
  • Billets d’événement.
  • Photographies et captures d’écran.
  • Confirmations par e-mail.
  • Reçus d’achat.
  • Documents de voyage.

Faites-vous une de ces erreurs de calendrier?

Que ce soit avec Google Agenda ou même une application différente comme Microsoft Outlook, faites-vous une de ces erreurs d’agenda? Vérifier les fonctionnalités que vous n’utilisez jamais, les raccourcis que vous n’avez pas essayés et les calendriers importables supplémentaires pourraient simplement stimuler votre productivité.

Veuillez partager votre outil de calendrier préféré et vos meilleures pratiques de calendrier dans les commentaires!

Crédits image: milliards de photos / Shutterstock

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